Workflows bestaan uit triggers, acties, regels en voorwaarden. Ze automatiseren taken en helpen je efficiënter te werken in Personio. Je kunt deze componenten aanpassen om Een werkstroom te maken specifiek voor jouw behoeften. Triggers starten de werkstroom, regels en voorwaarden bepalen wanneer deze begint en acties zijn de stappen die plaatsvinden zodra aan alle voorwaarden is voldaan. 

Triggers

Workflows beginnen altijd met een trigger. De trigger leidt ertoe dat de automatisering wordt gestart en de daaropvolgende acties volgen. Er zijn veel soorten triggers, die hieronder worden uitgelegd.

Op tijd gebaseerde trigger

Op tijd gebaseerde triggers starten een automatisering op een ingestelde datum, tijd en frequentie. Er zijn twee hoofdtypen:

• Gepland: De automatisering begint op een specifieke datum, zoals het verzenden van maandelijkse herinneringen naar werknemers over functioneringsgesprekken of enquêtes.
  
  
• Ten opzichte van een datum: De automatisering begint in relatie tot een andere datum, zoals een startdatum voor verlof of de aanstellingsdatum van een werknemer. Kies of het begint op de datum of een bepaald aantal dagen voor of na de datum.

Je kunt desgewenst regels en voorwaarden toevoegen om criteria op te geven met betrekking tot verloftypes, werknemerstypes, statussen en meer.  

Tip:
Houd er bij het plannen van triggers voor specifieke tijden rekening mee dat de functie werkt op basis van de UTC. De eerste helft van de dag is 09.00 uur UTC en de tweede helft van de dag is 13.00 uur UTC.  

Trigger op basis van gebeurtenissen

Triggers op basis van gebeurtenissen starten een automatisering wanneer een specifieke gebeurtenis plaatsvindt in Personio. Selecteer een op gebeurtenissen gebaseerde trigger op type:

• Aanwezigheid en vrije tijd:Getriggerd door aanwezigheids- of verlofgebeurtenissen, zoals wanneer het totale aantal vrije dagen van een werknemer een ingestelde limiet overschrijdt. 
• Goedgekeurde evenementen:Getriggerd door goedkeuringsgerelateerde acties, zoals wanneer een werknemer een aanvraag indient en aanwezigheid of wijzigingen in werknemersgegevens aanbrengt.
  Opmerking: dit triggertype verschijnt alleen voor klanten die zijn overgegaan op de Goedkeuringen in Procedures in automatiseringen.  
• Documenten:Getriggerd door documentgerelateerde acties, zoals wanneer een document wordt gemaakt op basis van een sjabloon, of en de status van de documenthandtekening van de werknemer wordt bijgewerkt.
• Evenementen voor medewerkers:getriggerd door veranderingen met betrekking tot werknemers. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer er een nieuwe medewerker wordt aangemaakt of wanneer de gegevens van een medewerker worden bijgewerkt, zoals een wijziging van afdeling of leidinggevende.  

Toevoegen Regels en voorwaarden om te bepalen op welke medewerkers de automatisering betrekking heeft.
Je kunt bijvoorbeeld instellen dat de automatisering alleen wordt geactiveerd wanneer er medewerkers van bepaalde kantoren worden aangemaakt of wanneer een document naar een specifieke categorie wordt geüpload.

Regels en voorwaarden

Regels en voorwaarden geven je meer controle over workflows op basis van gebeurtenissen en tijd. Gebruik ze om aan te geven wanneer een werkstroom moet worden geactiveerd en op wie deze van invloed moet zijn. 

Voorwaarden

• Voeg voorwaarden toe aan triggers op basis van gebeurtenissen om de criteria te definiëren waaraan een gebeurtenis moet voldoen voordat een werkstroom wordt geactiveerd.

• Als je meerdere voorwaarden toevoegt, kun je kiezen of de werkstroom moet worden geactiveerd zodra deze aan een van de voorwaarden voldoet of alleen wanneer deze aan alle voorwaarden voldoet.

Regels

• Voeg regels toe aan triggers op basis van gebeurtenissen of datums om te filteren op wie de werkstroom van toepassing is. 
• Maak regels op basis van vooraf ingestelde en Aangepaste attributen, of voor hoeveelheidsgerelateerde gegevens. 
• Als je meerdere regels toevoegt, wordt de werkstroom pas geactiveerd als aan alle regels is voldaan.

Opmerking:
In organisaties met actieve salarisintegraties worden bepaalde salariskenmerken (zoals IBAN en salaris-ID) systeemkenmerken en zijn ze niet beschikbaar om te selecteren in regels of voorwaarden.

Voorbeeldregels en voorwaarden voor triggers

Acties

Nadat je een trigger hebt gemaakt, kun je een of meer acties toevoegen. Acties zijn de stappen die worden uitgevoerd zodra een werkstroom wordt gestart. De primaire acties zijn: Wijs een taak toe, melding, stuur een e-mail en voeg een deelnemer toe. Afhankelijk van het actietype kan het opeenvolgend of synchroon plaatsvinden.

• Opeenvolgende acties vereisen dat elke stap is voltooid voordat de volgende kan beginnen. Als je bijvoorbeeld een taak toevoegt vóór de actie 'Een e-mail verzenden' bij het maken van een werkstroom, moet de toegewezen gebruiker diens taak als voltooid markeren om de e-mail te kunnen verzenden. 
• Synchrone acties vinden plaats op hetzelfde moment als een andere actie. 

Een taak toewijzen

Stroomlijn processen door taken toe te wijzen aan een specifieke persoon of rol. Taken die door een automatisering worden geactiveerd, verschijnen in de Personio-inbox. Je kunt de volgende informatie definiëren:

Een toegewezen persoon: de specifieke persoon of rol die de taak zou moeten krijgen. Voordat je toegewezen personen toevoegt, moet je ervoor zorgen dat ze de benodigde toegangsrechten hebben om de taak uit te voeren. Voeg extra toegewezen personen in volgorde toe door meerdere taken aan de workflow toe te voegen. 

Een bericht: Geef de toegewezen personen details over de taak. 

• Gebruik variabelen om specifieke medewerkers in het bericht te vermelden en extra context, zoals documentnamen, te geven.
• Voeg links in die aanvullende informatie kunnen bieden.

Taken vinden opeenvolgend plaats. Acties in de workflow die volgen op een taak, worden pas geactiveerd nadat de toegewezen persoon de taak als voltooid heeft gemarkeerd. De voortgang van een werkstroom bewaken via het tabblad Activiteit.

Notificatie

Stuur updates over een workflow naar de Personio-inbox van een gebruiker om iedereen op de hoogte te houden. Om workflowgerelateerde meldingen te ontvangen, moeten gebruikers "Overig" hebben geactiveerd in hun Instellingen voor persoonlijke meldingen. Hier kunnen ontvangers er ook voor kiezen om e-mailupdates te ontvangen. Meldingen moeten de volgende informatie bevatten:

Ontvangers: Selecteer de personen of Rollen om de melding te ontvangen. Voordat je ontvangers toevoegt, moet je ervoor zorgen dat ze over de nodige toegangsrechten beschikken voor de gegevens met betrekking tot de melding.

Een titel:Geef context over de melding.

Een bericht: Biedt ontvangers informatie over de update. Gebruik variabelen om specifieke werknemers te noemen en extra context te bieden.

Meldingen worden synchroon uitgevoerd en worden tegelijkertijd met de volgende actie geactiveerd. De voortgang van een werkstroom bewaken via het tabblad Activiteit.

Een e-mail sturen

Door een specifieke persoon of rol te e-mailen, kun je de werknemerservaring met minimale inspanning personaliseren. Voor e-mailacties is het volgende vereist:

Ontvangers:Selecteer de personen of rollen in het vervolgkeuzemenu. Voeg elk e-mailadres toe, ook externe, door het adres te typen en op enter te drukken. 

(Optioneel) cc, bcc, antwoord

Het onderwerp van de e-mail: voeg een korte omschrijving toe.

De hoofdtekst van de e-mail: Gebruik RTF-opmaak en koppelingen. Voeg variabelen toe zoals de titel van de workflow, de betrokken medewerker of diens leidinggevende om meer context te bieden.

E-mails worden synchroon uitgevoerd. Ze worden tegelijkertijd met de volgende actie geactiveerd. De voortgang van een werkstroom bewaken via het tabblad Activiteit.

Opmerking:
E-mails kunnen maximaal 50 ontvangers bevatten, waaronder Cc en Bcc. 

Gebruiksscenario's

Voorbeelden:

• Stel een verlofgerelateerde workflow in voor specifieke verloftypes, zoals Ziekteverlof of Ouderschapsverlof.
• Maak een documentgerelateerde workflow die wordt geactiveerd door specifieke documentcategorieën, zoals werkvisa. Pas de workflow nog meer aan, afhankelijk van het kantoor van een werknemer of het land van tewerkstelling.
• Breng relevante medewerkers op de hoogte wanneer de ondertekeningsstatus van een document verandert van In afwachting in Ondertekend.