Dit artikel biedt een algemeen overzicht van workflows en hoe ze werken. Bekijk Workflows aanmaken voor meer informatie over het maken van workflows.
Ga naar Automatisering > Workflows om toegang te krijgen tot de mogelijkheden voor workflowautomatisering van Personio. Hier vind je een uitgebreide lijst van alle workflows die je hebt gemaakt en informatie over elke workflow. Als je nog geen workflows hebt gemaakt, krijg je een melding dat je een volledig nieuwe workflow kunt aanmaken of er een kunt maken met behulp van een sjabloon.
Wat zijn workflows?
Met Workflows kun je taken in Personio beheren en de efficiëntie van je team te verbeteren. Het zijn geautomatiseerde acties die worden gestart wanneer zich bepaalde gebeurtenissen of voorwaarden voordoen. Deze acties vervangen handmatige taken, wat tijd bespaart en je teams in staat stelt zich te concentreren op het strategische werk.
Alle workflows volgen de logica 'als dit gebeurt, doe dan dat'. Je kunt workflows aanmaken in een omgeving zonder code, waarin je triggers en acties aan elkaar koppelt om aan je specifieke behoeften te voldoen.
Workflows gebruiken in Personio
Afhankelijk van hoe je team of organisatie Personio gebruikt, kunnen bepaalde workflows nuttiger zijn dan andere. Hier zijn enkele voorbeelden van workflows die handig kunnen zijn:
Voorbeelden van workflowtoepassingen
- Notificaties over het uploaden van documenten: Breng specifieke medewerkers of rollen, zoals HR-managers, automatisch op de hoogte als een medewerker een document uploadt naar zijn profiel. Je kunt ook een workflow starten als er met behulp van een sjabloon een document wordt aangemaakt in iemands profiel.
- Statusupdates voor documentondertekening: houd je team op de hoogte van de status van aanvragen voor elektronische handtekeningen. Maak een workflow aan om bepaalde gebruikers op de hoogte te stellen als de status van de ondertekening van een document verandert. Dit hoeft dus niet handmatig gecontroleerd te worden door het team.
- Herinneringen voor tijdregistratie: stuur medewerkers elke vrijdag een herinnering dat ze hun tijdregistratie moeten invullen en indienen. Dit zorgt ervoor dat tijdregistraties op tijd en correct worden ingediend.
- Herinneringen voor de startdatum van medewerkers: gebruik de trigger 'Ten opzicht van een datum' om leidinggevenden een paar dagen voor de startdatum van een nieuwe medewerker een melding te sturen, zodat ze introductiegesprekken kunnen voorbereiden en zaken kunnen coördineren met hun team.
- Herinneringen voor de wijziging van medewerkersattributen: gebruik de trigger 'Gebeurtenis in Personio' om HR direct te waarschuwen als de gegevens van een medewerker zijn bijgewerkt. Je kunt bijvoorbeeld de arbodeskundige op de hoogte stellen als de contactpersoon van een medewerker verandert of de loonadministratie informeren als een medewerker in een ander land gaat werken.
Workflowcomponenten
Workflows bestaan uit vier hoofdcomponenten: triggers, acties, voorwaarden en regels. Elk component speelt een specifieke rol in het bereiken van het gewenste resultaat.
- Triggers starten de workflow op basis van een gebeurtenis of een ingesteld tijdstip. Ze zetten Personio aan om een proces te starten.
- Regels bepalen op basis van attributen in Personio op wie een workflow van toepassing is. Voeg regels toe aan een trigger om deze verder op maat te maken. Je kunt bijvoorbeeld alleen een melding voor het uploaden van een document activeren op het moment dat iemand van een specifieke afdeling een document uploadt.
- Voorwaarden bepalen de criteria waaraan moet worden voldaan voordat een workflow kan beginnen. Voeg voorwaarden toe aan een trigger om de workflow verder op maar te maken. Je kunt bijvoorbeeld alleen een melding van een document activeren als dat document wordt geüpload naar een of meerder specifieke documentcategorieën.
- Acties zijn de stappen die plaatsvinden zodra de triggers, regels en voorwaarden overeenkomen.
Zie workflowcomponenten voor een beschrijving van elk workflowcomponent.
Je eigen workflows maken
Maak je eigen aangepaste workflows met behulp van een van de vooraf gedefinieerde sjablonen in de galerij, of begin vanaf nul. Lees het artikel Workflows maken voor stapsgewijze instructies.
Workflows beheren en monitoren
Bekijk Workflows monitoren en beheren voor meer informatie.