In dit artikel wordt de nieuwe goedkeuringsprocedure in Automatiseringen beschreven. Controleer voordat je verder leest of je toegang hebt tot de nieuwe procedure. Stel standaardgoedkeuringen in als je geen toegang hebt.

Beheerders kunnen workflows aanmaken om te bepalen welke ingediende aanwezigheden handmatig moeten worden goedgekeurd en welke automatisch kunnen worden goedgekeurd. Om een goedkeuringsworkflow aan te maken, voeg je voorwaarden toe om aan te geven welke schendingen van aanwezigheid een goedkeuringstaak moeten activeren. Vervolgens voeg je regels toe om te bepalen op wie de workflow van toepassing is.

Het systeem vergelijkt nieuwe ingediende aanwezigheden met alle actieve workflows. Als een ingediende aanwezigheid voldoet aan de voorwaarden van een workflow, wordt er een goedkeuringstaak naar de aangewezen goedkeurders verzonden. Goedkeurders die in de workflow zijn ingesteld, ontvangen deze aanvragen ter beoordeling in hun inbox, waar ze deze in bulk kunnen afhandelen.

Als een indiening niet aan de voorwaarden van een workflow voldoet, wordt de indiening automatisch goedgekeurd.

Toegangsrechten

Voordat je begint

Houd rekening met het volgende voordat je begint:

• Als je een nieuwe goedkeuringsworkflow activeert, wordt deze meteen toegepast op alle nieuwe ingediende aanwezigheden. Nieuwe goedkeurders ontvangen hierover een notificatie.
• Workflows worden alleen geactiveerd als een gebruiker met voorstelrechten wijzigingen indient voor aanwezigheidsgegevens. Als medewerkers met bewerkingsrechten voor aanwezigheid wijzigingen indienen, wordt er geen goedkeuringsworkflow geactiveerd. 
• Als je een medewerkersrol als goedkeurder kiest, ontvangt iedereen met die rol goedkeuringsaanvragen. Zodra een van de medewerkers de aanvraag goedkeurt, verdwijnt de taak voor alle anderen.
• Zorg ervoor dat alle medewerkers die zijn toegewezen als goedkeurders weergaverechten hebben voor aanwezigheidsgegevens.
• Als er twee workflows voor aanwezigheidsgoedkeuringen op dezelfde medewerker van toepassing zijn, wordt alleen de meest recent geactiveerde workflow uitgevoerd. Daarom raden we aan eerst algemene workflows in te stellen, gevolgd door workflows voor specifieke groepen medewerkers.

Een workflow voor aanwezigheidsgoedkeuringen instellen

Volg deze stappen om een goedkeuringsworkflow te maken voor ingediende aanwezigheden die in strijd zijn met de regels in de werkroosters van medewerkers:

1. Ga naar Automatisering > Workflow creëren > Goedkeuring.
2. Kies de sjabloon Goedkeuring voor aanwezigheden met regelschendingen.
3. Klik op het triggervak bovenaan om de voorwaarden aan te passen. Als je geen voorwaarden instelt, wordt de workflow altijd geactiveerd als er aanwezigheden worden ingediend. 
   • Voeg eventueel regels toe om te bepalen op welke medewerkers deze workflow van toepassing is. Hiervoor kun je gebruikmaken van vooraf gedefinieerde attributen en eigen attributen. Voeg regels toe om aanvullende leidinggevenden bij het goedkeuringsproces te betrekken. 
4. Klik op Bijwerken om de bewerkingen op te slaan.
5. Klik op het goedkeuringsvak om de goedkeurder van de aanvragen te kiezen. Je kunt maximaal vier goedkeurders per stap selecteren.
   • Voeg meerdere stappen toe om een goedkeuringsketen te maken. Zodra een van de goedkeurders een stap heeft afgehandeld, gaat de aanvraag naar de volgende stap in de workflow.
   • Als er aanvullende leidinggevenden zijn ingesteld voor je organisatie, kun je die zo nodig toevoegen.
6. Voeg eventueel stappen toe voor goedgekeurde of afgewezen aanvragen.
7. Sla de workflow op en activeer deze.

Opmerking:
Als een aanvraag op enig moment in de goedkeuringsketen wordt afgewezen, wordt de workflow als voltooid weergegeven en wordt de goedkeuringsaanvraag afgewezen. 

Voorwaarden

Bij het instellen van een goedkeuringsworkflow kun je kiezen uit de voorwaarden in de onderstaande tabel. Houd rekening met het volgende:

• De voorwaarden zijn alleen van toepassing als de overeenkomstige sectie in het werkrooster van de medewerker correct is ingesteld.
• Je kunt kiezen of een indiening aan alle of aan sommige voorwaarden moet voldoen om de workflow te activeren. Gebruik het vervolgkeuzemenu in het venster Voorwaarde om te schakelen tussen de twee opties.
• De tijdseenheid voor alle voorwaarden is minuten.
• Als een ingediende aanwezigheid voldoet aan de voorwaarden van meerdere workflows, wordt alleen de laatst geactiveerde workflow geactiveerd. Als je een workflow bewerkt en opnieuw activeert, wordt deze beschouwd als de laatst geactiveerde workflow. 

Aanvullende leidinggevenden aan een goedkeuringsworkflow toevoegen

Als er aanvullende leidinggevenden zijn ingesteld voor je organisatie, kun je die toevoegen aan goedkeuringsworkflows. Volg deze stappen:

1. Maak een goedkeuringsworkflow voor aanwezigheid aan, zoals hierboven beschreven.
2. Voeg een regel toe in het triggervak. 
3. Kies het juiste attribuut Aanvullende leidinggevende en geef aan of de workflow van toepassing is op medewerkers met of zonder dit attribuut. Werk je wijzigingen bij 
4. Voeg een goedkeuringsstap toe in het goedkeuringsvak. 
5. Klik op Vanuit deze workflow en selecteer het juiste attribuut Aanvullende leidinggevende. Werk je wijzigingen bij.
6. Voltooi de configuratie, en activeer de workflow of sla de workflow op. 

Workflows voor aanwezigheidsgoedkeuringen bewerken

Als je een goedkeuringsworkflow voor aanwezigheid bewerkt, gebeurt het volgende:

• Openstaande aanvragen die nog moeten worden goedgekeurd, blijven in de inbox van de oorspronkelijke goedkeurder staan.
• Aanwezigheden die worden ingediend nadat de workflow is bewerkt en opnieuw geactiveerd, volgen de nieuwe goedkeuringsworkflow.
• Als er meerdere goedkeuringsworkflows voor aanwezigheid op dezelfde medewerker van toepassing zijn, wordt alleen de laatst bewerkte en geactiveerde workflow uitgevoerd.

Aanwezigheidsgoedkeuringen controleren

Beheerders kunnen op het tabblad Automatiseringen > Activiteit controleren welke ingediende aanwezigheden moeten worden goedgekeurd. Meer details vind je in het artikel Workflows monitoren en beheren.