In dit artikel wordt uitgelegd hoe je aangepaste workflows kunt maken in het gedeelte Automatiseringen. Met de kant-en-klare sjablonen en de codevrije workflowbuilder kun je snel aan de slag met je automatisering.
Bekijk Workflows begrijpen voor meer informatie over workflows in het algemeen. Raadpleeg de relevante artikelen voor het maken van workflows met betrekking tot de levenscyclus van medewerkers: onboarding, offboarding, en goedkeuringen.
Een workflow maken op basis van een sjabloon
Volg deze stappen om een workflow te maken op basis van een sjabloon:
- Zorg ervoor dat je over de vereiste toegangsrechten beschikt om workflows aan te maken.
- Ga naar Automatisering > Workflow aanmaken.
- Selecteer de meest geschikte sjabloon om de Workflow Builder te openen.
- De kant-en-klare workflow wordt weergegeven in een stroomdiagram. Selecteer een workflowcomponent om deze aante passen of te verwijderen, afhankelijk van je behoeften.
- Klik op Een stap toevoegen om extra componenten toe te voegen.
- Kies ervoor om de workflow te activeren of op te slaan als concept.
Als de workflow niet kan worden opgeslagen of geactiveerd, worden stappen waarvoor aanvullende informatie vereist is in het rood weergegeven. Voeg de nodige informatie toe en probeer het opnieuw.
Tip:
Bij het selecteren van ontvangers of toegewezen personen kun je iemand selecteren die is opgenomen in de workflow, een persoon in een specifieke rol selecteren of één of meerdere specifieke personen selecteren.
Een volledig nieuwe workflow maken
Verdiep je in de workflowcomponenten voordat je begint met het maken van een volledig nieuwe workflow.
Volg deze stappen om een volledig nieuwe workflow te maken:
- Ga naar Automatisering > Workflow aanmaken (rechterbovenhoek).
- Klik op Vanaf nul beginnen.
- Selecteer een trigger, definieer deze en voeg een stap toe om de actie te definiëren.
- Voer alle benodigde componenten in.
- Voeg eventueel regels of voorwaarden toe.
- Klik op Toevoegen.
- Herhaal stap 3 en 4 tot je workflow compleet is.
-
Activeer de workflow of sla deze op als concept.
Als de workflow niet kan worden opgeslagen of geactiveerd, worden stappen waarvoor aanvullende informatie vereist is in het rood weergegeven. Voeg de nodige informatie toe en probeer het opnieuw.
Hieronder vind je een stapsgewijze handleiding om een volledig nieuwe workflow te maken.
Workflows opslaan en activeren
Een workflow opslaan als concept
Hierdoor wordt je workflow opgeslagen, maar niet geactiveerd. De workflow is dan nog steeds aanpasbaar, zodat je indien nodig veranderingen kunt aanbrengen. Dit is ideaal om je workflow te perfectioneren of om de nodige goedkeuringen te verkrijgen voordat je de workflow activeert.
Een workflow activeren
Let bij het activeren van een workflow op het volgende:
- Geactiveerde workflows worden uitgevoerd op basis van de gedefinieerde trigger. Zodra de workflow is geactiveerd, kun je de lopende uitvoeringen niet meer stoppen. Je kunt de workflow echter wel deactiveren of verwijderen om te voorkomen dat de workflow in de toekomst nog wordt uitgevoerd.
- Workflows worden geactiveerd zodra aan alle voorwaarden is voldaan, ongeacht de status of toegangsrechten van een medewerker.
- Medewerkers kunnen notificaties of taken ontvangen die te maken hebben met gedeelten waartoe ze geen toegang hebben. Zorg ervoor dat alle ontvangers de nodige toegangsrechten hebben wanneer je ze toevoegt aan een workflow.
- Medewerkers die nog niet zijn uitgenodigd voor Personio, kunnen toch notificaties over een workflow ontvangen, zoals e-mails. Activeer een workflow alleen als alle betrokken medewerkers zijn uitgenodigd voor Personio.
- We raden je aan om alleen uitgenodigde gebruikers, zoals HR-managers, mee te nemen bij het testen van workflows om nauwkeurige resultaten te garanderen.
- Het is verstandig om je workflow samen met een collega te controleren voordat je deze activeert.
Zie hoe je een workflow activeert of workflow bewerkt.
Workflows monitoren en wijzigen
Om workflows te monitoren die je hebt gemaakt met de Workflow Builder, ga je naar het tabblad Activiteit. Hier wordt een lijst weergegeven van workflows die in uitvoering of voltooid zijn. Workflows die je hebt gemaakt en geactiveerd, verschijnen pas op het tabblad Activiteit als de trigger heeft plaatsgevonden.
Zie Workflows monitoren en beheren voor informatie over het volgen van de voortgang van een workflow en het bewerken van een workflow.
Om workflows bij te houden die betrekking hebben op de levenscyclus van medewerkers, zoals onboarding, offboarding, elektronische handtekeningen en goedkeuringsverzoeken, ga je naar Automatisering > Overzicht en klik je onderaan de betreffende widget op Alle bekijken.