In dit artikel wordt uitgelegd hoe je workflows monitort en beheert die zijn gemaakt via het gedeelte Automatisering in Personio. Raadpleeg Workflows aanmaken om je eigen automatisering in te stellen. 

Raadpleeg de betreffende artikelen voor meer informatie over het monitoren of beheren van workflows die betrekking hebben op de levenscyclus van medewerkers, zoals onboarding, offboarding, handtekeningen van medewerkers en goedkeuringen. 

Workflows monitoren

Gebruik het tabblad Activiteit om de prestaties te volgen van workflows die in de afgelopen 30 dagen zijn geactiveerd. De tabel bevat alle namen van geactiveerde workflows en aanvullende details, zoals de toegewezen persoon, wanneer de workflow is geactiveerd, de betrokken persoon en de status. 

• Gebruik de filteropties bovenaan de tabel om workflows te sorteren.
• Selecteer een specifieke workflow uit de lijst om details over de uitvoering ervan te bekijken, zoals de huidige stap, het toegewezen personeel, de toewijzingstijden en meer.

Een workflow bewerken

Je kunt stappen in een workflow toevoegen, bijwerken of verwijderen. Volg deze stappen: 

1. Ga naar Automatiseringen > Workflows. Selecteer de workflow die je wilt bewerken.
2. Klik rechtsboven op Bewerken.
   • Een stap toevoegen: klik op het +-teken, selecteer de betreffende componenten en sla de wijzigingen op.
   • Een stap bewerken: selecteer de betreffende stap en werk de componenten bij. Klik op Toevoegen of Bijwerken om de wijzigingen op te slaan.
   • Een stap verwijderen: selecteer de betreffende stap en klik vervolgens op het prullenbak-pictogram. 
3. Je kunt de workflow opslaan als concept of de nieuwe wijzigingen opslaan en activeren.

Opmerking:
Als je de workflow wijzigt, worden het aantal triggers en de laatste triggertijd op het tabblad Workflows gereset. Als de wijziging betrekking heeft op goedkeuringen, kan de heractivering andere goedkeuringsworkflows overschrijven. Lees meer.

Een bewerkte workflow opslaan

Nadat je een actieve workflow hebt bewerkt, kun je de wijzigingen op twee manieren opslaan:

Opmerking: 
Per workflow kun je één conceptversie opslaan. Het symbool +1 rechts van de status van een workflow op het tabblad Workflows geeft aan dat er een conceptversie is. 

Een workflow kopiëren

Volg deze stappen om een bestaande workflow te kopiëren:

1. Ga naar Automatisering > Workflows.
2. Klik rechts van de workflow die je wilt kopiëren op het pictogram met de drie stippen > workflow kopiëren om een kopie te maken.
3. De gekopieerde workflow wordt weergegeven. Breng wijzigingen aan en voer een nieuwe naam in voor de workflow.
4. Sla de workflow op als concept of activeer de workflow. 

Een workflow activeren

Voordat je begint

Houd rekening met het volgende voordat je een workflow activeert:

• Geactiveerde workflows worden uitgevoerd op basis van de gedefinieerde trigger. Zodra de workflow is geactiveerd, kun je de lopende uitvoeringen niet meer stoppen. Je kunt de workflow echter wel deactiveren of verwijderen om te voorkomen dat de workflow in de toekomst nog wordt uitgevoerd.
• Medewerkers die nog niet zijn uitgenodigd voor Personio, kunnen nog steeds notificaties ontvangen, zoals e-mails, die gekoppeld zijn aan een workflow. Activeer een workflow alleen als alle betrokken medewerkers zijn uitgenodigd voor Personio.
• We raden je aan om alleen uitgenodigde gebruikers, zoals HR-managers, mee te nemen bij het testen van workflows om nauwkeurige resultaten te garanderen. 
• Het is verstandig om je workflow samen met een collega te controleren voordat je deze activeert.

Een workflow activeren

Volg deze stappen om een workflow te activeren:

1. Ga naar Automatisering > Workflows.
2. Maak een workflow of selecteer een bestaande conceptversie of inactieve workflow in de lijst.
3. Bewerk de componenten van de workflow naar wens. 
4. Klik op Opslaan en activeren. 

De workflow verschijnt in de lijst op het tabblad Workflows. Je kunt de voortgang volgen en meer details over de workflow bekijken op het tabblad Activiteit . 

Een workflow deactiveren of verwijderen

Een workflow deactiveren

Volg deze stappen om een workflow te deactiveren:

1. Ga naar Automatiseringen > Workflows. Zoek de workflow die je wilt deactiveren.
2. Klik rechts van de workflow op het pictogram met de drie puntjes.
3. Deactiveer de workflow.

Toekomstige uitvoeringen van de workflow worden niet uitgevoerd. Lopende uitvoeringen kunnen nog worden bekeken en voltooid. 

Een workflow verwijderen

Je kunt alleen conceptversies of inactieve workflows verwijderen. Bekijk hierboven hoe je een workflow deactiveert. Volg deze stappen om een workflow te verwijderen:

1. 1. Ga naar Automatiseringen > Workflows. Zoek de workflow die je wilt verwijderen. 
   2. Als de workflow de status Actief heeft, kun je deze deactiveren.
   3. Klik rechts van de workflow die je wilt verwijderen op het pictogram met de drie puntjes > Workflow verwijderen.

Een niet-werkende workflow herstellen

Personio waarschuwt je niet van tevoren als een workflow niet meer werkt vanwege wijzigingen in een van de elementen van de workflow. In plaats daarvan ontvang je een notificatie wanneer een workflow wordt uitgevoerd en er een probleem optreedt. Zo kun je problemen oplossen en efficiënt blijven werken.

We informeren je als volgt over niet-werkende workflows:

• Personio markeert specifieke fouten wanneer je de workflow opent in de Workflow Builder.
• Er wordt een foutmelding weergegeven in de kolom Status van de workflowlijst in Automations > Workflows. Dit bericht bevat meer details over het probleem.
• Je ontvangt een taak in je inbox met details over het probleem en een link om de niet-werkende workflow te herstellen.
• Je ontvangt een e-mail met een overzicht van de fouten en een link om de niet-werkende workflow te herstellen.

In de sectie Veelvoorkomende redenen van niet-werkende workflows vind je meer informatie over problemen die ervoor kunnen zorgen dat workflows niet meer werken.

Opmerking:
De persoon die de workflow heeft aangemaakt, ontvangt alle notificaties over niet-werkende workflows. Personio wijst deze notificaties niet opnieuw toe als de maker van de workflow niet beschikbaar is.

Een niet-werkende workflow herstellen:

1. Open de niet-werkende workflow.
2. Controleer de gemarkeerde fouten in de Workflow Builder en los ze op.

Als je een workflow herstelt, wordt de teller niet teruggezet op 0. De teller gaat verder waar hij gebleven was. Een herstelde workflow wordt niet alsnog geactiveerd voor triggers die hebben plaatsgevonden terwijl de workflow niet werkte.

Onder niet-werkende workflowcommunicatie vallen ook niet-werkende actiepunten. Als een ontvanger van een notificatie bijvoorbeeld ontbreekt, wordt de workflow gestart, maar wordt de notificatie niet verzonden. In dit geval worden er notificaties, taken en goedkeuringen uitgevoerd, maar worden e-mailacties overgeslagen door het systeem.

Veelvoorkomende redenen van niet-werkende workflows

In de volgende tabel vind je veelvoorkomende redenen van niet-werkende workflows. Deze problemen kunnen optreden in de voorwaarden of regels van de workflowtrigger. Ze kunnen ook te maken hebben met de workflowacties (bijvoorbeeld als er een ontvanger voor een notificatie ontbreekt):