In dit artikel staan alle stappen uitgelegd die beheerders moeten uitvoeren om de beloningscyclus in te stellen, te starten en te beëindigen.

Als beheerder een beloningscyclus instellen

Een nieuwe beloningscyclus maken  

1. Klik op Beloning in de hoofdnavigatiebalk.
2. Klik op Cyclus maken.
3. Voer een unieke cyclusnaam in. Je kunt de cyclus een nieuwe naam geven via de 3 puntjes rechtsboven voordat je ermee begint.
4. Klik op Cyclus maken om te bevestigen.
5. Vul alle instellingen die hieronder tot in detail beschreven staan in voor de beoordelingscyclus.
6. Als alles klaar is, klik je op Cyclus starten.  

In het venster voor het maken van een cyclus herinnert Personio je eraan om je functiehuisin te stellen en salarisschalen te definiëren, die je vervolgens in de werkbladen kunt bekijken. Personio geeft ook aan of bepaalde medewerkers nog geen functienaam hebben. Dit moet gebeuren vóór het begin van de cyclus.

Medewerker toevoegen aan de beloningscyclus

Nadat je de cyclus hebt aangemaakt, selecteer je in aanmerking komende medewerkers. Om in aanmerking te komen moet een medewerker:

• actief zijn,
• een toegewezen leidinggevende hebben,
• een maandelijks salaris ontvangen: medewerkers die een uurloon krijgen, kunnen niet deelnemen aan een cyclus.

Bij het aanmaken van je medewerkerslijst kunt je kiezen tussen Iedereen en Geselecteerde groep , zoals hieronder beschreven.

Iedereen

Met deze optie kun je beginnen met een lijst met alle in aanmerking komende medewerkers en de specifieke medewerkers verwijderen. Volg de onderstaande stappen:

1. Klik op Iedereen. Je kunt ook specifieke medewerkers verwijderen door Markeren als niet in aanmerking komend te selecteren. 
2. Om medewerkers uit de cyclus uit te sluiten, vink je het selectievakje aan en selecteer je Markeren als niet in aanmerking komend. Je kunt met behulp van de zoekbalk zoeken naar individuele medewerkers.
3. Ga naar het tabblad Niet in aanmerking komende medewerkers om alle niet in aanmerking komende medewerkers te bekijken. De grijs weergegeven medewerkers kunnen niet naar in aanmerking komend worden veranderd, Beweeg de cursor over het selectievakje naast de naam van de medewerker om te zien waarom de medewerker niet in aanmerking komt. Als je een uitgesloten medewerker opnieuw wilt opnemen, vink je het selectievakje aan en klik je op Markeren als in aanmerking komend.
4. Klik op Bevestigen om de geselecteerde in aanmerking komende medewerkers op te slaan.

Geselecteerde groep

Met deze optie kun je een groep maken van alle in aanmerking komende medewerkers. Volg deze stappen:

1. Klik op Geselecteerde groep.
2. Vul de veldenStartdatum na enStartdatum voor in voor de groep.
3. Vul de velden Datum laatste salarisverhoging na en Datum laatste verhoging voor in als je de selectie van medewerkers die binnen een bepaald tijdsbestek geen basissalaris hebben ontvangen wilt beperken.
4. Selecteer Juridische entiteit, Kantoor, Type dienstverband en Afdeling.
5. Klik op Lijst maken.

Notitie
Zorg er voordat je alle in aanmerking komende medewerkers selecteert voordat alle salarissen in de medewerkersprofielen up-to-date zijn. Zodra de lijst met in aanmerking komende medewerkers is vastgesteld, worden wijzigingen in de salarissen van medewerkers niet meer opgenomen in de beoordelingscyclus.

Goedkeuringsketen instellen

Je kunt de leidinggevenden selecteren die salarisverhoging mogen voorstellen en goedkeuren. Wanneer je leidinggevenden verwijdert, worden hun directe en indirecte ondergeschikten automatisch toegewezen aan de volgende leidinggevende in de goedkeuringsketen.

Als leidinggevenden eenmaal zijn uitgesloten, kunnen zij het volgende niet meer doen:

• de beloningscyclus in de cycluslijst bekijken
• het werkblad in de cyclus openen
• salarisvoorstellen voor hun directe ondergeschikten bekijken
• notificaties ontvangen

Volg de volgende stappen om een leidinggevende uit een cyclus uit te sluiten:

1. Klik op de knop in de sectie Goedkeuringsketen.
2. Haal het vinkje weg voor de schakelaar naast de naam van de leidinggevende die je wilt uitsluiten.
3. Klik op Bevestigen. Je kunt het totale aantal leidinggevenden bekijken dat in de beloning is inbegrepen.

Opmerking
Als medewerkers aan de lijst met in aanmerking komende medewerkers worden toegevoegd, wordt vervolgens ook hun leidinggevende aan de goedkeuringsflow toegevoegd. De nieuw toegevoegde leidinggevende wordt automatisch ingeschakeld in de goedkeuring. Wanneer een medewerker echter aan de geschiktheidslijst wordt toegevoegd en de leidinggevende van die medewerker eerder is verwijderd, blijft die leidinggevende verwijderd uit die goedkeuringscyclus.

Je kunt de wijzigingen ook ongedaan maken door de bovenstaande stappen te volgen en op de schakelaar voor de naam van de leidinggevende te klikken. Wijzigingen kunnen alleen worden teruggedraaid zolang de cyclus zich in de conceptstatus bevindt. Je kunt de goedkeuring niet meer wijzigen nadat de cyclus is gestart.

 

Performancescore

Geef bij Prestatiebeoordeling aan of leidinggevenden in je bedrijf informatie over de prestaties van medewerkers moeten kunnen zien bij het voorstellen van salarisverhogingen. Volg deze stappen als je dit wilt doen:

1. Klik op Inschakelen.
2. Download de sjabloon.
3. Vul voor elke in aanmerking komende medewerker de kolom met prestatiebeoordeling in. Het downloadbestand is beschikbaar in .csv-formaat. Meer informatie over hoe je het .csv-bestand opent.
4. Beschrijf de prestatiebeoordeling in 40 tekens.
5. Upload de bewerkte sjabloon en klik op Bevestigen > Medewerkersbeoordelingen bekijken om de volledige lijst te zien van in aanmerking komende medewerkers en hun respectievelijke prestatiebeoordelingen.

Opmerking
Als je de lijst met in aanmerking komende medewerkers verwijdert, gaan ook de geïmporteerde gegevens over de prestatiebeoordelingen van de medewerker verloren.

Vergoedingstypen

In het gedeelte Vergoedingstypen kun je de ingangsdatum voor basissalarissen of eenmalige vergoedingen opgeven om te bepalen wanneer salariswijzigingen van toepassing zijn. Volg deze stappen:

Basissalaris

1. Ga naar Vergoedingstypen > Basissalaris.
2. Selecteer een specifieke Ingangsdatum.
3. Klik op Opslaan.

Eenmalige vergoedingen

Bij het beoordelen van de salarissen van de medewerkers kunnen leidinggevenden een eenmalig vergoedingstype per medewerker kiezen. Definieer in Eenmalige vergoeding of leidinggevenden in je bedrijf medewerkers een eenmalige vergoeding kunnen toekennen, bovenop de salarisverhoging. Volg deze stappen als je dit wilt doen:

1. Klik op Inschakelen.
2. Selecteer de relevante eenmalige vergoeding uit de typen die zijn gemaakt via Instellingen > Loonadministratie > Extra vergoeding. Je kunt er ook voor kiezen om een ​​nieuwe eenmalige vergoeding te maken.
3. Standaard wordt de naam van de cyclus toegevoegd als opmerking bij het type eenmalige vergoeding dat zichtbaar is via Medewerkersprofiel > tabblad Salaris > Eenmalige vergoeding. Zodra de beloningscyclus is afgerond, worden de salarissen bijgewerkt. Je kunt de opmerking bewerken om een ​​aangepaste opmerking toe te voegen.
4. Selecteer een specifieke Ingangsdatum.
5. Klik op Opslaan.

Notitie
Momenteel zijn terugkerende vergoedingstypen niet beschikbaar voor selectie. Het is voor leidinggevenden ook niet mogelijk om meer dan één type eenmalige vergoeding per medewerker te selecteren in het Werkblad.

Beoogde doelbonus

Geef bij Beoogde doelbonus aan of leidinggevenden wijzigingen in de bedragen kunnen voorstellen of een op doelen gebaseerde bonus voor hun medewerkers kunnen toevoegen. Volg deze stappen als je dit wilt doen:

1. Ga naar Vergoedingstypen > Beoogde doelbonus.
2. Activeer de schakelaar.
3. Selecteer een specifieke Ingangsdatum.
4. Klik op Opslaan.

Notitie
Houd er rekening mee dat variabele bonussen niet worden ondersteund als vergoedingstype.

Budget en richtlijnen

Een budget toevoegen aan je cyclus

Je kunt een budget aan je cyclus toevoegen. Het budget wordt vastgesteld in de relevante cyclus. Je kunt alleen een budget instellen voor het vaste salaris. Het berekende budget is gebaseerd op Fte of daadwerkelijk salaris.

Volg deze stappen om een cyclus met een budget uit te voeren:

1. Klik op Instellen.
2. Kies bij Budget berekenen op basis van tussen Fulltimesalarissen (100%) en Effectieve salarissen (Parttimesalarissen).
   • Fulltimesalarissen: het budget wordt berekend op basis van het fulltime-equivalent van de jaarlijkse salarissen van in aanmerking komende medewerkers. Als een medewerker een maandelijks salaris heeft, wordt het salaris berekend door het salaris te vermenigvuldigen met 12.
   • Effectieve salarissen: het budget wordt berekend op basis van het werkrooster van de medewerker. Bijvoorbeeld: als iemand maar 80% werkt en zijn fulltimesalaris bedraagt ​​100.000 euro, dan bedraagt ​​het daadwerkelijk salaris van de m 80.000 euro.
3. Bij Een budget instellen met kun je kiezen tussen Richtlijnen en Vaste totale budgetverhoging. Beide opties worden hieronder beschreven.
4. Klik op Opslaan.

Budget instellen met richtlijnen 

Als het budget aan de richtlijnen voldoet, maakt de beheerder een of meer richtlijnen om het totale budget aan medewerkers toe te wijzen. Op basis van deze richtlijnen zien leidinggevenden in hun werkblad een voorstel voor een salarisverhoging per medewerker.

Richtlijnen zijn gebaseerd op kantoor, afdeling of prestatiebeoordelingen. De beheerder kan ook meerdere richtlijnen instellen die bij elkaar worden opgeteld.

Zo krijgen alle medewerkers in München een gelijkmatig verdeelde loonsverhoging van 2%. Een tweede richtlijn stelt dat alle medewerkers met de prestatiebeoordeling Uitmuntend een salarisverhoging van 5% krijgen. De voorgestelde salarisverhoging voor een medewerker met de naam John die in München woont en de prestatiebeoordeling Uitmuntend heeft gekregen, bedraagt ​​dus in totaal 7%.

Als je Richtlijnen selecteert, volg dan deze stappen om een begroting te maken op basis van de richtlijnen:

1. Klik op Budget instellen met > Richtlijnen.
2. Klik op Richtlijnen toevoegen en kies het attribuut waarvoor je een richtlijn wilt instellen. Je kunt een richtlijn opstellen voor 1, 2 of alle 3 de attributen.
3. Voer voor elke rij het percentage of het bedrag van de verhoging in.
4. Het totale budgetbedrag kun je zien in de sectieSubtotaal.
5. Klik op Opslaan.

Notitie
Je kunt de lijst bewerken of het budget verwijderen en het budgetinstellingsproces opnieuw starten, zolang de cyclus nog niet is gestart. Als je de cyclus liever niet meteen wilt starten, kunt je deze altijd opslaan en afsluiten en op een later tijdstip opnieuw starten.

Stel een budget in met behulp van een Vast totaal budget voor de verhoging

Je kunt het budget instellen als een gemiddeld verhogingspercentage of als een globaal absoluut bedrag. Als je een algemeen budgetbedrag toevoegt, berekent het systeem automatisch de gemiddelde procentuele verhoging voor alle in aanmerking komende medewerkers op basis van het totale budgetbedrag en de som van al hun salarissen.

Als je het budgetbedrag invoert, wordt het percentage berekend door de totale som van de salarissen van de in aanmerking komende medewerkers (basis, jaarlijks, Fte) te delen door het budgetbedrag.

Als je een percentage invoert, wordt het budgetbedrag berekend door het percentage toe te passen op het totaalbedrag van de salarissen van de in aanmerking komende medewerker (basis, jaarlijks, Fte).

Als je Vaste totale budgetverhogingselecteert, volg dan deze stappen:

1. Selecteer of je een percentage of een bedrag wilt invoeren met de schakelaar Instellen op %. Wanneer je het percentage invoert in het veld Gemiddelde verhoging , wordt het bedrag automatisch ingevuld onder Budgetbedrag.
2. Selecteer de optie Bedrag weergeven voor leidinggevenden als je wilt dat de leidinggevenden het budget kunnen bekijken op basis van de gecombineerde basissalarissen van hun in aanmerking komende directe en indirecte ondergeschikten.

Notitie
Als je een budget instelt voordat je de lijst met in aanmerking komende medewerkers definieert, worden de berekeningen uitgevoerd nadat de lijst is gemaakt. Je kunt de lijst bewerken of het budget verwijderen en het budgetinstellingsproces opnieuw starten, zolang de cyclus nog niet is gestart. Als je de cyclus liever niet meteen wilt starten, kunt je deze altijd opslaan en afsluiten en op een later tijdstip opnieuw starten.

Nadat je de cyclus hebt gedefinieerd, klik je op Terug naar cycli om terug te gaan naar de cycluslijst. De lijst bevat alle huidige en voorgaande cycli:

• Onder huidige cycli vallen alle cycli met de status Concept of Openstaand.
• Eerdere cycli omvatten alle cycli met de status Gesloten of Voltooid. 

Werkbladsjabloon

Je kunt het werkblad aanpassen door te selecteren welke kenmerken je wilt opnemen en deze in de door jou gewenste volgorde te zetten. Met deze aanpassing kun je het werkblad afstemmen op de specifieke behoeften van je organisatie en medewerkers. Volg deze stappen om de werkbladsjabloon aan te passen.

1. Klik op Werkbladsjabloon.
2. Klik op Bewerken.
3. Selecteer de gewenste attributen en zet ze indien nodig in een andere volgorde.
4. Klik op Opslaan. 

Een beloningscyclus starten als beheerder

1. Een beloningscyclus starten 

Klik op Cyclus starten om de cyclus te starten.

Zodra je de cyclus start, kunnen leidinggevenden updates voorstellen voor de salarissen van hun directe en indirecte ondergeschikten via hun specifieke werkbladen. Ze kunnen de basissalarissen van hun directe en indirecte medewerkers bekijken en bewerken, zelfs als ze geen toegang hebben tot de salarisgegevens op het tabblad Salaris van de medewerkers.

Als er wijzigingen zijn aangebracht in attributen die relevant zijn voor de geschiktheid van de medewerker (bijvoorbeeld de valuta), dan moeten deze wijzigingen worden gecontroleerd. Mogelijk moet je aangeven dat medewerkers niet in aanmerking komen voordat je de cyclus kunt starten. 

Notitie
Zodra de cyclus is gestart, kun je deze niet meer verwijderen en de instellingen ervan niet meer wijzigen (cyclusnaam, geschiktheid of budget). Je kunt de cyclus wel archiveren, zodat die niet langer op de pagina Beloningscycli wordt weergegeven en niet langer toegankelijk is. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

 

2. De voorstellen van de leidinggevenden voor salarisverhoging bekijken en bewerken

Als beheerder kun je de voorgestelde salarisverhogingen bekijken en bewerken nadat de leidinggevenden hun werkblad hebben ingediend. Je kunt het totale toegewezen budget van de leidinggevenden voor al hun rapporten bekijken.

Volg deze stappen om de voorstellen van leidinggevenden te beoordelen:

1. Klik op Beloning in de hoofdnavigatiebalk.
2. Selecteer de betreffende openstaande cyclus in Beloningscycli en klik op Cyclus beheren > Werkbladoverzicht om de voortgang aan de kant van de leidinggevende en de voorgestelde salarisverhoging te bekijken. De leidinggevenden worden weergegeven volgens de hiërarchie van het Personio-organigram. Als je op een leidinggevende klikt, zie je de leidinggevenden die daaronder staan. De status geeft aan of de status nog steeds In behandeling is of dat het werkblad is Ingediend. Als je alleen de werkbladen die In behandeling zijn wilt zien, kun je het filter gebruiken om je weergave aan te passen.

   Tip
   In zowel het werkbladoverzicht als de medewerkerslijst zie je het bedrijfsbudget. Ook wordt aangegeven hoeveel van het budget binnen het bedrijf is uitgegeven aan salarisverhogingen en eenmalige vergoedingen. Als er voor deze cyclus geen budget is vastgesteld, zie je het totale bedrag aan voorgestelde salarisverhogingen zodra deze zijn ingediend. Klik op het filter Boven budget om de ingediende werkbladen te bekijken die boven het budget liggen.

3. Scrol omlaag naar een specifieke leidinggevende en klik op Werkblad om toegang te krijgen tot het desbetreffende werkblad. Je krijgt dan een gedetailleerd weergave van de voorgestelde salarissen voor hun directe en indirecte ondergeschikten. Daar vind je ook het Organisatiebudget van de leidinggevende (voor directe en indirecte ondergeschikten) en het Budget voor directe ondergeschikten van de leidinggevende (alleen voor hun directe ondergeschikten).

Volg de volgende stappen om de voorstellen van de leidinggevenden te bewerken:

1. Klik op Beloning in de hoofdnavigatiebalk.
2. Selecteer in Beloningscyclide betreffende openstaande cyclus en klik op Cyclus beheren > Medewerkerslijst om toegang te krijgen tot een overzicht van alle medewerkers die in aanmerking komen voor de cyclus en om hun voorgestelde nieuwe salarissen daadwerkelijk te bewerken. In de lijst worden alle medewerkers weergegeven waarvan de salarissen worden beoordeeld. Dit geldt ook voor de leidinggevenden die onder leiding staan van andere leidinggevenden.
3. Scrol omlaag naar een specifieke medewerker en bekijk de waarde voor de verschillende kolommen.
4. Zodra je het beoordelingsproces hebt voltooid, klik je op Werkblad indienen. Voer een waarde (een verhoging of een nul) in voor alle in aanmerking komende medewerkers om je werkblad in te dienen.
5. De widget boven de tabel toont de totale salarisverhoging die wordt uitgegeven voor de ondergeschikten van de leidinggevende. Je ziet ook of het budget is gebaseerd op fulltimesalarissen (100%) of effectieve salarissen (parttimesalarissen). Ook als de begroting is gebaseerd op daadwerkelijke salarissen, zie je bij de medewerkers die parttime werken nog steeds het fulltime salaris in de kolom Huidig salaris (100%), aangezien salarisvoorstellen worden ingediend op basis van een fulltime salaris.
6. Selecteer ten slotte in Beloningscycli de betreffende openstaande cyclus en klik op Beoordeling om toegang te krijgen tot Mijn werkblad. Hier kun je als beheerder salarisverhogingen voor je daadwerkelijke directe ondergeschikten voorstellen (voor degenen die in aanmerking komen voor een salarisverhoging in deze cyclus).

7. Daarnaast kun je een notitie toevoegen aan het werkblad van de leidinggevenden, zodat je meer context krijgt voor je aanpassingen aan de oorspronkelijke voorstellen voor salarisverhoging. Je kunt deze notities bewerken en verwijderen totdat je op Werkblad indienen klinkt.

8. Nadat je alle relevante salarissen hebt bewerkt, klik je op Werkblad indienen.

Nadat je de voorstellen van de leidinggevenden hebt bekeken en bewerkt, kun je een bestand downloaden met een overzicht van de voorstellen voor salarisverhoging:

1. Klik op Beloning in de hoofdnavigatiebalk.
2. Selecteer in Beloningscyclide betreffende openstaande cyclus en klik op Cyclus beheren > Medewerkerslijst.
3. Klik op de knop naast de schakelaar Maandelijks – Jaarlijks om een .csv-bestand te downloaden. Dit bestand bevat een overzicht van de voorstellen voor salariswijziging (huidig ​​vast salaris, verhoging in %, nieuw vast salaris, prestatiebeoordelingen enz.), evenals de aanvullende notities die zijn achtergelaten door leidinggevenden en beheerders. Het bestand bevat ook gegevens over het huidige daadwerkelijke salaris, het nieuwe daadwerkelijk salaris en het fulltimesalaris. Met dit bestand kunt je verslag doen van inzichten en deze delen met andere collega's in het bedrijf, zoals de afdeling Financiën. Je kunt dit bestand ook downloaden zodra de Beloningscyclus is beëindigd en/of afgerond.

3. Een werkblad indienen namens een leidinggevende 

Als een leidinggevende een werkblad niet kan indienen, kun je dit namens de leidinggevende doen:  

1. Klik op Beloning in de hoofdnavigatiebalk.
2. Selecteer in Beloningscyclus de betreffende openstaande cyclus en klik op Cyclus beheren > Werkbladoverzicht.
3. Scroll naar beneden naar een specifieke leidinggevende en klik op het pictogram naast Werkblad om het werkblad namens die leidinggevende bewerken.
4. Bevestig de indiening, zodat de status van het werkblad verandert in Ingediend.
5. Klik op Werkblad om de voorstellen voor salarisverhoging namens de leidinggevende te bekijken en bewerken. 

   Notitie
   Namens een leidinggevende een werkblad indienen heeft de volgende gevolgen:
   
   ▶︎ Alle opgeslagen voorstellen van de oorspronkelijke eigenaar van het werkblad worden ingediend.
   ▶︎ De oorspronkelijke eigenaar heeft geen bewerkingsrechten meer voor het werkblad, maar kan het werkblad nog wel bekijken.  
   ▶︎ De salarisvoorstellen voor de indirecte ondergeschikten van de oorspronkelijke eigenaar van het werkblad zijn ofwel leeg als er geen voorstel is opgeslagen door de lagere manager(s), ofwel ingevuld met de waarde die is opgeslagen of ingediend door de lagere manager(s). 

Een beloningscyclus beëindigen als beheerder

1. Een beloningscyclus afsluiten

Zodra alle leidinggevenden hun werkbladen hebben voltooid en ingeleverd, kun je de beloningscyclus afsluiten. Als je de beloningscyclus afsluit, wordt de bewerkingsbevoegdheid van leidinggevenden verwijderd.

Ze kunnen hun werkbladen nog steeds in een alleen-lezen-indeling bekijken, maar geen salarisvoorstellen meer indienen en ook hun werkbladen niet. 

Volg hiervoor deze stappen: 

1. Klik op Beloning in de hoofdnavigatiebalk.
2. Selecteer in Beloningscycli de betreffende openstaande cyclus en klik op Cyclus beheren.
3. Klik op Afsluiten voor leidinggevenden.
4. Vink het vakje aan om te bevestigen en klik op Cyclus afsluiten.

Notitie
Als er nog werkbladindieningen in behandeling zijn, kun je de cyclus toch afsluiten. In dit geval worden alle werkbladen die nog niet zijn ingediend, ingediend met eventueel opgeslagen salarisvoorstellen die door de leidinggevende zijn ingevoerd. 

2. De beloningscyclus voltooien 

Als je de beloningscyclus voltooit, worden alle voorgestelde salarisverhogingen geblokkeerd en wordt de bewerkingsbevoegdheid van beheerders verwijderd. Je kunt geen wijzigingen meer aanbrengen in de salarisvoorstellen. Leidinggevenden kunnen hun werkbladen nog wel bekijken als alleen-lezen.  

Volg hiervoor deze stappen: 

1. Klik op Beloning in de hoofdnavigatiebalk.
2. Selecteer in Beloningscycli de betreffende openstaande cyclus en klik op Cyclus beheren.
3. Klik op Cyclus voltooien. 
4. Vink het vakje aan om te bevestigen en klik op Voltooien.

3. Salarissen bijwerken zodra de beloningscyclus is voltooid

Als beheerder kun je de bijgewerkte salarisgegevens overzetten naar de relevante medewerkersprofielen.

Op deze manier verschijnen de nieuwe salarisgegevens automatisch op het tabblad Salaris van de medewerkers. 

Volg hiervoor deze stappen: 

1. Klik op Beloning in de hoofdnavigatiebalk. 
2. Selecteer in Beloningscycli de betreffende openstaande cyclus en klik op Cyclus beheren.
3. Klik op Salarissen bijwerken.
4. Bevestig dat je de cyclusgegevens wilt verzenden en klik op Salarissen bijwerken. Nadat de salarissen zijn bijgewerkt, kun je geen verdere wijzigingen meer aanbrengen in deze cyclus. 

   Tip
   Je kunt de salarissen van medewerkers ook bijwerken via de medewerkerslijst of via de importeerfunctie. Hiervoor upload je het .csv-bestand dat je eerder hebt gedownload via Beloningscyclus > Medewerkerslijst.

5. Klik op de knop naast de schakelaar Maandelijks – Jaarlijks om een .csv-bestand te downloaden. Dit bestand bevat een overzicht van de voorstellen voor salariswijzigingen (huidig vast salaris, verhoging in %, nieuw vast salaris enz.). Met dit bestand kunt je verslag doen van inzichten en deze delen met andere collega's in het bedrijf, zoals de afdeling Financiën. Je kunt dit bestand ook downloaden zodra de Beloningscyclus is beëindigd en/of afgerond.

Het .csv-bestand openen met Excel of Google Sheets

Volg de onderstaande instructies om het .csv-bestand te openen met Microsoft Excel of Google Sheets.

Met Microsoft Excel

• Selecteer je bestand en klik met de rechtermuisknop op > Openen met > Microsoft Excel.
• Selecteer kolom A in Excel.
• Ga naar Gegevens > Tekst naar kolommen converteren.
• Kies de optie Gescheiden en klik op Volgende.
• Selecteer Komma, klik op Volgende en daarna op Voltooien.

Google Spreadsheets

• Open een nieuwe spreadsheet.
• Ga naar Bestand > Importeren > Uploaden en selecteer het bestand dat je wilt exporteren.
• In het pop-upvenster selecteer je Komma onder Scheidingsteken.
• Klik op Gegevens importeren.

4. Beloningsbrieven maken

Als Personio-beheerder kun je beloningsbrieven voor medewerkers maken nadat een cyclus is voltooid. Maak vooraf een sjabloon met behulp van belonings-placeholders en upload deze naar de sectie documentsjabloon in Personio. Nadat je de foto's hebt geüpload, volg je de volgende stappen:

1. Klik op Beloning in de hoofdnavigatiebalk.
2. Selecteer in Beloningscycli de betreffende openstaande cyclus en klik op Cyclus beheren.
3. Klik op het tabblad Medewerkerslijst om alle medewerkers te bekijken die zijn gekozen in de cyclus.
4. Selecteer alle medewerkers voor wie je beloningsbrieven wilt maken en klik op Beloningsbrieven maken.
5. Selecteer in het documentvoorbeeld onder Sjablonen sjabloon en taal, breng de gewenste wijzigingen aan en klik op Volgende.
6. Bekijk welke Variabelen vooraf zijn ingevuld op basis van de persoonsgegevens voor elk attribuut en klik op Volgende.
7. Voer onder Details een Naam, Bestandstype en eventueel een Documentdatum in voordat je op Volgende klikt.
8. Als de functie voor elektronische handtekeningen is geactiveerd, selecteer je de ondertekenaar van het document, E-mailtaalen voer je eventueel eenE-mailberichtin onder Handtekening. Klik vervolgens op Volgende.
9. In het laatste voorbeeld zie je het gemaakte document. Kies of je medewerkers op de hoogte wilt stellen van het gemaakte document. Klik op Documenten makenom in te dienen. 

Notitie
Zodra er beloningsbrieven zijn aangemaakt, worden deze direct met de medewerkers gedeeld. Ze zijn dan te vinden onder de betreffende documentscategorie in het medewerkersprofiel. Als beloningsbrieven na salarisconversaties moeten worden weergegeven, adviseren we je om voor alle medewerkers de weergaverechten voor de betreffende documentcategorie te deactiveren en ervoor te kiezen om medewerkers niet actief te informeren over het nieuwe document in de aanmaakflow, dit om verwarring te voorkomen. 

Tip
Kom te weten hoe je documentcategorieën en sjablonen beheert en raadpleeg ons artikel voorbeeld van documentsjablonen om te downloaden voor voorbeelden over het gebruik van documentsjablonen. Je kunt ook het voorbeeld van de beloningsbrief gebruiken dat aan dit artikel is toegevoegd.

5. De beloningscyclus archiveren 

Als je de Beloningscyclus archiveert, wordt de cyclus volledig verwijderd van de pagina Beloningscycli. Je hebt er dan geen toegang meer toe. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt.

Volg hiervoor deze stappen: 

1. Klik op Beloning in de hoofdnavigatiebalk.
2. Selecteer in Beloningscycli de betreffende openstaande cyclus en klik op Cyclus beheren.
3. Klik op Cyclus archiveren. 
4. Vink het vakje aan om te bevestigen en klik op Archiveren.