In dit artikel wordt uitgelegd hoe je bestaande goedkeuringsprocessen kunt bewerken en wat er dan gebeurt met openstaande of bevestigde goedkeuringsaanvragen.
Voordat je een goedkeuringsproces bewerkt
Zie hieronder wat de gevolgen zijn van het bijwerken van een goedkeuringsproces of het bewerken van openstaande of bevestigde goedkeuringsaanvragen.
| Scenario | Gevolg |
| Een aanvraag wordt gewijzigd voordat de eerste goedkeurder actie onderneemt | De aanvraag wordt automatisch bijgewerkt en verschijnt als taak voor de eerste goedkeurder. |
| Een aanvraag wordt verwijderd voordat de eerste goedkeurder actie onderneemt | De aanvraag wordt automatisch verwijderd uit de inbox van de aangewezen goedkeurder. |
| Een aanvraag die onderdeel is van een goedkeuringsproces met meerdere stappen wordt gewijzigd nadat enkele aangewezen goedkeurders al actie hebben ondernomen | Alle aangewezen goedkeurders moeten de aanvraag opnieuw goedkeuren. De vorige taak verdwijnt automatisch. |
| Een volledig goedgekeurde aanvraag wordt gewijzigd | De oorspronkelijke aanvraag is niet langer geldig. Alle wijzigingen die eerder zijn toegepast op de gegevens van de aanvrager worden ongedaan gemaakt en er verschijnt een nieuwe taak voor alle goedkeurders. |
| Een goedkeuringsproces is gewijzigd in de instellingen | Openstaande aanvragen worden automatisch doorgestuurd naar nieuwe goedkeurders. Aanvragen met andere goedkeurders dan de goedkeurders die onder de vorige regels zijn opgegeven, activeren nieuwe verzoeken voor hen. Als er voor een medewerker geen goedkeurder is ingesteld, wordt het verzoek automatisch goedgekeurd. |
| Een goedkeuringsproces wordt verwijderd | Als je een goedkeuringsproces verwijdert, wordt voor medewerkers die eerder onder de goedkeuringsstappen vielen, hun toegangsrechten omgezet van voorstelrechten naar bewerkingsrechten. Ze kunnen de gegevens zonder controle bewerken. |
Een bestaand goedkeuringsproces bewerken
Beheerders kunnen bestaande goedkeuringsprocessen bewerken door de volgende stappen te volgen:
- Ga naar Instellingen > Automatiseringen > Goedkeuringen.
- Selecteer het tabblad met het proces dat je wilt bewerken.
- Breng de nodige wijzigingen in de goedkeuringsprocessen aan.
- Gebruik de vervolgkeuzemenu's om de aangewezen goedkeurders of rollen te wijzigen.
- Klik op het X-pictogram naast een stap om deze te verwijderen.
- Klik op + goedkeuringsstap toevoegen om nog een stap toe te voegen.
- Voeg een aanvraag voor een afwezigheidsattest toe of maak een aangepast goedkeuringsproces via medewerkersfilters en regels.
- Klik op Opslaan.
Het goedkeuringsproces wordt onmiddellijk bijgewerkt. Bekijk de gevolgen van het wijzigen van een goedkeuringsproces hierboven.
Een goedkeuringsproces maken of verwijderen
Zie Standaard goedkeuringsprocessen instellen of Aangepaste goedkeuringsprocessen instellen om een goedkeuringsproces te maken. Volg deze stappen om een bestaand goedkeuringsproces te verwijderen:
- Ga naar Instellingen > Automatiseringen > Goedkeuringen.
- Selecteer het tabblad met het proces dat je wilt verwijderen.
- Klik onder de betreffende goedkeuringsprocessen op het X-pictogram naast elke goedkeuringsstap.
- Klik op Opslaan.
Bekijk de gevolgen van het wijzigen van een goedkeuringsproces hierboven.
Een goedkeuring delegeren
Beheerders kunnen goedkeuringen delegeren aan een andere gebruiker voor urgente verzoeken zoals werkuren of afwezigheden.
- De optie Goedkeuringen delegeren: als deze optie is ingeschakeld, wordt de taak op het moment de primaire goedkeurder afwezig is automatisch doorgestuurd naar zijn of haar leidinggevende. Zie Goedkeuringen delegeren.
- Een tijdelijke goedkeurder maken: om goedkeuringstaken te delegeren aan iemand anders dan de leidinggevende van de primaire goedkeurder. Zie Een tijdelijke goedkeurder aanmaken.
In dringende gevallen kunnen beheerders aanvragen handmatig goedkeuren.