Posities configureren en beheren op het tabblad Posities – Personio

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je posities configureert via zowel het tabblad Posities in het gedeelte Planning, als in het gedeelte Importeren. Ook wordt uitgelegd hoe je posities kunt beheren en bijwerken wanneer nodig.

Het tabblad Functies is een van de drie belangrijkste functies in Personio's personeelsplanning. Hiervoor heb je een abonnement op Personio Core Pro of de Personio Core + Workforce Planning- app nodig.

Toegangsrechten instellen

Als Personio-beheerder kun je andere medewerkers toegang geven tot het tabblad Posities in het gedeelte Planning, zodat ze betrokken kunnen worden bij het positiebeheer.

De toegang moet worden verleend via Toegangsrechten > Configuraties > Planning > Positielijst.

Medewerkers met:

Bewerkingsrechten kunnen posities bekijken, bewerken en nieuwe posities aanmaken via het tabblad Posities, op voorwaarde dat ze minimaal weergaverechten hebben voor het functiehuis en de functiecatalogus.
Weergaverechten kunnen alleen de posities (inclusief de doelgegevens voor de posities) bekijken via het tabblad Posities.

Opmerking
Medewerkers kunnen de attributen van andere medewerkers alleen zien op het tabblad Posities als ze daar toegang toe hebben in het Medewerkersprofiel. Als een manager bijvoorbeeld het team van een medewerker niet kan zien in het Medewerkersprofiel, kan de manager het team van de medewerker ook niet zien op het tabblad Posities.

Een open positie configureren via het tabblad Posities

Volg deze stappen om een open positie te configureren in te stellen op het tabblad Posities:

Ga naar Planning > Posities en klik op Nieuwe positie.
Bepaal de gewenste doelfunctie door de volgende gegevens in te vullen:

	Veld	Uitleg
Verplicht	Eigenaar van functie	De persoon die verantwoordelijk is voor een specifieke functie neemt vaak beslissingen met betrekking tot die rol, zoals het beheren van de kosten die eraan verbonden zijn.
Optioneel	Beoogde leidinggevende	De medewerker die verantwoordelijk is voor het toezicht op de toekomstige medewerker in deze positie. Zodra je een leidinggevende toevoegt, wordt de open positie weergegeven in het organigram.
	Wervingsmanager	De medewerker die verantwoordelijk is voor het wervingsproces voor deze positie.
	Afdeling	De afdeling waar de betreffende medewerker gaat werken.
	Team	De bedrijfsgroep waartoe de betreffende medewerker behoort.
	Kantoor	Het kantoor waar de betreffende medewerker gaat werken.
	Startdatum	De datum waarop een positie begint, zoals aangegeven in het medewerkersplan.
	Beoogde FTE	Dit verwijst naar het fulltime-equivalent (FTE) van die medewerker, berekend door het aantal uur per week te vergelijken met een fulltime rooster. Voer 1,00 in voor een fulltime medewerker of 0,80 voor een parttime medewerker.
	Kostenplaats	Een veld dat wordt gebruikt om onkosten binnen een specifiek bedrijfsgebied toe te wijzen en te volgen voor budgetbeheer.
Verplicht	Functienaam	De functie uit het functiehuis en de functiecatalogus die aan de positie zijn gekoppeld. Selecteer de functienaam om de resterende details automatisch in te vullen.

Klik op Maken om de positie aan te maken. De positie krijgt automatisch de status Open.
Als de functie niet langer nodig of beschikbaar is in je organisatie, klik je op Archiveren. Als er nog een medewerker aan de positie gekoppeld is, wordt deze koppeling verwijderd.

Opmerking
Elke positie heeft een automatisch gegenereerde unieke positie-ID. Deze is zichtbaar zodra je de positie aanmaakt. De aanmaakdatum van de positie wordt ook automatisch gegenereerd zodra de positie wordt aangemaakt.

Een ingevulde positie configureren via het tabblad Posities

Volg deze stappen om een reeds ingevulde positie te configureren via het tabblad Posities:

Ga naar Planning > Posities en klik op Nieuwe positie.
Volg de stappen uit de sectie hierboven om een nieuwe open positie aan te maken.
Klik na het maken opnieuw op de betreffende positie.
Selecteer onder Positiedetails een medewerker uit het keuzemenu Medewerker. Of wijs meerdere medewerkers tegelijk toe via de importfunctie. Houd er rekening mee dat je slechts één medewerker per positie kunt toewijzen.
Zodra een medewerker is toegewezen, verandert de status van de positie automatisch in Ingevuld en kun je de positie verder beheren.

Opmerking
Elke positie heeft een automatisch gegenereerde unieke positie-ID. Deze is zichtbaar zodra de positie is aangemaakt. De aanmaakdatum van de positie wordt ook automatisch gegenereerd zodra de positie wordt aangemaakt.

Posities in bulk toevoegen via het gebied Importeren

Volg deze stappen om meerdere posities tegelijk toe te voegen via het gebied Importeren:

Klik in de hoofdnavigatiebalk op Importen.
Bij Kies type import selecteer je Posities.
Bij Sjabloon downloaden download je het betreffende sjabloon.
Volg de richtlijnen voor het sjabloon om de gegevens te importeren.

Opmerking
Als je een positie importeert zonder dat er een medewerker aan toegewezen is, wordt de status van de positie ingesteld op Open. Als je een positie met toegewezen medewerker importeert, wordt de positiestatus ingesteld op Vervuld.

Posities beheren op het tabblad Posities

De positietabel aanpassen

Ga naar Planning > Posities en klik op Nieuwe positie.
Klik op Kolommen en gebruik de schakelaar om de verschillende kolommen weer te geven/te verbergen.
Sleep de kolommen en zet ze neer om ze te herschikken.
Klik op Filter om de posities die in de positietabel staan te filteren.
Exporteer indien nodig de positietabel als CSV-bestand.

De positiedetails bijwerken

Medewerkers veranderen tijdens hun loopbaan van functie. De onderstaande tabel geeft een overzicht van de belangrijkste wijzigingen in het dienstverband en hoe je deze kunt beheren op het tabblad Posities:

Gebeurtenis	Actie
Je bedrijf heeft besloten een nieuwe positie open te stellen, maar heeft nog niemand aangenomen	Maak een nieuwe positie aan en wijs deze niet toe aan een medewerker. De positie wordt weergegeven als Open.
Je neemt een medewerker aan voor een open positie	Wijs de betreffende medewerker toe aan de nieuwe positie, zodat de positie Vervuld wordt weergegeven. Als je de medewerker hebt aangenomen via de app Werving & selectie, ga dan naar zijn of haar medewerkersprofiel en bewerk het attribuut Functienaam.
Een bestaande medewerker gaat naar een nieuwe positie	Trek de toewijzing van de medewerker aan de vorige positie in, zodat de status van die positie wordt gewijzigd in Open. Wijs de medewerker toe aan de nieuwe positie, zodat de status wordt gewijzigd in Vervuld.
Een medewerker vertrekt tijdelijk, maar zonder vervanger	Geen actie nodig
Een medewerker vertrekt tijdelijk en er is een vervanger	Trek de toewijzing van de vertrekkende medewerker in en wijs de vervanger toe aan de positie.
Je bedrijf besluit dat de positie niet langer relevant is	Archiveer de positie. Als er nog een medewerker aan de positie is toegewezen, wordt de toewijzing automatisch ingetrokken.

Waar kunnen we je mee helpen?