In dit artikel wordt uitgelegd hoe je het functiehuis van je bedrijf instelt via de instellingen van Personio, en hoe je een functie toewijst aan medewerkers via hun medewerkersprofiel.
De instellingen van de Functiearchitectuur zijn een van de drie belangrijkste functies in Personio's personeelsplanning,en vereisen het abonnement op Personio Core (voor iedereen beschikbaar).
Uitgebreide toegangsrechten instellen
Als Personio-beheerder kun je andere medewerkers toegang verlenen tot de instellingen van het functiehuis (Instellingen > Organisatie > Functiehuis en catalogus) zodat zij het functiehuis kunnen configureren.
Medewerkers met:
-
Bewerkingsrechten fungeren als beheerders en kunnen de jobcatalogus bekijken en bewerken via de Personio-instellingen.
- Met weergaverechten kunnen andere medewerkers functies bekijken en toewijzen aan andere medewerkers via hun medewerkersprofiel, op voorwaarde dat ze toegang hebben tot het gedeelte met de functienaam op het tabbladPersoonlijke informatie.
Je kunt ook specifiekere toegangsrechten geven aan bepaalde medewerkers:
| Actie | Toegangsrechten | ||
|
Sectie waar het attribuut Functienaam is geplaatst (Toegangsrechten > Persoonsgegevens) |
Andere functieattributen (Toegangsrechten > Persoonsgegevens > Functies) |
Functiehuis (Toegangsrechten > Configuraties > Accountconfiguratie > Functiehuis en catalogus) |
|
| Functiehuisinstellingen weergeven | — | — | Weergeven |
| Functiehuisinstellingen bewerken | — | — | Bewerken |
| De functienaam van de medewerker bewerken via het medewerkersprofiel | Weergeven | — | — |
| De functienaam en andere gerelateerde functieattributen (traject, niveau, familie) van de medewerker bekijken via het medewerkersprofiel | Weergeven | Weergeven | — |
| De functienaam van de medewerker bekijken via het medewerkersprofiel en een wijziging kunnen voorstellen |
Voorstellen |
— | Ten minste bekijken |
| De functienaam van de medewerker bekijken en bewerken via het medewerkersprofiel | Bewerken | — | Ten minste bekijken |
Opmerking
Om het vervolgkeuzemenu van alle functies te kunnen zien en dus ook om een functie aan een medewerker te kunnen voorstellen of toewijzen, moet je toegang hebben tot het functiehuis.
Functiehuis begrijpen
Het functiehuis bestaat uit verplichte en optionele attributen:
Verplicht
| Functienaam | Specifieke en formele titel die aan een rol is toegewezen (bijvoorbeeld: software-ingenieur, marketingmanager, financieel analist). |
Optioneel
|
Functiecatalogus |
Lijst met alle functies die zijn ingesteld via het functiehuis. |
| Functiefamilie | Een groep functies met vergelijkbare kenmerken/functies die dezelfde taken uitvoeren (bijvoorbeeld: verkoop, engineering en productontwerp). |
| Functieniveau | Niveaus geven de senioriteit en complexiteit van een rol binnen een traject aan (bijvoorbeeld: starter, mid-level, senior), zodat rollen die vergelijkbaar zijn qua senioriteit en verantwoordelijkheden samen worden gegroepeerd. |
| Functietraject | Categorie voor loopbaantrajecten binnen een functie (bijvoorbeeld: manager, individuele medewerker en directie). |
| Algemene rang |
Bedrijfsbrede niveaus voor alle functies. Functietrajecten en functieniveaus zijn subgroepen van een algemene rang, die helpt om medewerkers in te delen op basis van senioriteit en salarisschaal. Voor een kleinere organisatie kan een algemene rang hetzelfde zijn als het functieniveau (bijvoorbeeld: Algemene rang 1 en Functieniveau 1 is een individuele medewerker, Algemene rang 2 en Functieniveau 2 is een manager). |
| Salarisbandbreedte | Beloningsschaal die hoort bij een specifiek niveau binnen een functie die kan worden aangepast op basis van locatie. Raadpleeg ons artikel Salarisschalen: best practices en sjabloon voor hulp bij het instellen van salarisschalen. |
Voorbeeld van een functiehuis
Functiehuis voor het fictieve bedrijf 'WorkWonders Ltd.':
Functieniveaus:
▶︎ Startersfuncties met minimale ervaring en verantwoordelijkheden
▶︎ Junior functies met enige ervaring en matige verantwoordelijkheden
▶︎ Mid-level rollen met aanzienlijke ervaring en verantwoordelijkheden
▶︎ Senior functies met ervaring in strategische besluitvorming en leiderschap
▶︎ Rol op directieniveau met leidinggevende ervaring op topniveau en impact op de organisatie
Functietrajecten:
▶︎ Individueel Medewerkerstraject
▶︎ Managementtraject
Functiefamilies:
▶︎ Verkoop en marketing
▶︎ Financiën en boekhouding
▶︎ Human Resources
▶︎ Klantenservice en support
▶︎ Onderzoek en ontwikkeling
▶︎ Engineering en technologie
Functies:
▶︎ Senior Marketing Specialist, Individueel Medewerkerstraject, functieniveau P5 Expert, Rang 5, middelpunt salarisschaal € 35.000
▶︎ Teamleider Marketing, Managementtraject, functieniveu M1, Rang 2, middelpunt salarisschaal € 55.000
▶︎ Senior Marketingmanager, Managementraject, functieniveu M4, Rang 5, middelpunt salarisschaal € 65.000
▶︎ Senior Director Sales & Marketing, Managementtraject, functieniveau M6, Rang 7, middelpunt salarisschaal € 120.000
In Personio zijn hun functietrajecten en -niveaus ingesteld zoals in de onderstaande tabel.
| Rang | Professional | Manager |
|---|---|---|
|
1 |
P1 Starter |
|
|
2 |
P2 In ontwikkeling |
M1 Leidinggevende |
|
3 |
P3 Carrière |
M2 Sr. leidinggevende |
|
4 |
P4 Gevorderd |
M3 Manager |
|
5 |
P5 Expert |
M4 Sr. manager |
|
6 |
P6 Hoofd |
M5 Directeur |
| 7 |
|
M6 Sr. directeur |
| 8 |
|
E7 Vicedirecteur |
| 9 |
|
E8 C-niveau |
Het functiehuis opzetten
Tip
We raden aan om deze Academy-training te voltooien voordat je de functiearchitectuur van je bedrijf in Personio instelt.
Het functiehuis opzetten via de instellingen
Volg deze stap om het functiehuis in te stellen via de Personio-instellingen:
- Ga naar Instellingen > Organisatie > Functiehuis.
- Klik op Functietrajecten > Beheren om zowel de trajecten als de niveaus in te stellen. Zowel trajecten als niveaus moeten een unieke naam hebben. Je kunt de rangen, trajecten en niveaus aanpassen aan de structuur van je bedrijf.
Opmerking
De algemene rangen kunnen niet worden gewijzigd, maar onnodige rangen kunnen wel worden verwijderd. Als je bijvoorbeeld in totaal slechts 8 rangen nodig hebt, kun je de rangen 9 en 10 verwijderen. - Klik op Functiefamilies > Beheren om de functiefamilies van je bedrijf toe te voegen.
- Klik op Nieuwe functie toevoegen om de functienaam toe te voegen en de gerelateerde functiefamilie en het functietraject en functieniveau te selecteren.
- Klik op Bandbreedtes (jaarsalaris) > Bandbreedte instellen om salarisschalen in te stellen. Je kunt kiezen tussen Een algemene bandbreedte instellen en Per kantoor instellen.
- Definieer bij het instellen van algemene salarisschalen een minimum-, maximum- en middenwaarde (optioneel) voor de functie.
- Bij het instellen van salarisschalen per kantoor definieer je de minimum-, maximum- en middenwaarde voor de functie per kantoor om rekening te houden met locatiespecifieke verschillen.
Het functiehuis opzetten via het gedeelte Import
Volg deze stappen om het functiehuis in te stellen via de importfunctionaliteit:
- Ga naar Instellingen > Organisatie > Functiehuis.
- Klik op Functietrajecten > Beheer om zowel de functietrajecten als de functieniveaus in te stellen. Zowel trajecten als niveaus moeten een unieke naam hebben. Je kunt de functierangen, functietrajecten en functieniveaus aanpassen aan de structuur van je bedrijf.
Opmerking
De algemene rangen kunnen niet worden gewijzigd, maar onnodige rangen kunnen wel worden verwijderd. Als je bijvoorbeeld in totaal slechts 8 rangen nodig hebt, kun je de rangen 9 en 10 verwijderen. - Klik in de hoofdnavigatiebalk op Importen.
- Bij Kies type import selecteer je Functiecatalogus of Medewerkers, omdat je beide importbestanden kunt gebruiken voor het importeren van het functiehuis.
- Bij Sjabloon downloaden download je het betreffende sjabloon.
- Volg de richtlijnen voor het sjabloon om de gegevens te importeren.
Het functiehuis bijwerken
Om het bestaande functiehuis en de verschillende functieattributen bij te bijwerken, ga je naar Instellingen > Organisatie > Functiehuis. Het is momenteel niet mogelijk om dit te doen via de importfunctie.
Een functienaam toewijzen aan de medewerker via zijn of haar medewerkersprofiel
- Ga naar het profiel van de betreffende medewerker en klik op Persoonlijke informatie > Bewerken > Functienaam.
- Selecteer de relevante Functienaam in combinatie met het betreffende Functieniveau in het vervolgkeuzemenu. Je kunt nu meer details over de geselecteerde functie bekijken (bijvoorbeeld: functietraject en functieniveau, indien gespecificeerd). Het vervolgkeuzemenu groepeert de functies per functiefamilie. Binnen elke familie worden de functienamen op de volgende manier weergegeven: functienaam, traject, niveau. De volgorde is alfabetisch.
- Om een functie met terugwerkende kracht aan een medewerker toe te wijzen, klik je op Controleren en ingangsdatum instellen en voer je een datum in het verleden in.
- Klik op Indienen om op te slaan.
Opmerking
Het toewijzen van een functienaam aan de medewerker heeft geen invloed op de waarde van het attribuut Functie. De momenteel gebruikte positienaam wordt bijvoorbeeld niet bijgewerkt in de koptekst van het medewerkersprofiel.
Tip
Je kunt ook een functienaam aan de medewerker toewijzen via de medewerkerslijst. Ga hiervoor naar Medewerkerslijst, klik op Lijstkolommen bewerken en voeg het attribuut Functie toe. De nieuwe kolom geeft de waarden weer voor alle functieattributen (functienaam, functietraject, functieniveau, functiefamilie).