Je kunt registratieprofielen maken en aan je medewerkers toewijzen om het volgende te bepalen:
- Welke optie ze voor de widget Tijdregistratie op de startpagina te zien krijgen: Inklokken/uitklokken of handmatige tijdregistratie.
- Of je de locaties van je medewerkers wilt bijhouden als ze in- of uitklokken.
- Of ze gebruik kunnen maken van een apparaat dat is gekoppeld aan de Ingangs-app.
Je moet hiervoor bewerkrechten voor Accountconfiguratie > Aanwezigheid hebben.
Als je de optie Ingangs-app inschakelt, raden we je aan de optie voor in-/uitklokken ook in te schakelen. Zo kunnen je medewerkers zich ook in- of uitklokken via een browser of gedeeld apparaat.
Toegangsrechten van medewerkers
Medewerkers moeten voorstelrechten voor hun eigen omgeving Aanwezigheid hebben om de widget Tijdregistratie te kunnen zien en gebruiken. Met deze rechten kunnen medewerkers ook hun tijdinvoer in de sectie Tijdregistratie gebruiken nadat ze de widget hebben gebruikt. Dit geldt ook voor de opties voor in- en uitklokken en handmatige tijdregistratie en kan niet worden voorkomen. Als je niet wilt dat medewerkers eerdere of toekomstige tijdregistraties kunnen bewerken, gebruik dan tijdregistratiebeperkingen.
Als je wilt dat medewerkers hun tijd alleen via een gedeeld apparaat bijhouden die is gekoppeld aan de Ingangs-app, mogen ze alleen weergaverechten voor hun eigen gedeelte Aanwezigheid hebben. Wanneer je deze optie kiest, zien je medewerkers de widget Tijdregistratie niet op hun startpagina.
Het standaard registratieprofiel
Het systeem maakt een standaard registratieprofiel en wijst dit aan al je huidige en toekomstige medewerkers aan. Je kunt geen ander registratieprofiel als de standaard instellen. Ga naar Instellingen > Aanwezigheid > Registratieprofielen om je standaard registratieprofiel te controleren.
Als je wilt dat verschillende medewerkers verschillende opties te zien krijgen, kun je een nieuw profiel maken en toewijzen.
Bewerk het standaard tijdregistratieprofiel als je de optie voor al je medewerkers wilt wijzigen.
Een registratieprofiel maken
Volg deze stappen om een nieuw tijdregistratieprofiel te maken:
- Ga naar Instellingen > Aanwezigheid > Registratieprofielen.
- Voeg een profiel toe en klik rechts op het scherm op de titel om de naam te wijzigen. Wij raden aan een naam te kiezen die gemakkelijk te herkennen is.
- De standaardoptie voor het nieuwe profiel is handmatig bijhouden. Als je wilt overschakelen naar inklokken/uitklokken, schakel je rechts op het scherm de betreffende schakelaar in.
Een registratieprofiel toewijzen
Nadat je een tijdregistratieprofiel hebt gemaakt, wijs je dit toe aan de bijbehorende medewerkers. Volg deze stappen:
- Klik in de navigatiezijbalk op Medewerkers.
- Optioneel: Filter de medewerkers om je selectie te verfijnen.
- Vink het selectievakje links naast medewerkers aan die je aan hetzelfde registratieprofiel wil toewijzen.
- Klik op Acties > Tijdregistratieprofiel bewerken.
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu het profiel dat je wilt toewijzen.
- Sla de wijzigingen op.
Een registratieprofiel bewerken of verwijderen
Je kunt een tijdregistratieprofiel op elk gewenst moment bewerken of verwijderen. Als je een profiel verwijdert, worden alle daaraan toegewezen medewerkers teruggezet naar het standaardprofiel. Volg deze stappen:
- Ga naar Instellingen > Aanwezigheid > Registratieprofielen en kies het profiel om te bewerken of verwijderen.
- Schakel de wisselknoppen rechts op het scherm in of uit om het profiel te bewerken. De wijzigingen zijn onmiddellijk van toepassing.
- Klik rechtsboven op de drie puntjes en volg de instructies op het scherm om het profiel te verwijderen.
De locatie van je medewerkers bijhouden
Als je de optie voor in-/uitklokken vanaf de startpagina inschakelt, kun je er ook voor kiezen de locatie van je medewerkers aan het begin en eind van elke werkperiode bij te houden. Ze kunnen zelf bepalen of ze hun locatie willen delen en kunnen hun locatie na het bijhouden verwijderen. Als ze hun locatie niet delen, wordt dit vastgelegd in de urenstaat en de aanwezigheidslogboeken. Als ze de locatie verwijderen, wordt dit vastgelegd in de aanwezigheidslogboeken.
Locatie bijhouden wordt alleen ondersteund op de online of mobiele widget voor inklokken . Je medewerkers moeten de nieuwste versie van de app installeren om locatie bijhouden te laten werken.
Je hebt twee opties:
Optie 1: De exacte locatie bijhouden
Alleen medewerkers met weergaverechten voor aanwezigheidsgegevens van een specifieke medewerker kunnen de bijgehouden locatie zien. Deze informatie is alleen zichtbaar in de urenstaat en de aanwezigheidsaanvraag voor goedkeuring van de betreffende medewerker (indien geconfigureerd).
Optie 2: Locatie bijhouden ten opzichte van werkplekken
- Je moet voor elk van je werkplekken een locatie voor geofencing instellen.
- Je kunt bepalen hoe je een tijdinvoer behandelt als deze buiten de werkplek wordt bijgehouden:
- Geen waarschuwing weergeven.
- Dit beschouwen als een overtreding van het locatiebeleid en een waarschuwing weergeven.
▶︎ De waarschuwing wordt weergegeven in de urenstaat van de medewerker en in de aanvraag voor goedkeuring van aanwezigheid (indien geconfigureerd).
▶︎ Als een medewerker een afwezigheid voor thuiswerken heeft geboekt, worden hun aanmeldpogingen buiten de werkplekken niet als overtredingen beschouwd. In dat geval wordt de waarschuwing niet weergegeven.
- De locatie van de tijdregistratie (werkplek of op afstand) wordt in het rapport van de aanwezigheidsperiode weergegeven.
Een goedkeuringsworkflow instellen voor tijdsregistraties die de locatie-instellingen schenden
Je kunt een goedkeuringsworkflow maken voor tijdsregistraties die de locatie-instellingen schenden:
- De exacte locatie is aangevraagd maar ontbreekt
- De locatie van aanwezigheid bevindt zich niet binnen een werkplek