In dit artikel wordt beschreven hoe je vervangingsaanvragen kunt configureren en afwezigheidsaanvragen kunt toestaan of blokkeren tijdens vervangingen.
Vervangingsaanvragen configureren
Vervangingsaanvragen worden afzonderlijk ingesteld voor elk afwezigheidstype in de instellingen. Om dit te doen, selecteer je een afwezigheidstype in Instellingen > WERKUREN EN AFWEZIGHEDEN > Afwezigheid en klik je op Bewerken in de Algemene instellingen.
Onder Vervanging vereist? kun je aangeven of medewerkers een vervanger kunnen of moeten kiezen wanneer ze afwezigheid aanvragen.
Om het voor medewerkers die afwezigheid aanvragen verplicht te stellen om een vervanger op te geven, selecteer je het veld Ja. Als je Nee selecteert, kunnen medewerkers geen vervanger selecteren. Als je Optioneel selecteert, wordt het veld voor het selecteren van een vervanger wel weergegeven, maar hoeven medewerkers het niet verplicht in te vullen.
Houd er rekening mee dat toegangsrechten of goedkeuringsworkflows niet worden overgedragen aan de vervanger.
Medewerkers moeten of kunnen een vervanger opgeven in de afwezigheidsaanvraag, afhankelijk van of de vervangingsaanvraag optioneel of verplicht is voor een afwezigheidstype. In het onderstaande geval kan de medewerker die de afwezigheid aanvraagt alle collega's selecteren met een openbaar profiel waarvoor de medewerker minimaal weergaverechten heeft.
Als je de rol Alle medewerkers bijvoorbeeld weergaverechten hebt gegeven voor de openbare profielen van alle collega's, kunnen medewerkers al hun collega's selecteren als vervanger.
Zodra de afwezigheidsaanvraag is ingediend, ontvangt de geselecteerde vervanger een taak in de widget Taken op het Dashboard en in de Inbox.
Als voor het betreffende afwezigheidstype een goedkeuringsworkflow is ingesteld, moet de vervanger het verzoek eerst accepteren om de ingestelde goedkeuringsworkflow te activeren. Voor meer informatie over goedkeuringsworkflows, lees je ons artikel Stap 9: Goedkeuringsworkflows aanmaken.
De weergave van vervangingsperiodes in de kalender
In de persoonlijke afwezigheidskalender van de medewerker die met verlof is, worden zowel de goedgekeurde afwezigheid als de vervanger weergegeven.
In de persoonlijke afwezigheidskalender van de vervanger wordt de vervangingsperiode in grijs weergegeven voor een duidelijk overzicht:
Overlappende afwezigheidsaanvragen voor vervangers toestaan
Met de optie Wil je toestaan dat medewerkers die iemand vervangen, deze afwezigheid kunnen aanvragen? kun je bepalen of medewerkers afwezigheid mogen aanvragen voor de periode waarin ze een collega vervangen.
Als je Ja selecteert, kunnen medewerkers die als vervanger fungeren in een bepaalde periode toch afwezigheid aanvragen. Deze instelling kun je bijvoorbeeld gebruiken voor het afwezigheidstype Ziekte. Zo kunnen medewerkers die een collega moeten vervangen en op die dag ziek worden, hun ziektedagen toch in Personio invoeren. Bovendien kunnen je medewerkers hierdoor ook het afwezigheidstype Werk op afstand aanvragen en hun taken vanuit huis uitvoeren, zelfs als ze een collega vervangen.
Als je wilt voorkomen dat medewerkers afwezigheidsaanvragen indienen voor een periode waarin ze al een andere medewerker vervangen, selecteer je Nee.
Gebruikers met de rol van beheerder kunnen altijd afwezigheden voor medewerkers aanmaken, ook als ze tijdens de geselecteerde periode iemand vervangen.