Ontdek hoe je wervingsfases en -categorieën instelt om de wervingsprocessen van je bedrijf in Personio in kaart te brengen. Bedenk welke stappen kandidaten gewoonlijk doorlopen en combineer deze voor elke categorie zoals je wilt.
Vooraf gedefinieerde fasen
Je vindt de vooraf gedefinieerde fasen onder Instellingen > Werving & selectie > Werving & selectie > Fasen. De fasen Niet toegewezen, Afgewezen, Teruggetrokken, Aanbod en Aangesteld zijn standaard ingesteld. Je kunt ze niet bewerken, omdat ze andere processen in Personio activeren.
Volgens de AVG moet je de persoonsgegevens van kandidaten anonimiseren wanneer je deze niet langer nodig hebt. Ga hiervoor naar Instellingen > Werving & selectie > Werving & selectie > Algemeen. Je kunt de gegevens van kandidaten die naar de fase Afgewezen of Teruggetrokken worden gestuurd automatisch anonimiseren. We raden je ook aan om deze informatie toe te voegen aan je privacyverklaring. Lees meer over het anonimiseren van kandidaatgegevens.
| Vooraf gedefinieerde wervingsfase | Uitleg |
| Niet toegewezen |
Kandidaten die niet aan een fase zijn toegewezen, worden automatisch toegewezen aan deze fase. Als je bijvoorbeeld een fase met kandidaten verwijdert, komen ze in deze fase terecht. |
| Afgewezen |
Kandidaten die je hebt afgewezen, worden toegewezen aan deze fase. Bijvoorbeeld kandidaten die niet geschikt zijn voor de functie. |
| Teruggetrokken |
Kandidaten die hun sollicitatie hebben ingetrokken, worden toegewezen aan deze fase. Bijvoorbeeld kandidaten die niet meer geïnteresseerd zijn in de functie. |
| Aanbod |
Kandidaten voor wie je een aanbod hebt aangemaakt (en verzonden), worden toegewezen aan deze fase. Lees meer over het maken van een aanbod in Personio. |
| Geaccepteerd |
Kandidaten die je aanbod hebben geaccepteerd, worden toegewezen aan deze fase. Ze worden automatisch aan Personio toegevoegd als nieuwe medewerkers. De informatie van het tabblad Aanbod en de documenten worden overgezet naar het nieuwe medewerkersprofiel. |
Aangepaste fases maken
Je kunt ook je eigen fasen creëren die kandidaten tijdens het wervingsproces doorlopen. Volg deze stappen om aangepaste wervingsfasen aan te maken:
-
Ga naar Instellingen > Werving & Selectie > Werving & Selectie > Fasen.
-
Klik op Nieuwe wervingsfase toevoegen.
-
Voer de naam van de fase in het tekstveld Naam van fase in en klik op Opslaan.
-
Bepaal de duur van de fase:
▶︎ Onbeperkt: Er zit geen limiet op het aantal dagen dat kandidaten in deze fase kunnen doorbrengen.
▶︎ Beperkt: Geef het maximale aantal dagen op dat kandidaten in deze fase mogen blijven. Als een kandidaat dit aantal overschrijdt, wordt de naam van deze kandidaat gemarkeerd in de lijst met Sollicitaties. Je kunt deze lijst ook filteren op kandidaten die al te lang in een bepaalde fase zitten. Lees meer over de functionaliteiten van de sollicitatielijst.
-
Selecteer de kleur van de fase en klik op Wijzigingen toepassen. Zo kun je deze fase makkelijker van andere fasen onderscheiden en krijg je een duidelijkere structuur.
Meer informatie over de wervingsfases vind je in de volgende artikelen:
Wervingscategorieën maken
Met wervingscategorieën kun je verschillende sollicitatieprocessen in kaart brengen. Het helpt je ook om je openstaande vacatures overzichtelijk te ordenen en weer te geven. Je kunt bijvoorbeeld categorieën aanmaken op basis van het type dienstverband (fulltime, parttime), de anciënniteit of de afdeling.
Volg deze stappen om een categorie aan te maken:
-
Ga naar Instellingen > Werving & Selectie > Werving & Selectie > Categorieën.
-
Klik op Nieuwe wervingscategorie toevoegen.
-
Voer de naam van de categorie in het tekstveld Naam categorie in en klik op Opslaan.
-
Selecteer in het keuzemenu de wervingsfasen die je aan deze categorie wilt toevoegen. Je kunt de fases verslepen om hun volgorde aan te passen. Als je geen fasen aan een categorie toewijst, worden standaard alle fasen toegepast.
-
Bepaal onder Autoresponder of kandidaten een e-mailbevestiging moeten ontvangen als ze solliciteren voor een functie.
-
Selecteer het e-mailsjabloon dat de kandidaten als autorespondersjabloon moeten ontvangen. Je moet ook een medewerker kiezen voor de handtekening van de autoresponder. Lees meer over het versturen van autoresponders.
-
Klik op Wijzigingen toepassen om dit proces te voltooien.