In sommige landen, zoals Nederland, ontvangen de medewerkers twee soorten verlofaanspraak: wettelijke en bovenwettelijke.
De wettelijke aanspraak is vereist door de arbeidswet- en regelgeving. Een bedrijf kan vervolgens zorgen voor aanvullende bovenwettelijke aanspraak. De periode waarin bovenwettelijk restverlof kan worden meegenomen kan in Nederland oplopen tot vijf jaar.
Als je bedrijf actief is in een land met dit systeem, heb je waarschijnlijk een apart afwezigheidstype voor elk aanspraak, waarbij de bovenwettelijke wordt onderverdeeld per jaar. Bijvoorbeeld:
- Betaald verlof - Wettelijke aanspraak
- Betaald verlof - Bovenwettelijke aanspraak 2024
- Betaald verlof - Bovenwettelijke aanspraak 2023
- Betaald verlof - Bovenwettelijke aanspraak 2022
Als je medewerkers in Nederland hebt, kun je nu voor beide aanspraken één afwezigheidstype maken. De aanspraak die als eerste vervalt, wordt automatisch opgebruikt.
In dit artikel wordt uitgelegd welke twee opties je hebt om je gegevens te verplaatsen, en hoe je de overgang voorbereidt en uitvoert.
Beslis hoe je je gegevens wilt verplaatsen
Het nieuwe afwezigheidstype bevat niet automatisch de saldo's en afwezigheidsperiodes van medewerkers, dus je moet ze handmatig verplaatsen. Dit kost tijd, maar het is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat je medewerkers ook in de toekomst over de juiste afwezigheidssaldo's beschikken.
Je hebt twee opties, die hieronder worden beschreven. Voordat je met het proces begint, moet je kiezen welke je voor al je medewerkers wilt volgen, omdat je voor elk andere instructies moet doorlopen.
Opmerking
De onderstaande opties zijn alleen geldig voor afwezigheden per dag. Als je in plaats daarvan afwezigheden per uur gebruikt, heb je onze hulp nodig bij de overstap: neem contact op met ons Growth & Success-team.
Optie A: historische en toekomstige afwezigheidsperiodes verplaatsen
Met deze optie verplaats je de afwezigheden van al je medewerkers, van maximaal vijf jaar geleden tot twee jaar in de toekomst.
| Vereisten | Voordelen | Nadelen |
|
Je moet voor al je medewerkers gegevens over afwezigheidsperiodes van de afgelopen vijf jaar hebben opgeslagen in Personio. Als een medewerker minder dan vijf jaar geleden bij je in dienst is getreden, heb je de gegevens over de afwezigheidsperiode nodig vanaf de aanstellingsdatum. |
Je hebt al je gegevens in één afwezigheidstype, wat toekomstige rapportage eenvoudiger maakt. Je kunt alle benodigde gegevens in één keer exporteren en importeren. |
Als je in het verleden verlofregelingen hebt bewerkt, moet je na de import de afwezigheden mogelijk handmatig aanpassen. Als je het saldo in het verleden vaak hebt aangepast, kan het systeem het huidige saldo niet berekenen. |
Optie B: historische afwezigheidssaldo's en huidige en toekomstige afwezigheidsperiodes verplaatsen
Als je geen gegevens van eerdere afwezigheidsperiodes hebt, kun je ook de afwezigheidssaldo's van de afgelopen vijf jaar verplaatsen. Afwezigheidsperiodes van de huidige en komende twee jaar worden alsnog verplaatst.
| Vereisten | Voordelen | Nadelen |
|
Je moet over de afwezigheidssaldo's van je medewerkers beschikken. |
Je hebt geen gegevens nodig over afwezigheidsperiodes vóór het huidige jaar. Het systeem kan het huidige saldo berekenen, zelfs als je het saldo vaak hebt aangepast. |
Voor het nieuwe afwezigheidstype moet je twee verschillende verlofregelingen instellen. De verplaatsing kost meer handmatig werk. Aan het einde van het proces moet je het oude afwezigheidstype aanhouden voor rapportagedoeleinden. |
Bereid je voor op de overstap
Je kunt wanneer je wilt beginnen met de voorbereiding, want de stappen in deze sectie zijn niet tijdgevoelig. Volg deze stappen:
- Ga naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid.
- Identificeer en noteer alle afwezigheidstypes die je opnieuw wilt aanmaken.
- We raden je aan om je medewerkers tot een week voor de dag van de omzetting afwezigheden te laten aanvragen voor de huidige afwezigheidstypes. Dit geeft je leidinggevenden een week de tijd om ze goed te keuren.
- In de week voor de overstap keur je alle openstaande afwezigheidsaanvragen goed. Als je dat niet doet, moeten medewerkers hun openstaande aanvraag na de wijziging opnieuw indienen.
Het nieuwe afwezigheidstype aanmaken
Volg deze stappen, welke optie je ook kiest om je gegevens te verplaatsen:
- Ga naar Instellingen > Werkuren en afwezigheden > Afwezigheid.
- Maak een nieuw afwezigheidstype aan voor elke twee van je huidige afwezigheidstypes. Bijvoorbeeld: maak voor 'Betaald verlof - wettelijk' en 'Betaald verlof - bovenwettelijk' een afwezigheidstype 'Betaald verlof'.
- Kies dezelfde instellingen als voor je huidige afwezigheidstypes en sla deze op.
Voer de overstap uit
De rest van de stappen hangt af van hoe je hebt besloten om je gegevens te verplaatsen. Op de dag van de omzetting:
- Voor optie A, volg de stappen in dit artikel.
- Voor optie B, volg de stappen in dit artikel .
Ik heb ondersteuning nodig
Voor specifieke vragen kun je contact opnemen met onze supportteams of het Growth-team via Help en feedback.
Veelgestelde vragen
Ik zie niet al mijn vervallen aanspraken in het saldo-overzicht van mijn medewerkers.
In het saldo-overzicht worden alleen de vervaldatums voor het huidige vakantiejaar weergegeven. Je kunt je totale saldo van vervallen aanspraken nog zien in de rij 'Restverlof van voorgaande jaren'.
Moet ik de nieuwe afwezigheidstypes aanmaken en al mijn gegevens ernaartoe verplaatsen?Hoewel dit niet noodzakelijk is, raden we het sterk aan. Door het aanmaken van de nieuwe afwezigheidstypes wordt het beheer van afwezigheden binnen je bedrijf in de toekomst eenvoudiger. Als je niet wilt overstappen, kun je nieuwe afwezigheidstypes instellen voor het huidige of komende jaar, en de oude afwezigheidstypes gebruiken totdat er geen aanspraak meer over is. Houd er rekening mee dat jij en je medewerkers in dat geval een aantal jaar moeten schakelen tussen verschillende afwezigheidstypes.