In dit artikel wordt uitgelegd hoe je medewerkersregistratie met een activeringscode instelt. Met deze functie kun je medewerkers zonder e-mailadres toegang geven tot Personio. Er wordt ook uitgelegd hoe je activeringscodes genereert en de authenticatiestatus controleert.

Als je een medewerker bent met een activeringscode, lees dan ons artikel over hoe je je bij Personio kunt registreren met behulp van een activeringscode.

Registratie met activeringscodes inschakelen

Ga als volgt te werk om medewerkersregistratie met activeringscodes in te schakelen:

1. Ga naar het profiel van de medewerker.
2. Voer een niet-bestaand e-mailadres in als het e-mailadres van de medewerker. Ze gebruiken deze als gebruikersnaam om in te loggen. Zie de sectie over inlogopties voor medewerkers voor meer informatie.
3. Werk de geboortedatum van de medewerker bij naar de juiste datum.
4. Werk het attribuut Registreren met activeringscode bij naar Ja.
5. Sla de wijzigingen op.

Je kunt het attribuut voor meerdere medewerkers tegelijk bijwerken via de medewerkerslijst.

Inlogopties voor medewerkers

Medewerkers hebben twee opties voor het type gebruikersnaam waarmee ze kunnen inloggen:

• Niet-bestaand e-mailadres: dit is een e-mailadres zonder echte inbox. Dit e-mailadres gebruik je als gebruikersnaam om in te loggen.
• Inloggen op basis van gebruikersnaam: als je liever een gebruikersnaam gebruikt, zorg er dan voor dat het niet-bestaande e-mailadres eindigt op @nomail.personio.de. Dit geeft aan dat de login gebaseerd is op gebruikersnaam. Als de gewenste gebruikersnaam bijvoorbeeld 'jdoe' is, dan moet het e-mailadres jdoe@no-mail.personio.de zijn.

Activeringscodes genereren

Je moet een Personio-beheerder zijn of de juiste toegangsrechten hebben om activeringscodes te genereren. Ga als volgt te werk om iemand toegangsrechten te geven voor het genereren van activeringscodes:

1. Ga naar Instellingen.
2. Klik in het gedeelte Medewerkers op Medewerkersrollen.
3. Selecteer de medewerkersrol die je toegang wilt geven.
4. Klik op Toegangsrechten.
5. Ga naar Accountconfiguratie.
6. Stel bij Authenticatie de bewerkingsrechten in op Alle.

Doe het volgende om activeringscodes voor medewerkers te genereren:

1. Ga naar Instellingen.
2. Klik in het gedeelte Integraties op Authenticatie.
3. Selecteer onder Aanmelden zonder e-mail de medewerkers voor wie je de activeringscodes wilt genereren.
4. Genereer de activeringscodes.
5. Deel de activeringscodes en het e-mailadres dat elke medewerker gebruikt om zich aan te melden.

Activeringscodes zijn slechts 14 dagen geldig vanaf de datum waarop ze zijn gegenereerd. Daarna moet je een nieuwe activeringscode genereren.

Medewerkers deblokkeren door nieuwe activeringscodes te genereren

Medewerkers zonder echt e-mailadres hebben in de volgende gevallen mogelijk een nieuwe activeringscode nodig:

• Ze zijn hun wachtwoord vergeten en kunnen dit niet via e-mail opnieuw instellen.
• Ze hebben meer dan drie keer een onjuiste activeringscode ingevoerd.
• De activeringscode is verlopen.

Je kunt als volgt controleren welke medewerkers zijn geblokkeerd of wiens activeringscode is verlopen:

1. Ga naar Instellingen.
2. Klik in het gedeelte Integraties op Authenticatie.
3. Controleer bij Aanmelden zonder e-mailde kolom Authenticatiestatus.

In de volgende tabel worden de verschillende authenticatiestatussen uitgelegd:

Tips en best practices op het gebied van beveiliging

Registratie met een activeringscode brengt beperkingen met zich mee die leiden tot meer beveiligingsrisico's.

• Alle gebruikers moeten de teller voor verdachte aanmeldpogingen in Personio hebben uitgeschakeld.
• Medewerkers ontvangen geen e-mailnotificaties.

Personio raadt het volgende aan om een aantal van die risico's te beperken:

• Het is belangrijk om voor alle medewerkers zonder bedrijfsaccount een niet-bestaand e-mailadres in te stellen met hetzelfde domein als de geldige bedrijfsaccounts. Dit voorkomt dat de beheerder of iemand anders namens medewerkers toegang heeft tot e-mailnotificaties.
• Stop de activeringscode in een envelop die geadresseerd is aan de medewerker:
  • Print de code zodat deze aan de binnenkant zit als je het papier vouwt.
  • Bedek het gebied aan de andere kant van het papier, direct achter de geprinte code, met zwarte inkt.
  • Plak de envelop dicht en zorg ervoor dat je hem aan de juiste medewerker adresseert
  • Geef medewerkers de instructie om het papier na activering veilig te vernietigen.
• We raden ten zeerste aan om medewerkers een basistraining op het gebied van beveiliging te laten volgen.
• Print het geheim (geboortedatum) of andere identificerende gegevens niet bij de activeringscode.

Deze voorgestelde aanbevelingen zijn niet compleet. Je moet deze aanbevelingen zelf intern bekijken en beoordelen. Deze beoordeling moet voldoen aan je beveiligingsverplichtingen op basis van de algemene voorwaarden van Personio.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik doen als ik geen medewerkers zie voor wie ik activeringscodes kan genereren?
Je kunt alleen activeringscodes genereren voor medewerkers voor wie het attribuut Registratie met activeringscode is ingesteld op Ja. Controleer of je dit hebt ingeschakeld voor de medewerkers voor wie je de code wilt genereren en vernieuw de pagina Aanmelden zonder e-mail.

Hoe kan ik registratie met een activeringscode uitschakelen voor medewerkers?
Wis de selectie bij het attribuut Registreren met activeringscode en werk het e-mailadres voor de betreffende medewerkers bij. De volgende keer dat ze zich aanmelden bij Personio, moeten ze een wachtwoord aanmaken. Hiervoor klikken ze op Wachtwoord vergeten? op de aanmeldpagina (hostname.personio.de/login) en volgen ze de instructies. Als je single sign-on gebruikt, kunnen medewerkers zich aanmelden zonder een nieuw wachtwoord aan te maken.

Waar is het bestand met de activeringscodes?
Controleer de downloadmap van je browser en zoek naar een CSV-bestand met de naam Activeringscodes.

Hoe kan ik het bestand met de activeringscodes op de juiste manier opmaken?Importeer het CSV-bestand en selecteer een komma (,) als scheidingsteken. Als het probleem zich blijft voordoen, controleer dan de landinstellingen van het programma dat je gebruikt. Als het scheidingsteken voor decimalen in getallen een komma is, verander dit dan in een punt ('.').