Dit artikel licht toe hoe je een enquête kunt opstellen met Personio Surveys. Je kunt een enquête opstellen met volledig nieuwe vragen of met behulp van een vooraf gedefinieerd sjabloon. Vervolgens kun je de deelnemers selecteren en de instellingen van de enquête configureren. Daarna ben je klaar om de enquête te verzenden.

Een enquête maken

Je hebt de volgende mogelijkheden om een enquête te maken:

Een gesloten eenmalige enquête omzetten in een terugkerende enquête

Deze functie wordt in de komende weken beschikbaar gesteld.

1. Ga naar Enquêtes.
2. Klik op de drie puntjes naast de enquête en selecteer Terugkerend maken.
3. Stel de tijdlijn van de enquête in. Klik op Plannen.

Je oorspronkelijke eenmalige enquête is nu de eerste ronde van je terugkerende enquête. Alle bestaande enquêterapporten blijven behouden en worden nu beschouwd als rapporten met gegevens uit de eerste ronde.

Vragen toevoegen

Volg deze stappen om vragen toe te voegen:

1. Klik in het tekstveld naast het potloodpictogram linksboven om de enquête een naam te geven.
2. Optioneel: voeg een inleiding toe om uit te leggen waar de enquête over gaat, waarom je deze enquête uitvoert of hoelang het invullen duurt. Klik hiervoor op Inleiding toevoegen.
3. Als je nieuwe vragen wilt toevoegen, klik je op Nieuwe vraag toevoegen, voer je de vraag in en selecteer je het type vraag.
   Je kunt kiezen uit 4 verschillende typen vragen:
   ▶︎ Vrije tekst
   ▶︎ Eén keuze
   ▶︎ Meerkeuze
   ▶︎ Schaal: 5-punts Likert-schaal, met boven- en onderlabels die je vrij kunt instellen.
   ▶︎ Net Promoter Score (NPS ^Ⓡ)

Tip: het aantal schalen kan niet worden aangepast, omdat uit onderzoek blijkt dat meer opties leiden tot minder betrouwbare resultaten, en omdat schalen zonder middelpunt de deelnemers dwingen om het eens of oneens te zijn met een stelling.

Thema's toevoegen

1. Klik op Thema's toevoegen als je een vraag wilt categoriseren. Om een nieuw thema toe te voegen, klik je op Thema toevoegen > Thema's beheren > Thema toevoegen. Voer de naam van het thema in en klik op het vinkje. Lees meer over thema's.
2. Als je de vraag verplicht wilt maken, selecteer je Verplicht.
3. Voor vragen met één keuze, meerdere keuzes en keuzeschalen kun je ook opmerkingen toestaan om het gekozen antwoord meer context te verschaffen.

Opmerkingen
▶︎ Je kunt slechts één NPS-vraag aan een enquête toevoegen.
▶︎ Als je nog een vraag met dezelfde stijl wilt maken, klik je op het pictogram Kopiëren.
▶︎ Om de volgorde van de vragen te wijzigen, kun je ze naar de gewenste plek slepen en neerzetten.

Deelnemers selecteren

Als de vragen naar wens zijn, kun je de deelnemers gaan selecteren.

1. Klik op Ga naar Deelnemers.
2. Klik op Rechtstreeks om rechtstreeks deelnemers te kiezen. Gebruik de zoekbalk en het filter om de deelnemers te selecteren.
3. Als je in plaats daarvan deelnemers automatisch wilt toevoegen aan een onboarding- of offboardingenquête, klik je op Bij levenscyclusgebeurtenis. Lees meer over het automatiseren van onboarding- en offboardingenquêtes.

Opmerking
Bij de weergave van medewerkers, attributen en filters wordt rekening gehouden met je toegangsrechten.

Als de enquête voor een bepaalde datum gepland staat, controleren we de status Actief van de medewerkers in je bedrijf op die exacte startdatum en -tijd. Zo worden alleen medewerkers die op dat moment op Actief staan, uitgenodigd om deel te nemen aan de enquête.

De enquête instellen

1. Vertrouwelijkheid en minimaal aantal reacties instellen

Als een enquête als vertrouwelijk wordt gemarkeerd, worden de namen van de deelnemers of andere identificeerbare gegevens niet bekendgemaakt. Daarnaast kun je een vertrouwelijkheidsdrempel voor reacties instellen.

Bijvoorbeeld
Als je de vertrouwelijkheidsdrempel instelt op 5, moet elke vraag minimaal 5 reacties hebben om de resultaten weer te geven. Voor vragen met minder reacties dan het minimum dat je hebt ingesteld, worden geen resultaten weergegeven.

Volg deze stappen om de privacy en het minimale aantal reacties in te stellen voor de enquête:

1. Klik op Ga naar configuratie.
2. Zorg ervoor dat bij Privacy de optie Vertrouwelijk blauw gemarkeerd is.
3. Stel het minimale aantal reacties in.

2. De enquêtemedewerkers kiezen

Klik in Medewerkers op Bewerken om indien nodig mensen te selecteren die aan de enquête willen meewerken:

• Enquêtebeheerders kunnen de enquêtes bewerken en alle reacties zien.
• Medewerkers met de toegang Volledige resultaten bekijken, kunnen alle enquêteresultaten zien. Voor terugkerende enquêtes betekent dit dat ze alle rondes kunnen zien.

3. De tijdlijn bepalen

Kies of de enquête eenmalig of terugkerend moet plaatsvinden.

▶︎ Eenmalige enquêtes vinden slechts één keer plaats en zijn ideaal voor het verzamelen van ad-hocfeedback. Je kunt selecteren wanneer de enquête naar de deelnemers moet worden verzonden en hoelang de enquête open moet blijven.

1. Bij   Tijdlijn selecteer je   Eenmalige enquête.
2. Geef aan wanneer de enquête moet worden geopend en na hoeveel dagen de enquête moet worden gesloten (indien nodig)

▶︎ Terugkerende enquêtes worden na verloop van tijd in meerdere rondes herhaald. Zo kun je de resultaten vergelijken, en in realtime trends en aandachtspunten ontdekken.

1. Bij   Tijdlijn selecteer je   Terugkerende enquête.
2. Selecteer wanneer de eerste ronde moet beginnen en hoelang elke ronde moet duren.
3. Selecteer de frequentie van de enquête.
4. Selecteer wanneer de enquête moet eindigen: na een bepaald aantal rondes of op een specifieke datum.

4. Herinneringen instellen

Kiezen wanneer herinneringen moeten worden verzonden:

1. Om deelnemers aan de enquête te herinneren, bewerk je het aantal dagen voor de sluitingsdatum van de enquête om een automatische e-mailherinnering naar de deelnemers te sturen. Klik op E-mailherinneringen toevoegen om maximaal vier herinneringen in te stellen.
2. Klik vervolgens op Enquête starten / Enquête plannen. De status van de enquête verandert dan in Open of Gepland.

Opmerking
Enquêtes kunnen alleen op het hele uur worden gestart. Alle datums en tijden worden standaard weergegeven in de tijdzone van Berlijn (UTC+1 voor wintertijd, UTC+2 voor zomertijd). Reacties kunnen worden ingediend tot 23:59 uur (Europa/Berlijn) op de dag dat de enquête sluit.

Inbox-taak en e-mailuitnodiging voor deelnemers

Inbox-taak

Zodra de enquête is gelanceerd, ontvangen deelnemers een taak voor de enquête in de Inbox-widget van Personio. Als ze over de taak bewegen, kunnen ze op het pijltje klikken om de enquête in een nieuw venster te openen. Ze kunnen ook op de X-knop klikken om de taak uit de Inbox-widget te verwijderen.

E-mailuitnodiging

Naast de notificatie ontvangt deelnemer ook een e-mail met een link naar de enquête (direct of op de datum en tijd die je hebt gepland). De e-mail bevat de volgende informatie:

• Naam van de enquête
• Informatie over vertrouwelijkheid
• Hoeveel tijd het kost om de enquête in te vullen
• Aantal vragen
• Datum en tijd waarop de enquête sluit 

Opmerkingen
▶︎ De tekst voor de e-mails aan deelnemers kan niet worden gewijzigd.
▶︎ De taal van de e-mail wordt geselecteerd op basis van de persoonlijke taalinstellingen van de ontvanger.
▶︎ De afbeelding bovenaan wordt vervangen door je bedrijfslogo.

De URL van de enquête delen

Als je de URL van de enquête via een ander kanaal wilt delen om herinneringen te versturen, kun je ook de URL van de enquête kopiëren en delen met je medewerkers.

Volg hiervoor de onderstaande stappen:

1. Ga naar Enquêtes en selecteer de enquête die je wilt delen.
2. Klik op de drie puntjes naast de enquête en selecteer Enquêtelink kopiëren in het vervolgkeuzemenu.
3. De link wordt automatisch naar je klembord gekopieerd.

Tip
Op de pagina met resultaten van een enquête kun je ook rechtsboven op de drie puntjes klikken en Enquêtelink kopiëren selecteren in het vervolgkeuzemenu.

Net Promoter®, NPS®, NPS Prism® en de NPS-gerelateerde emoticons zijn geregistreerde handelsmerken van Bain & Company, Inc., NICE Systems, Inc., en Fred Reichheld. Net Promoter ScoreSM en Net Promoter SystemSM zijn servicemerken van Bain & Company, Inc., NICE Systems, Inc. en Fred Reichheld.