Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Waar kunnen we je mee helpen?

Je kunt als beheerder nu een kijkje nemen in het nieuwe Personio!

Ga naar de startpagina en zet de schakelaar om om het nieuwe intelligente HR-platform te verkennen, compleet met een fris ontwerp en nieuwe functies. Ga gerust vrijuit testen — je wijzigingen zijn tijdens deze vroege toegangsfase niet zichtbaar voor je medewerkers.

Afdelingen en teams instellen

In dit artikel wordt uitgelegd wat het verschil is tussen afdelingen en teams in Personio, en hoe je ze kunt gebruiken om de organisatiestructuur van je bedrijf in kaart te brengen. Je moet afdelingen en teams op verschillende manieren instellen, afhankelijk van of je ze in het verleden al gebruikte.


Wat is het verschil tussen afdelingen en teams?

In Personio verwijzen afdelingen en teams naar twee verschillende organisatiestructuren:

  • Afdelingen zijn grote organisatie-eenheden met een hiërarchische structuur waarin medewerkers zijn ingedeeld op basis van belangrijke bedrijfsfuncties. Subafdelingen zijn kleinere divisies binnen afdelingen die zich richten op specifieke gebieden, zoals Performancemarketing binnen de afdeling Marketing.

  • Teams zijn kleinere, flexibelere groepen die aan specifieke projecten of taken werken. Ze kunnen leden van verschillende afdelingen hebben. Subteams zijn kleinere divisies binnen teams die zich richten op specifieke aspecten, zoals klantgerichtheid binnen een productlanceringsteam. 

Opmerking
In Personio moet je altijd afdelingen instellen, maar je moet alleen teams (en subteams) instellen als je bedrijf een matrixstructuur gebruikt die samenwerking tussen afdelingen mogelijk maakt.

Zie de volgende sectie voor voorbeelden.

 

Voorbeelden van afdelingen versus teams

Voorbeeld 1:

Je bedrijf heeft een traditionele hiërarchie, dus je hoeft alleen maar afdelingen en, indien nodig, subafdelingen aan te maken:

Afdeling Subafdeling
Klantervaring Klantenservice 
Klantgroei
Product Engineering 
Ontwerp
Productmanagement
Marketing Performancemarketing
Social media

 

Afdeling
Klantervaring Product Marketing Sales Financiën
Jan Julie Ellen Phil Oscar
Benjamin Maria   Victoria  
  Marcus      

 

Voorbeeld 2: 

Je bedrijf heeft een meer geavanceerde hiërarchie, met een matrixstructuur die samenwerking tussen afdelingen bevordert. Medewerkers kunnen tot dezelfde afdeling behoren, maar in verschillende teams werken.

Je moet zowel afdelingen als teams (en, indien nodig, subafdelingen en subteams) aanmaken:

Afdeling Subafdeling   Team Subteam
Klantervaring Klantenservice    Productlancering A Klantgerichtheid
Klantgroei   Activering
Product Engineers    Upselling
Designers    Productlancering B Klantgerichtheid
Productmanagers   Activering
Marketing Performancemarketing   Productlancering C Klantgerichtheid
Social media   Upselling

 

  Afdeling
Klantervaring Product Marketing Sales Financiën
Team Productlancering A Jan Julie - Phil -
Productlancering B -  Maria Ellen - Oscar
Productlancering C Benjamin Marcus - Victoria -

 

 

Afdelingen en teams instellen

Als je nog nooit afdelingen en teams in Personio hebt gebruikt

Als je nog nooit afdelingen en teams hebt ingesteld, moet je afdelingen, subafdelingen, teams en subteams aanmaken.

Maak voordat je begint een overzicht van de organisatiestructuur van je bedrijf en hoe je deze binnen Personio wilt implementeren. Volg daarna deze stappen:

  1. Ga naar Instellingen > Organisatie >  Afdelingen en teams.
  2. Selecteer het relevante tabblad (Afdelingen of Teams), afhankelijk van of je een afdeling of een team aanmaakt.
  3. Klik rechtsboven op Nieuw toevoegen om een nieuwe afdeling of nieuw team aan te maken.
  4. Wijs een bovenliggende afdeling of bovenliggend team toe aan de nieuwe afdeling of het nieuwe team. Hierdoor wordt er automatisch een hiërarchie gemaakt en wordt de nieuwe afdeling of het nieuwe team omgezet in een subafdeling of subteam.
         ► Als je meerdere lagen in de hiërarchie wilt maken, wijs je een bovenliggende afdeling of bovenliggend team toe aan de bovenliggende afdeling of het bovenliggende team van stap vier. Herhaal dit proces zo vaak als nodig is.
  5. Wijs medewerkers rechtstreeks toe aan de nieuwe subafdeling of het nieuwe subteam via het medewerkersprofiel of de medewerkerslijst. De bovenliggende afdelingen of teams worden automatisch toegewezen. Je kunt ook meerdere medewerkers tegelijk toewijzen via de importfunctie.

Tip
Als je de medewerkerslijst exporteert, moet je zowel de kolom voor afdelingshiërarchie als voor teamhiërarchie toevoegen om informatie over subafdelingen en subteams op te nemen. 

Als je al eerder afdelingen en teams in Personio hebt gebruikt

Een paar maanden geleden hebben we de manier waarop je afdelingen en teams aanmaakt in Personio veranderd. Je kunt nu meer hiërarchie aanbrengen door subafdelingen en subteams aan te maken.

Als je ooit al eens afdelingen en teams hebt gebruikt in Personio, raden we je aan om over te stappen op de nieuwe hiërarchische configuratie voor afdelingen en teams, omdat dit een aantal voordelen biedt.

Je kunt dit op twee manieren doen:

 

Optie 1: nieuwe subafdelingen en subteams maken

1. Een nieuwe subafdeling of nieuw subteam aanmaken

Maak voordat je begint een overzicht van de organisatiestructuur van je bedrijf en hoe je deze binnen Personio wilt implementeren. Volg daarna deze stappen:

  1. Ga naar Instellingen > Organisatie >  Afdelingen en teams.
  2. Klik op het betreffende tabblad (Afdelingen of Teams), afhankelijk van of je een subafdeling of een subteam wilt maken.
  3. Klik rechtsboven op Nieuw toevoegen om een nieuwe afdeling of nieuw team aan te maken.
  4. Wijs een bovenliggende afdeling of bovenliggend team toe aan de nieuwe afdeling of het nieuwe team. Hierdoor wordt er automatisch een hiërarchie gemaakt en wordt de nieuwe afdeling of het nieuwe team omgezet in een subafdeling of subteam.
    ► Als je meerdere lagen in de hiërarchie wilt maken, wijs je een bovenliggende afdeling of bovenliggend team toe aan de bovenliggende afdeling of het bovenliggende team van stap vier. Herhaal dit proces zo vaak als nodig is.

2. De toegangsrechten voor de nieuwe subafdeling of het nieuwe subteam aanpassen

  1. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen.
  2. Selecteer de relevante medewerkersrol en klik op Toegangsrechten.
  3. Ga naar de sectie Persoonlijke gegevens > Openbaar profiel in de toegangsrechten en klik op Weergave > Aangepast.
  4. Klik op Voorwaarde en maak de juiste selectie:

    ▶︎     Om ervoor te zorgen dat medewerkers toegang hebben tot iedereen van dezelfde afdeling, selecteer je Afdeling is eigen (toegewezen afdeling).
    ▶︎ Om ervoor te zorgen dat medewerkers toegang hebben tot dezelfde afdeling en alle onderliggende afdelingen, selecteer je Afdeling is eigen (toegewezen en subafdelingen).
    ▶︎ Om ervoor te zorgen dat medewerkers toegang hebben tot iedereen van dezelfde bovenliggende afdeling en daaronder, selecteer je Afdeling is eigen (volledige afdelingshiërarchie).

    Opmerking:
    Eerdere aangepaste filters met Afdeling is eigen worden automatisch vervangen door het nieuwe filter Afdeling is eigen (volledige afdelingshiërarchie). De functionaliteit blijft hetzelfde.

3. Medewerkers toewijzen aan nieuwe subafdelingen en subteams

Tip
Als je van plan bent de datum aan te passen waarop de subafdeling of het team in bulk werd toegewezen aan de medewerkers via de importfunctie (stap 4), dan kun je stap 3 overslaan.

Je kunt medewerkers rechtstreeks toewijzen aan subafdelingen of subteams via hun medewerkersprofiel, maar ook via de medewerkerslijst. De bovenliggende afdelingen of teams worden automatisch toegewezen.

Je kunt ook meerdere medewerkers tegelijk toewijzen via de importfunctie:

  1. Ga in je Personio-account naar Importen.
  2. Selecteer het bestandstype Medewerkers.
  3. Klik naast Sjabloon downloaden op Deze sjabloon om het bestand te downloaden.
  4. Open de Excel-sjabloon en lees de instructies op het tabblad Richtlijnen.
  5. Voer in de kolommen de e-mailadressen van je medewerkers en de subafdelingen en subteams in. De andere attributen kun je leeg laten.
  6. Sla het bestand op en upload het naar Personio.
  7. Pas in Overeenkomende kolommen toewijzen het bestand aan door de instructies van het helpcentrum te volgen.

4. Medewerkersgeschiedenis aanpassen (optioneel)

Indien nodig kun je in de medewerkersgeschiedenis de datum aanpassen waarop de subafdeling of het subteam is toegewezen. 

Om de datum voor meerdere medewerkers tegelijk aan te passen, kun je een import Geldig vanaf doen. 

  1. Neem contact op met onze klantenservice via Help en feedback om het importtype Geldig sinds te activeren.
  2. Bereid een importbestand voor met de volgende kolommen:
    1. E-mail
    2. Toegewezen afdeling
    3. Toegewezen team
    4. Geldig sinds
  3. Zorg ervoor dat je de direct toegewezen subafdeling of het direct toegewezen subteam invoert. Personio wijst automatisch bovenliggende afdelingen en teams toe op basis van de gemaakte hiërarchie.

Opmerking
De datum bij Geldig vanaf wordt weergegeven als de sollicitatiedatum in de medewerkersgeschiedenis Als op een bepaalde datum alleen de toewijzing van de afdeling of het team verandert, laat je het andere veld in de rij leeg.

5. De openbare API aanpassen

De Public API (PAPI) V1 blijft hetzelfde. De bijgewerkte PAPI V2 leidt echter tot een hiëarchische structuur en de volgende wijzigingen:

6. Andere functies bijwerken

Zorg dat de juiste afdeling en het juiste team worden gebruikt voor loonlijsten, goedkeuringsworkflows, integraties en andere onderdelen van het product.

 

 

Optie 2: subafdelingen maken van je bestaande teams

1. De huidige teamstructuur van je bedrijf exporteren

Opmerking
Als je oude teams wilt omzetten in subafdelingen, moet de organisatiestructuur van je bedrijf gebruikmaken van teams als subentiteiten van afdelingen (bijvoorbeeld een marketingafdeling met daarbinnen een online marketingteam).

Maak voordat je begint een overzicht van de organisatiestructuur van je bedrijf en hoe je deze binnen Personio wilt implementeren. Volg daarna deze stappen:

  1. Ga naar Rapporten > Rapport maken > Classic Builder en genereer een gepersonaliseerd rapport met de volgende configuratie:
    • Naam: Hiërarchische import van afdelingen
    • Type rapport: historische gegevens
    • Datum: voer een aangepaste datum in op basis van hoe ver in het verleden je rekening wilt houden met de medewerkersgeschiedenis
    • Kolommen toevoegen: e-mail, voornaam, achternaam en team.
      Zorg dat het e-mailadres van elke medewerker het e-mailadres is dat momenteel wordt gebruikt. Als een medewerker eerder een ander e-mailadres had, vervang dit dan door het huidige.
    • Stel voorwaarden in op basis van de medewerkers die je wilt opnemen in het rapport. Bijvoorbeeld alleen specifieke teams of alleen actieve medewerkers.
  2. Klik op Gepersonaliseerd rapport exporten en open het rapport op je computer.
  3. Je kunt desgewenst de naam van de kolom Team wijzigen in "Nieuwe hiërarchische afdeling" om het overzicht te bewaren.
  4. Voeg alle bestaande teams van je bedrijf toe aan de kolom "Nieuwe hiërarchische afdeling". Dit worden subafdelingen.

    Opmerking
    Zorg ervoor dat medewerkers worden toegewezen aan het team met de laagste hiërarchie.

  5. Sla de bewerkte gepersonaliseerde rapporten op.

2. Teams importeren om ze als afdelingen weer te geven

  1. Ga naar Importen en selecteer het uploadbestandstype Medewerkers.
  2. Upload het gepersonaliseerde rapport dat je in de vorige stap hebt geëxporteerd en bewerkt.
  3. Verwijder in Overeenkomende kolommen toewijzen de eerste twee kolommen (Voornaam en Achternaam) en laat alleen de kolom E-mail staan, want dat is de unieke ID voor importen.
  4. Wijs de kolom Ingangsdatum toe aan het attribuut Geldig vanaf.
  5. Wijs de kolom Nieuwe hiërarchische afdeling toe aan het attribuut Afdeling.
  6. Klik op Volgende, controleer of de gegevens kloppen en klik dan op Importeren.

3. Subafdelingen maken van nieuwe afdelingen

  1. Ga naar Instellingen > Organisatie >  Afdelingen en teams.
  2. Bekijk in Afdelingen de lijst met afdelingen om te controleren of de import is gelukt en of oude teams nu worden weergegeven als afdelingen.
  3. Als een oud team (nu afdeling) ontbreekt, klik dan op Nieuw toevoegen in de rechterbovenhoek om het als nieuwe afdeling aan te maken.
  4. Maak subafdelingen van nieuwe afdelingen door er een bovenliggende afdeling aan toe te wijzen. Hierdoor wordt de hiërarchie automatisch aangemaakt.
    ► Als je meerdere lagen in de hiërarchie wilt maken, wijs je een bovenliggende afdeling of bovenliggend team toe aan de bovenliggende afdeling of het bovenliggende team van stap vier. Herhaal dit proces zo vaak als nodig is.

4. De toegangsrechten aanpassen voor nieuwe subafdelingen 

  1. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen.
  2. Selecteer de relevante medewerkersrol en klik op Toegangsrechten.
  3. Ga naar de sectie Persoonlijke gegevens > Openbaar profiel in de toegangsrechten en klik op Weergave > Aangepast.
  4. Klik op Voorwaarde en maak de juiste selectie:

    ▶︎     Om ervoor te zorgen dat medewerkers toegang hebben tot iedereen van dezelfde afdeling, selecteer je Afdeling is eigen (toegewezen afdeling).
    ▶︎ Om ervoor te zorgen dat medewerkers toegang hebben tot dezelfde afdeling en alle onderliggende afdelingen, selecteer je Afdeling is eigen (toegewezen en subafdelingen).
    ▶︎ Om ervoor te zorgen dat medewerkers toegang hebben tot iedereen van dezelfde bovenliggende afdeling en daaronder, selecteer je Afdeling is eigen (volledige afdelingshiërarchie).

    Opmerking:
    Eerdere aangepaste filters met Afdeling is eigen worden automatisch vervangen door het nieuwe filter Afdeling is eigen (volledige afdelingshiërarchie). De functionaliteit blijft hetzelfde.

5. Integraties en de openbare API aanpassen

Openbare API (PAPI) V1 blijft hetzelfde. De hiërarchische structuur wordt weerspiegeld in de nieuwe PAPI V2:

Volg onderstaande suggesties, afhankelijk van het type integratie:

  • Eigen integratie (integraties ontwikkeld door Personio): mogelijk moet je afdelingen wijzigen in afdelingen van het hoogste niveau in je integratie-instellingen.
  • Voor integraties van derden (aangeboden door onze integratiepartners) hoef je niets te doen.

6. Andere functies bijwerken

7. Alle teams verwijderen van het tabblad Teams

  1. Ga naar Medewerkerslijst en maak de toewijzing van medewerkers aan hun oude teams ongedaan, omdat ze nu aan de subafdeling zijn toegewezen.
  2. Ga naar Instellingen > Organisatie >  Afdelingen en teams.
  3. Klik op Teams en verwijder alle teams die eerder zijn ingesteld, aangezien ze nu allemaal als subafdelingen in het tabblad Afdelingen verschijnen.

Opmerking
Historische gegevens blijven bewaard in de medewerkersgeschiedenis en in rapporten, ook nadat oude teams zijn verwijderd. Als je ze liever niet verwijdert, kun je ze ook een andere naam geven.

Help ons te verbeteren. Is deze pagina nuttig?