Lees voordat je dit artikel leest onze inleiding over dit onderwerp en volg alle stappen die erin worden beschreven. 

De onderstaande stappen zijn alleen relevant als je eerdere afwezigheidssaldo's en huidige en toekomstige afwezigheidsperiodes wilt verplaatsen. Als je niet zeker weet of dit de juiste optie voor je is, raadpleeg dan onze vergelijkingstabellen voordat je doorgaat.

Maak twee verlofregelingen aan

Je moet twee verlofregelingen maken: een om de afwezigheidssaldo's te importeren en een tweede voor dit jaar en toekomstige jaren. Volg deze stappen:

1. Maak een nieuwe verlofregeling voor het nieuwe afwezigheidstype.
2. Kies onder Algemene instellingen > Landspecifieke regels het sjabloon voor Nederland. Dit is de enige manier om twee verschillende soorten aanspraak in te stellen.
3. Kies een naam voor de twee beschikbare aanspraakgroepen. Stel de wettelijke aanspraak in als de eerste van de twee, en zet beide op nul.
4. Schakel de regels voor restverlof uit.
5. Configureer de rest van de instellingen en maak de verlofregeling aan.
6. Wijs de verlofregeling toe aan je medewerkers, en pas deze toe vanaf de aanstellingsdatum.
7. Dupliceer deze verlofregeling en:
   • Wijzig de landspecifieke regels niet.
   • Stel de gewenste hoeveelheid in per aanspraakgroep.
   • Schakel naar wens de regels voor restverlof in.
8. Wijs de verlofregeling toe aan je medewerkers en pas deze toe vanaf het begin van het huidige vakantiejaar.

Toegangsrechten beperken

Het beperken van toegangsrechten voorkomt onbedoelde bewerkingen en afwezigheidsaanvragen van je medewerkers. Volg deze stappen:

1. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen.
2. Klik op Toegangsrechten, en verwijder het voorstel- en bewerkingsrecht van elk van de oude afwezigheidstypen die je aan het vervangen bent. Behoud de weergaverechten.
3. Controleer de wijzigingen en sla ze op.
4. Herhaal stap drie en vier voor al je medewerkersrollen, die aan de linkerkant worden vermeld.

Bestaande afwezigheidsgegevens verplaatsen

Huidige en toekomstige afwezigheidsperiodes verplaatsen

Volg de stappen hieronder voor alle typen afwezigheden per dag die je opnieuw aanmaakt. Als je in plaats daarvan afwezigheden per uur gebruikt, heb je onze hulp nodig bij de overstap: neem contact op met ons Growth-team.

1. Ga naar Rapporten > Rapport maken, en kies de Classic Builder.
2. Stel het volgende in:
   • Type rapport: periode
   • Datum: aangepaste datums, vanaf 1 januari van het huidige jaar tot twee jaar in de toekomst.
   • Tabelkolommen: voornaam, achternaam, e-mailadres en de naam van alle afwezigheidstypes die je opnieuw aanmaakt. Bijvoorbeeld: Betaald verlof - Wettelijk - Periodes, Betaald verlof - Bovenwettelijk 2019 - Periodes, Betaald verlof - Bovenwettelijk 2020 - Periodes, enzovoort.
3. Maak het rapport aan en klik vervolgens op Exporteren.

Volg deze stappen om deze gegevens weer te importeren:

1. Ga naar Importen en kies Afwezigheden in het vervolgkeuzemenu.
2. Download het sjabloon en vul het in met de geëxporteerde gegevens.
3. Upload je bestand en volg de instructies op het scherm.

Oude verlofsaldo's verplaatsen

Volg de stappen hieronder één keer voor alle typen afwezigheden per dag die je opnieuw aanmaakt. Je hoeft het huidige saldo niet te exporteren en te importeren. Dit moet je alleen doen met saldo's uit het verleden. Als je in plaats daarvan afwezigheden per uur gebruikt, heb je onze hulp nodig bij het overzetten: neem contact op met ons Growth-team.

1. Ga naar Rapporten > Rapport maken, en kies de Classic Builder.
2. Stel het volgende in:
   • Type rapport: tijdstip
   • Datum: 31 december van het vorige jaar
   • Tabelkolommen: voornaam, achternaam, e-mailadres en de relevante [Afwezigheidsnaam] - Saldo (dagen). Bijvoorbeeld: Betaald verlof - Wettelijk - Saldo (dagen), Betaald verlof - Bovenwettelijk 2019 - Saldo (dagen), Betaald verlof - Bovenwettelijk 2020 - Saldo (dagen), enzovoort.
3. Maak het rapport aan en klik vervolgens op Exporteren.

Om de saldo's te importeren gebruik je een enkel importbestand, dat je jaar voor jaar invult. Als het importbestand meer dan 2000 rijen bevat, splits het dan op en importeer elk bestand afzonderlijk. Volg deze stappen:

1. Download het geavanceerde sjabloon voor de import van afwezigheidssaldi via de zijbalk aan de rechterkant van dit artikel.
2. Voeg de gegevens van de export hierboven toe aan het sjabloon:
   • E-mailadres: kopieer en plak de hele kolom uit je exportbestand.
   • Afwezigheidstype: typ de nieuw aangemaakte afwezigheid waarnaar je het saldo wilt verplaatsen.
   • Aanpassingstype: aflopend
   • Aanspraakgroep: wettelijk of bovenwettelijk. Typ dit precies zoals het voor het nieuwe afwezigheidstype is ingesteld.
   • Aanpassingswaarde: kopieer en plak het saldo uit je exportbestand.
   • Aanpassingsdatum: eerste dag van het geëxporteerde verlofjaar. Bijvoorbeeld: 01-01-2019 voor het saldo van 2019.
   • Verloopdatum: kies voor wettelijke aanspraak 30-06-2024. Kies voor bovenwettelijke aanspraak 31 december, vijf jaar na het verlofjaar waarnaar het restverlof verwijst. Bijvoorbeeld: voor het saldo van de bovenwettelijke aanspraak van 2019 is de datum 31-12-2024.
3. Herhaal stap twee voor elk van de jaren die je importeert.
4. Ga naar Importen en kies Afwezigheidssaldo's in het vervolgkeuzemenu.
5. Upload je bestand en volg de instructies op het scherm.

Het importbestand zou er ongeveer zo uit moeten zien:

Verlofsaldo's vergelijken

1. Ga naar Rapporten > Rapport maken, en kies de Classic Builder.
2. Stel het volgende in:
   • Type rapport: tijdstip
   • Datum: vandaag
   • Tabelkolommen: voornaam, achternaam, e-mailadres, nieuwe en oude afwezigheidstypes. Bijvoorbeeld: Betaald verlof - Wettelijk - Saldo (dagen), Betaald verlof - Bovenwettelijk - Saldo (dagen), Betaald verlof - Saldo (dagen).
3. Maak het rapport aan en klik vervolgens op Exporteren.

De som van het saldo van de oude afwezigheidstypes moet gelijk zijn aan het saldo van het nieuwe afwezigheidstype. Als dat niet het geval is, kun je beide saldo's in detail bekijken om de reden te vinden waarom ze verschillend zijn. Neem contact met ons op als je hulp nodig hebt.

Laatste stappen

Je kunt het nieuwe afwezigheidstype nu met je medewerkers delen en naar wens een goedkeuringsworkflow maken. Volg deze stappen:

1. Stel de benodigde toegangsrechten voor de afwezigheidskalender in voor de nieuwe afwezigheden.
2. Stel indien nodig een standaard goedkeuringsworkflow in voor de nieuwe afwezigheden.
3. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen.
4. Klik op Toegangsrechten en geef voorstel- of bewerkingsrechten aan elk van de nieuwe afwezigheidstypes die je hebt gemaakt.
5. Controleer de wijzigingen en sla ze op.
6. Herhaal stap twee en drie voor al je medewerkersrollen, die links worden vermeld.
7. Vanaf dit moment kunnen medewerkers afwezigheden aanvragen met de nieuwe afwezigheidstypes.

Ik heb ondersteuning nodig

Als je ondersteuning bij het proces nodig hebt, kun je contact opnemen met onze klantenservice via het Help-gedeelte in Personio. Neem voor diepgaandere ondersteuning contact op met ons Growth-team. 

Veelgestelde vragen

Ik zie niet al mijn vervallen aanspraken in het saldo-overzicht van mijn medewerkers.
In het saldo-overzicht worden alleen de vervaldatums voor het huidige vakantiejaar weergegeven. Je kunt je totale saldo van vervallen aanspraken nog zien in de rij 'Restverlof van voorgaande jaren'.

Moet ik de nieuwe afwezigheidstypes aanmaken en al mijn gegevens ernaartoe verplaatsen?Hoewel dit niet noodzakelijk is, raden we het sterk aan. Door het aanmaken van de nieuwe afwezigheidstypes wordt het beheer van afwezigheden binnen je bedrijf in de toekomst eenvoudiger. Als je niet wilt overstappen, kun je nieuwe afwezigheidstypes instellen voor het huidige of komende jaar, en de oude afwezigheidstypes gebruiken totdat er geen aanspraak meer over is. Houd er rekening mee dat jij en je medewerkers in dat geval een aantal jaar moeten schakelen tussen verschillende afwezigheidstypes.