Dit is stap 2 van 2 van de implementatiemodule Medewerkersrollen en Goedkeuringsworkflows.

Lees hoe je goedkeuringsworkflows aanmaakt voor afwezigheden, aanwezigheden en wijzigingen in medewerkersgegevens volgens de behoeften van je bedrijf.

Wat zijn de voordelen?

• Personaliseer je goedkeuringsworkflows: zorg dat aanvragen snel en efficiënt door de juiste personen worden goedgekeurd en stel maximaal zes goedkeuringsstappen in.
• Maak speciale regelsets voor medewerkersgroepen om de interne processen van je bedrijf in kaart te brengen.
• Gebruik de Workflow Hub om goedkeuringsworkflows bij te houden en knelpunten te identificeren voordat ze vertragingen veroorzaken. 

Stap 1: standaard goedkeuringsworkflows instellen

Een standaard goedkeuringsworkflow voor afwezigheidsaanvragen, werkuren en wijzigingen in medewerkersgegevens stelt de norm voor alle medewerkers in je bedrijf die hiervan niet worden vrijgesteld door een speciale regelset.

Volg deze stappen om een standaard goedkeuringsworkflow in te stellen:

1. Ga naar Instellingen > Workflows > Goedkeuringen.
2. Kies waarvoor je de goedkeuringsworkflow wilt instellen: een afwezigheidstype, aanwezigheid of medewerkersgegevens.
3. Klik onder Standaard op Goedkeuringsstap toevoegen. 
4. Kies de goedkeurder uit het keuzemenu:
   ▶︎ Bepaalde medewerker: selecteer één medewerker als de goedkeurder.
   ▶︎ Medewerker met rol: meerdere medewerkers met dezelfde rol kunnen de aanvraag verwerken.
   ▶︎ De leidinggevende van de leidinggevende: de leidinggevende van de leidinggevende van de betreffende medewerker is de goedkeurder, zoals weergegeven in het organigram.
   ▶︎ Leidinggevende: de leidinggevende van de betreffende medewerker is de goedkeurder.
5. Voeg indien nodig tot vijf extra goedkeuringsstappen toe.
   

   Tip:
   Maak een hiërarchie van maximaal zes opeenvolgende goedkeuringsstappen. De stappen moeten door elk niveau in de hiërarchie worden goedgekeurd voordat ze doorstromen naar het volgende niveau.

6. Klik op Creëren.

Stap 2: speciale regelsets maken

In sommige gevallen moeten bepaalde medewerkers worden vrijgesteld van de standaard goedkeuringsworkflow en in plaats daarvan een ander proces volgen. Je kunt dit instellen door een speciale regelset toe te voegen voor medewerkers die met behulp van een personeelsfilter worden gedefinieerd. Als je regelsets wilt toevoegen, moet je dus eerst personeelsfilters aanmaken. 

Personeelsfilters aanmaken

Volg deze stappen om een personeelsfilter aan te maken:

1. Ga naar Instellingen > Workflows > Goedkeuringen en kies waarvoor je de goedkeuringsworkflow wilt activeren. 
2. Ga naar Personeelsfilters beheren.
3. Klik in het veld Nieuwe filter toevoegen en voeg de naam van je filter toe. Voorbeeld: Werkstudenten. Klik vervolgens op de plusknop .
4. Klik op Bewerken.
5. Klik op Regel toevoegen en selecteer de gewenste criteria.
6. Klik op Submit.

Regelsets toevoegen

Volg deze stappen om specifieke regelsets toe te voegen voor medewerkers die gedefinieerd zijn door een personeelsfilter:

1. Ga naar Instellingen > Workflows > Goedkeuringen.
2. Kies waarvoor je de goedkeuringsworkflow wilt instellen: een afwezigheidstype, aanwezigheid of medewerkersgegevens.
3. Klik op Nieuwe regelset toevoegen.
4. Selecteer de gewenste personeelsfilter en klik op Toevoegen.
5. Klik op Goedkeuringsstap toevoegen.
6. Kies de goedkeurder uit het keuzemenu:
   ▶︎ Bepaalde medewerker: selecteer één medewerker als de goedkeurder.
   ▶︎ Medewerker met rol: meerdere medewerkers met dezelfde rol kunnen de aanvraag verwerken.
   ▶︎ De leidinggevende van de leidinggevende: de leidinggevende van de leidinggevende van de betreffende medewerker is de goedkeurder, zoals weergegeven in het organigram.
   ▶︎ Leidinggevende: de leidinggevende van de betreffende medewerker is de goedkeurder.
7. Voeg indien nodig tot vijf extra goedkeuringsstappen toe.
   

   Tip:
   Maak een hiërarchie van maximaal zes opeenvolgende goedkeuringsstappen. De stappen moeten door elk niveau in de hiërarchie worden goedgekeurd voordat ze doorstromen naar het volgende niveau.

8. Klik op Creëren.

Opmerking
Voor alle medewerkers die niet aan de gestelde criteria voldoen, wordt automatisch de standaard goedkeuringsprocedure toegepast.

Tip
Lees ons artikel over het configureren van regelsets en personeelsfilters voor meer informatie.

Stap 3: controleren dat goedkeurders toegang hebben tot de gegevens

Nadat je de goedkeuringsworkflows voor je medewerkers hebt ingesteld, raden we je aan om te controleren of alle goedkeurders toegang hebben tot de gegevens die ze moeten goedkeuren. Volg daarvoor deze stappen:

1. Ga naar Instellingen > Workflows > Goedkeuringen en kijk welke goedkeurders voor elke workflow zijn ingesteld.
2. Ga naar Medewerkers > Medewerkerslijst en klik op de knop met drie puntjes > Kolommen aanpassen. Voeg het attribuut 'Medewerkersrollen' toe aan het overzicht en controleer welke rollen zijn ingesteld voor de goedkeurders.
3. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen en controleer bij Toegangsrechten of iedere goedkeurder toegang heeft tot de gegevens die hij of zij moet goedkeuren.

Opmerking
Controleer in Kwaliteitscontrole: toegangsrechten en goedkeuringen of alles goed is ingesteld voordat je doorgaat naar de volgende stap.