In dit artikel worden de voordelen van vertrouwelijke enquêtes toegelicht en lees je hoe Personio de gegevens van deelnemers beschermt.

Wat is vertrouwelijkheid in Personio Surveys?

Bij enquêtes betekent het waarborgen van de vertrouwelijkheid dat de identiteit van individuele respondenten wordt beschermd. Je kunt reacties zien en analyseren, maar niemand kan een specifiek antwoord koppelen aan een bepaalde medewerker.

In een vertrouwelijke enquête geldt het volgende:

• Niemand kan de identiteit van deelnemers zien, ongeacht hun toegangsrechten.
• Attributen die zijn gemarkeerd als een unieke ID, zijn niet beschikbaar als filters.
• De resultaten worden weergegeven volgens een ingestelde vertrouwelijkheidsdrempel.

Vertrouwelijke en anonieme enquêtes

Personio Enquêtes biedt de mogelijkheid om enquêtes vertrouwelijk te maken, zonder ze te anonimiseren:

Anonieme enquêtes: er wordt geen verband gelegd tussen de identiteit van de deelnemer en diens antwoorden. Hoewel dit zorgt voor volledige anonimiteit, verhindert het ook het filteren van resultaten voor diepgaandere inzichten.

Vertrouwelijke enquêtes: voor gegevensanalyse-doeleinden koppelt het systeem elke reacties aan een respondent :

• Deze verbinding is voor niemand zichtbaar in de Personio-tool. De koppeling wordt bijgehouden in de backend om de privacy van medewerkers te waarborgen.
• Alle gegevensanalyses worden uitgevoerd met bescherming van de vertrouwelijkheid en waar nodig worden reacties gegroepeerd.

Deze twee soorten enquêtes hebben verschillende voor- en nadelen:

Over het algemeen zijn vertrouwelijke enquêtes krachtige tools om feedback te krijgen, deze te analyseren en ernaar te handelen, terwijl de privacy van medewerkers behouden blijft.

Vertrouwelijkheidsdrempel

Personio Surveys beschermt de vertrouwelijkheid dankzij een aangepaste vertrouwelijkheidsdrempel. Deze drempel is het minimale aantal respondenten dat nodig is voordat de gegevens afzonderlijk worden weergegeven. Als de drempel bijvoorbeeld op 5 is ingesteld, worden groepen met minder dan 5 respondenten niet afzonderlijk weergegeven.

De vertrouwelijkheidsdrempel is van toepassing bij het bekijken en filteren van resultaten:

Antwoorden en opmerkingen verbergen

Reacties worden alleen weergegeven als de drempel is bereikt. Als de drempel bijvoorbeeld 5 is en een vraag 3 respondenten heeft, worden de resultaten niet weergegeven.

Hetzelfde geldt voor opmerkingen. Ze worden alleen weergegeven als de drempel is bereikt.

Antwoorden en opmerkingen groeperen

Sommige afdelingen hebben mogelijk niet genoeg antwoorden om de drempel te halen. In dit geval groepeert Personio hun antwoorden.

Hetzelfde geldt voor opmerkingen. Als een afdeling te weinig opmerkingen heeft, groepeert Personio deze met opmerkingen van andere afdelingen. Zo blijven individuele bijdragen privé, maar worden ze wel opgenomen in de enquête.

Voorbeeld 
De vertrouwelijkheidsdrempel is 5. Een enquête heeft de volgende reacties van afdelingen opgeleverd:
Juridisch: 1 reactie
Executive-team: 2 reacties
HR: 2 reacties
IT: 5 reacties
Sales: 8 reacties

Alleen Sales en IT worden afzonderlijk weergegeven. Personio voegt de andere afdelingen samen in één grotere groep, genaamd 'Gegroepeerd vanwege vertrouwelijkheid'. Zo kunnen er geen afzonderlijke respondenten worden herkend.

Houd er rekening mee dat het onmogelijk is om bescherming te garanderen tegen alle combinaties van filters. Als je andere filters gebruikt, kun je misschien conclusies trekken over de identiteit van respondenten.

Vertrouwelijkheid en enquêterapporten

Als je enquêterapporten maakt voor een vertrouwelijke enquête, zijn er vertrouwelijkheidsinstellingen van toepassing. In het rapport worden antwoorden weergegeven op basis van de vertrouwelijkheidsdrempel.

Bovendien kun je de volgende maatregelen treffen om de identiteit van de respondenten te beschermen:

• Schakel alle filteropties uit.
• Geef lezers van het rapport alleen filteropties voor specifieke attributen.
• Verberg reacties met vrije tekst, inclusief opmerkingen.

Vertrouwelijkheidsfuncties testen

Je kunt gebruikmaken van voorbeeldenquêtes om de vertrouwelijkheidsfuncties verder te verkennen en te testen:

1. Klik onder Enquêtes onderaan de pagina op Voorbeeldenquêtes maken.
2. Klik bovenaan de pagina op het filter Gemaakt op.
3. Je ziet drie enquêtes met voorbeeldresultaten die zijn gegenereerd op basis van je medewerkersgegevens. Je kunt ze naar wens testen.