Dit artikel licht toe hoe je meldingen beheert in Personio Whistleblowing.

Meldingen openen en ordenen

Personio Whistleblowing biedt casemanagers functies voor het organiseren, toewijzen en prioriteren van meldingen in de meldingskanalen waaraan ze zijn toegewezen. 

Meldingen openen

Om meldingen te openen, selecteer je Klokkenluiden in de hoofdnavigatiebalk van Personio. De Whistleblowing-app opent in een nieuw venster. Gebruik de opties in de linkerzijbalk om alle meldingen, niet-toegewezen meldingen of meldingen die specifiek aan je werden toegewezen te bekijken. Houd er rekening mee dat je alleen meldingen kunt zien die zijn ingediend bij de meldingskanalen waarvoor je de aangewezen casemanager bent.

Meldingen worden weergegeven in een ticketlijst, waar elk ticket uit de volgende componenten bestaat:

• Titel van de melding (zoals gedefinieerd door de melder bij het indienen ervan)
• Aanmaakdatum
• Aan de melding toegewezen persoon (indien toegewezen)
• Categorie (indien toegewezen)
• Meldingskanaal 
• Status 
• Prioriteit

Elke casemanager heeft een andere weergave, afhankelijk van de toegewezen toegangsrechten en meldingskanalen. Zie Casemanagers toevoegen of verwijderen in Personio Whistleblowing.

Notificaties

Casemanagers ontvangen een melding in hun Inbox en op het Personio-dashboard wanneer een melding wordt ingediend op een aan hen toegewezen kanaal. Klik op de melding om toegang te krijgen tot de melding en de bijbehorende details. 

• Alle casemanagers ontvangen een melding via e-mail en hun Inbox in Personio wanneer een nieuwe melding wordt ingediend op een aan hen toegewezen kanaal.
• Individuele casemanagers ontvangen een melding via hun Inbox in Personio wanneer ze door een andere casemanager aan een melding worden toegewezen.
• Individuele casemanagers ontvangen een melding via hun Inbox in Personio wanneer de melder een update of antwoord verzendt. 

Meldingen filteren en sorteren

Meldingen sorteren op hun laatste update of aanmaakdatum

Volg deze stappen om de manier waarop meldingen worden gesorteerd te wijzigen:

1. Ga naar Klokkenluiden > Meldingen. Selecteer Niet toegewezen, Toegewezen aan mij of Alle meldingen in de zijbalk aan de linkerkant.
2. Standaard worden meldingen gesorteerd op Laatst bijgewerkt. Klik op Laatst bijgewerkt > Aanmaakdatum in de rechterbovenhoek om meldingen te sorteren op aanmaakdatum.
3. Gebruik de extra filteropties bovenaan de pagina om de lijst met meldingen verder te verfijnen.

Meldingen filteren op een of meer componenten

Casemanagers kunnen meldingen filteren met behulp van de vervolgkeuzemenu's bovenaan de pagina. Volg deze stappen om meldingen op één of meerdere componenten te filteren:

1. Ga naar Klokkenluiden > Meldingen. Selecteer in de linkerzijbalk Niet toegewezen, Toegewezen aan mij of Alle meldingen.
2. Klik op een filter bovenaan de lijst met meldingen. (Alle toegewezen personen, Alle categorieën, Alle prioriteiten, Alle statussen).
3. Activeer het selectievakje naast elk/alle component(en) die je in de lijstweergave wilt weergeven. 
4. Activeer het selectievakje naast elk/alle component(en) die je uit de lijstweergave wilt verwijderen. 
5. Klik op Klaar om de lijstweergave bij te werken op basis van je selecties.
6. Herhaal stap 1-5 om gelijktijdig meerdere filters toe te passen.
7. Klik op een filter, vink alle selectievakjes opnieuw aan en klik op Klaar om terug te keren naar de oorspronkelijke weergave. Herhaal dit totdat alle selectievakjes voor alle filters zijn aangevinkt.

Logboek meldingen

Selecteer een melding uit de lijst om het volledige logboek en alle berichten ervan te openen. Vouw onderstaande secties uit voor een beschrijving van alle componenten van het logboek van de melding.

De volledige geschiedenis en details van een melding

• Titel van de melding: Ingevoerd door de melder bij het indienen van de melding. Kan niet worden bewerkt.
• Tijdstip van indiening: Dit verschijnt boven de titel en geeft de verstreken tijd weer sinds het indienen van de melding.
• Communicatiegeschiedenis: Alle communicatie tussen de casemanager en de melder worden weergegeven in een chronologische reeks berichten. Het berichtenoverzicht begint met de oorspronkelijke ingediende melding en omvat alle daaropvolgende communicatie tussen de casemanager en de melder, inclusief eventuele bijlagen.
• Wijzigingsgeschiedenis: Alle wijzigingen die zijn aangebracht aan de toegewezen casemanager of status, inclusief wie de wijzigingen heeft doorgevoerd, worden geregistreerd met tijdstempels.
• Berichteninterface: gebruik het tekstvak om de melder een bericht te sturen. Gebruik het paperclippictogram om een bijlage toe te voegen.
• Tijdstempels: Alle meldingen in het logboek zijn voorzien van een tijdstempel, die de verstreken tijd aangeeft sinds de actie werd uitgevoerd. Beweeg over de tijdstempel om de exacte datum en tijd van de actie te zien.
• Pictogram met drie puntjes (...): Dit pictogram bevindt zich bovenaan het logboek van de melding, rechts van de titel. Klik hierop om toegang te krijgen tot de optie om de melding te verwijderen.

De tabbladen voor meldingsinformatie en Service Level Agreements

Tabblad Info

Dit tabblad bevindt zich in de rechtse zijbalk van de berichtengeschiedenis en omvat het volgende: 

• Status: Casemanagers kunnen dit afhankelijk van de voortgang van de melding wijzigen. De wijziging wordt weergegeven in het logboek van de melding en kan zowel door de melder als de casemanager worden bekeken.
  De statusopties zijn: Te doen, In uitvoering, In afwachting, Opgelost.
• Meldingskanaal: Geselecteerd door de melder in het ingediende formulier. (De optie Branche). Dit kan niet worden gewijzigd. 
• Toegewezen aan: Toont de momenteel toegewezen casemanager. Dit wordt getoond in het logboek voor zowel casemanagers als melders. Casemanagers kunnen niet anoniem reageren op melders.
• Categorie: Toont de categorie, indien oorspronkelijk geselecteerd door de melder, of bijgewerkt door de casemanager. 'Geen categorie' is een optie. De melder kan de categorie die aan diens melding is toegewezen niet zien.
• Prioriteit: Toont de huidige prioriteitsstatus van de melding. 'Geen prioriteit' is een optie. De melder kan niet zien welke prioriteit aan diens melding is toegekend.

Tabblad SLA

Dit tabblad bevindt zich in de rechtse zijbalk van het logboek en omvat het volgende: 

• Bevestigen voor datum: De datum waarop een casemanager de melding moet bevestigen. De gedefinieerde vereiste vindt u hieronder. (Bijvoorbeeld: binnen 7 dagen).
• Substantiële update geven voor datum: De datum waarop de casemanager een substantiële update moet aanleveren. De gedefinieerde vereiste vindt u hieronder (bijvoorbeeld: binnen 3 maanden).

Opmerking:
De tijdlijnen voor bevestiging en substantiële update werden opgenomen in het product conform de EU-klokkenluiderswetgeving en kunnen niet worden aangepast.

Meldingen beheren

De componenten van een melding wijzigen of bijwerken

Casemanagers kunnen bepaalde componenten van een melding wijzigen, zoals de Status, Toegewezen casemanager, Categorie of Prioriteit. Volg onderstaande stappen om één van deze te wijzigen:

1. Ga naar Klokkenluiden > Meldingen.
2. Zoek en selecteer de melding om deze te openen. 
3. Klik op Info in de zijbalk aan de rechterkant. 
4. Klik op het component dat je wilt bijwerken, verwijderen of waarvan je de toewijzing ongedaan wilt maken.
5. Selecteer een optie uit de lijst die verschijnt, of klik op Verwijderen/Toewijzing opheffen.

Alle wijzigingen verschijnen automatisch in het logboek van de melding en de melder ziet eventuele antwoorden of updates van de casemanager of de status.

Tip
Aan een meldingskanaal toegewezen casemanagers kunnen meteen een casemanager toewijzen in de lijstweergave, de categorie bijwerken, de prioriteit instellen of de status van een melding wijzigen. Klik op een component om de beschikbare acties te bekijken.

Op een melding reageren

Volg deze stappen om op een melding te reageren:

1. Ga naar Whistleblowing > Meldingen > Aan mij toegewezen.
2. Open de melding waaraan je wilt werken.
3. Selecteer op het tabblad Info in de rechtste zijbalk alle componenten die relevant zijn voor de melding, zoals de status, prioriteit en de eraan toegewezen casemanager.
4. Typ je antwoord in de berichtenbalk onderaan de aanvraag en klik op Antwoord verzenden.
5. Keer terug naar het tabblad Info in de zijbalk en pas indien nodig de status van de melding aan.

De melder kan je antwoord en eventuele updates van de casemanager of de status zien.

Een melding oplossen

Volg deze stappen om een melding op te lossen en te archiveren:

1. Ga naar Klokkenluiden > Meldingen.
2. Zoek en klik op de melding om deze te openen. 
3. Klik op Info in de zijbalk aan de rechterkant.
4. Klik op Status > Opgelost.

De melding wordt weergegeven als Opgelost voor zowel de casemanager als de melder. De melding wordt verplaatst naar Klokkenluiden > Meldingen > Gearchiveerd en verschijnt niet meer in de lijst met meldingen. Melders en casemanagers kunnen er niet meer op reageren of er bijlagen aan toevoegen.

Een gearchiveerde melding herstellen

Volg deze stappen om een gearchiveerde melding te herstellen:

1. Ga naar Klokkenluiden > Meldingen > Gearchiveerd.
2. Zoek en klik op de melding om deze te openen.
3. Klik op Info in de zijbalk aan de rechterkant.
4. Klik op Status en werk de status bij.

De melding wordt terug in de lijst met openstaande meldingen geplaatst en de voortgang wordt bijgewerkt voor de melder.

Een melding verwijderen

Om een melding en de volledige inhoud ervan permanent verwijderen, inclusief berichten en bijlagen, volg je deze stappen:

1. Ga naar Klokkenluiden > Meldingen.
2. Zoek en klik op de melding om deze te openen. 
3. Klik op het pictogram met de drie stippen > Melding verwijderen.
4. Typ 'VERWIJDEREN' in het tekstvak van het bevestigingsvenster.
5. Klik op Melding verwijderen.

Ga naar Klokkenluiden > Meldingen > Archief en volg stappen 2 tot 5 hierboven om een melding uit het archief te verwijderen.

Opmerking:
De verwijdering gebeurt niet automatisch. Casemanagers moeten meldingen verwijderen conform de wettelijke bewaartermijn. Eenmaal verwijderd, blijven er geen gegevens in het systeem achter.