Onder Instellingen > Afwezigheid kun je de vervangingsregelingen voor elk afwezigheidstype afzonderlijk configureren. Je vindt hier meer informatie over het configureren van afwezigheidstypes.

Houd er rekening mee dat toegangsrechten of goedkeuringsprocessen niet worden overgedragen aan de vervanger.

Voorwaarden voor vervangingsaanvragen

Medewerkers moeten of kunnen een vervanger opgeven in de afwezigheidsaanvraag, afhankelijk van of de vervangingsaanvraag optioneel of verplicht is voor een afwezigheidstype. Alle medewerkers die weergaverechten voor het openbare profiel hebben, kunnen hier geselecteerd worden.

Als bijvoorbeeld de rol Alle medewerkers weergaverechten voor Alle openbare profielen heeft, dan kunnen medewerkers iedereen in het personeelsbestand selecteren als vervanger.

Bovendien kun je alleen medewerkers selecteren die zelf niet afwezig zijn. Dit geldt niet voor afwezigheden die onder de categorie Thuiswerk vallen. 

Een vervangingsaanvraag indienen

Als er een vervanger nodig is, kan die direct in de afwezigheidsaanvraag worden geselecteerd. De afwezigheidsaanvraag kan dan direct door de vervanger op diens startscherm geaccepteerd of afgewezen worden.

Als voor het betreffende afwezigheidstype een goedkeuringsproces ingesteld is, moet de vervanger eerst de aanvraag accepteren om het ingestelde goedkeuringsproces te activeren. Lees hier hoe je goedkeuringsprocessen voor afzonderlijke afwezigheidstypes definieert.

De weergave van vervangingsperiodes in de kalender

In de persoonlijke afwezigheidskalender van de medewerker die met verlof is, worden zowel de goedgekeurde afwezigheid als de vervanger weergegeven.

In de persoonlijke afwezigheidskalender van de vervanger wordt de vervangingsperiode voor de duidelijkheid in grijs weergegeven: