In dit artikel worden de instellingen beschreven die je moet toepassen om alle communicatie met kandidaten in Personio af te handelen via het e-mailadres dat je bedrijf gebruikt voor werving en selectie (bijvoorbeeld jobs@jouwbedrijf.nl). Daarvoor moet je de SMTP-instellingen (Simple Mail Transfer Protocol) van je bedrijf in Personio invoeren om de verbinding tot stand te brengen. Bedrijven met meerdere dochterondernemingen kunnen dit voor het e-mailadres van iedere dochteronderneming apart configureren.
Opmerking: Als je geen eigen SMTP-instellingen invoert, gebruikt Personio de SMTP-server van Mailjet en vindt alle communicatie met kandidaten plaats via je Personio-mailadres voor werving en selectie (bijvoorbeeld klantenaccount-jobs@m-personio.nl).
Communicatieproces met kandidaten
Als je de SMTP-instellingen correct configureert, zou de communicatie met kandidaten als volgt moeten werken:
Een kandidaat stuurt een sollicitatie naar het e-mailadres voor werving van je bedrijf. Een omleiding in je e-mailaccount zorgt ervoor dat de sollicitatie automatisch aankomt in je Niet-toegewezen berichten in het gedeelte Werving & selectie van Personio of in het profiel van de kandidaat als dit al bestaat. De kandidaat en al diens communicatie kan nu binnen Personio worden afgehandeld. Als je vanuit Personio ook berichten wilt verzenden met het wervingsadres van je bedrijf, moeten ze via je e-mailserver worden gerouteerd.
Het volgende screenshot biedt een betere visualisatie van het proces:
Voer de volgende vier stappen uit om te zorgen dat e-mailcommunicatie vanuit Personio soepel verloopt:
Tip: We raden je aan om je interne IT-afdeling te betrekken bij het configureren van de SMTP-instellingen.
1. De omleiding van sollicitaties instellen
Om binnenkomende sollicitaties in Personio te kunnen beheren, moet je een omleiding instellen naar het e-mailadres voor werving en selectie van je bedrijf (vanuit Personio) in de e-mailinbox van je bedrijf.
- Ga naar Instellingen > Werving & Selectie > Werving & Selectie.
- Ga in het tabblad Algemeen naar E-mailinstellingen Werving & Selectie en klik op Bewerken.
- Hier vind je het E-mailadres voor Werving & Selectie van het bedrijf.
Als je niet zeker weet welke instellingen vereist zijn om de omleiding naar de e-mailinbox van je bedrijf op te zetten, neem dan contact op met de IT-afdeling van je bedrijf.
Tips
▶︎ Zorg ervoor dat de originele koptekst van de e-mail ook doorgestuurd wordt en dat een kopie op de e-mailserver van je bedrijf bewaard wordt.
▶︎ Als je Microsoft Office 365 gebruikt, controleer dan of je e-mailserver een filterbeleid voor uitgaande spam heeft en zorg ervoor dat extern doorsturen is toegestaan. Meer informatie.
2. Het e-mailadres van de afzender instellen
Voor de volgende stap moet je het eigen e-mailadres van het bedrijf, waar kandidaten hun sollicitaties naartoe moeten sturen, opslaan in Personio. Volg hiervoor de onderstaande stappen:
- Ga naar Instellingen > Werving & Selectie > Werving & Selectie.
- Ga in het tabblad Algemeen naar E-mailinstellingen Werving & Selectie en klik op Bewerken.
- Selecteer Ja onder Door gebruiker gedefinieerd e-mailadres gebruiken?.
- Sla het e-mailadres van je bedrijf op in het veld Zelf gedefinieerd e-mailadres.
3. De verbinding met de SMTP-server instellen
Pas in de volgende stap de SMTP-instellingen (voor je hoofdbedrijf) aan die vereist zijn om uitgaande berichten vanuit Personio via het e-mailadres van je bedrijf te versturen.
Zorg daarvoor dat je bovenstaande stappen gevolgd hebt en selecteer Ja onder Gebruiken voor het verzenden van e-mails? om de SMTP-instellingen te openen. 
Voer de gevraagde informatie in om de verbinding tot stand te brengen. In onderstaande tabel vind je informatie over alle invoervelden die je in Personio moet invullen:
| Host |
Voer hier de hostnaam van je e-mailprovider in. De hostnaam is een unieke identificatie van bijvoorbeeld een server, waarmee die geadresseerd of geïdentificeerd kan worden. |
| Poort |
Via een poort kunnen computers en servers met elkaar en met het internet communiceren. Poorten zorgen ervoor dat gegevenspakketten altijd aan de juiste toepassing worden toegewezen. E-mails worden bijvoorbeeld toegewezen aan de poort die is gereserveerd voor e-mails. Simpel gezegd verzenden computers en servers gegevens in kleine pakketjes. Elk pakketje is geadresseerd aan een bepaalde poort. Hierdoor kan het pakketje door de juist genummerde deur gaan en naar de bestemming worden verstuurd. |
| Encryptie | Er wordt een versleutelde verbinding tot stand gebracht, zodat gegevens en e-mails veilig tussen je SMTP-server en de browser kunnen worden uitgewisseld. Personio ondersteunt de encryptieprotocollen SSL (Secure Sockets Layer) en TLS (Transport Layer Security, een verbeterde versie van SSL). |
| Account |
Personio gebruikt het geregistreerde account om zich te identificeren bij de SMTP-server van je e-mailprovider. Dit account is meestal een compleet e-mailadres. Het is belangrijk dat het hier ingevoerde adres a) hetzelfde is als het door de gebruiker gedefinieerde e-mailadres of b) toestemming heeft om e-mails via dat adres te verzenden. |
| Wachtwoord |
Het hier vereiste wachtwoord is hetzelfde wachtwoord dat je gebruikt om in te loggen op het e-mailadres dat aan het Account gekoppeld is. |
4. De verbinding testen
Als je de SMTP-instellingen eenmaal hebt ingevoerd en opgeslagen, kun je de verbinding testen. Klik op Verbinding testen om te controleren of de SMTP-instellingen correct zijn geconfigureerd. Als de omleiding correct is ingesteld, verschijnt de e-mail in je Niet-toegewezen berichten. Als het niet lukt om een verbinding met je SMTP-server tot stand te brengen, verschijnt er een foutmelding die je vervolgens kunt doorsturen naar je interne IT-afdeling om de fout in de instellingen op te sporen. Lees meer over probleemoplossingen en specifieke instellingen voor veelgebruikte e-mailproviders.
Opmerking: Zodra je de SMTP-instellingen in Personio hebt ingesteld en de omleiding vanuit je account actief is, maakt je e-mailcommunicatie geen gebruik meer van onze e-mailprovider Mailjet. Dus als je te maken krijgt met leveringsproblemen, kunnen wij niet onderzoeken wat hier de oorzaak van kan zijn.
5. E-mailadressen voor dochterondernemingen instellen (optioneel)
Als je verschillende dochterondernemingen in je Personio-account hebt opgezet, kun je voor iedere dochteronderneming een ander e-mailadres gebruiken om met kandidaten te communiceren. Definieer in de Details van de functie bij welke dochteronderneming de functie hoort. Kandidaten die op de functie solliciteren, ontvangen de berichten die je aan hen verstuurt dan vanaf het e-mailadres dat in de SMTP-instellingen is opgeslagen voor de dochteronderneming.
Om een e-mailadres voor een dochteronderneming op te slaan, volg je stap 2 en stap 3 hierboven om het e-mailadres van de afzender en de SMTP-instellingen in te stellen op basis van het domein van je dochteronderneming.
Opmerking: Als je het veld Zelf gedefinieerd e-mailadres van een dochteronderneming leeg laat, worden de instellingen voor het hoofdbedrijf toegepast op de dochteronderneming.