Dit artikel geeft meer informatie over casemanagers in Personio Whistleblowing, hoe je ze kunt toewijzen en hoe je externe gebruikers bij het proces kunt betrekken.

Personio Whistleblowing - Casemanagers

Over casemanagers

Een casemanager is:

• een aangewezen lid van je organisatie (of een externe dienstverlener, zoals een advocaat) met toegang om klokkenluidersmeldingen te bekijken binnen de meldingskanalen waaraan zij zijn toegewezen;
• iemand die op de hoogte is over de EU-wetgeving inzake klokkenluiden, en doorgaans deel uitmaakt van het HR-, juridische of managementteam;
• degene die wordt vermeld als casemanager wanneer een melder een melding opvolgt. Dit betekent dat de naam van de casemanager zichtbaar is voor de melder en gekoppeld is aan eventuele reacties of updates die deze geeft in het logboek van een melding. Als een casemanager diens identiteit niet aan melders wilt tonen, kan als tijdelijke oplossing een nieuw medewerkersprofiel worden toegevoegd.

Vanwege de aard en gevoeligheid van de inhoud binnen de klokkenluiderstool hebben alleen casemanagers er toegang toe. Zie Verschillende toegangsniveaus voor casemanagers voor alle manieren waarop de toegang van een casemanager kan variëren.

Tip
De klokkenluidersapp voor casemanagement staat los van het meldingsformulier. Iedereen heeft toegang tot het meldingsformulier via de link van de organisatie.

Verschillende toegangsniveaus voor casemanagers

De mate van toegang van een casemanager in Personio Whisteblowing is afhankelijk van de toegangsrechten van een gebruiker in Personio en of deze is toegewezen als casemanager aan een of meer meldingskanalen in de klokkenluidersapp. Afhankelijk van de combinatie van deze twee variabelen zijn er drie toegangsniveaus voor casemanagers:

Alleen casemanager

Deze persoon is als casemanager toegewezen aan één of meerdere meldingskanalen in de klokkenluidersapp. Alleen Personio-beheerders of gebruikers met toegangsrechten als 'Kanaalbeheerder' kunnen casemanagers toewijzen. (Wijs casemanagers toe via Personio > Klokkenluiden > Instellingen > Meldingskanalen > Beheren > Casemanager toevoegen). Deze gebruiker:

• kan alleen meldingen bekijken en beantwoorden in de meldingskanalen waaraan ze zijn toegewezen;
• kan de Whistleblowing-instellingen bekijken (inclusief meldingskanalen en casemanagers);
  
• kan geen meldingskanalen bewerken of nieuwe casemanagers toevoegen;
• kan categorieën toevoegen, bewerken en verwijderen in de Whistleblowing-instellingen.

Uitsluitend Personio-beheerder of Uitsluitend kanaalbeheerder

Deze persoon is een Personio-beheerder of een gebruiker aan wie het toegangsrecht 'Kanaalbeheerder' is verleend in Personio. (Wijs het toegangsrecht voor de kanaalbeheerder toe via Personio > Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen > Toegangsrechten > Configuraties > Klokkenluiden). Deze gebruiker:

• heeft geen toegang tot lijsten of details van meldingen;
• heeft alleen toegang tot de Whistleblowing-instellingen (om meldingskanalen te beheren);
• kan meldingskanalen bekijken, toevoegen, bewerken en archiveren;
• kan casemanagers toevoegen aan en verwijderen uit rapportagekanalen; 
• kan de link naar het meldingsformulier openen en kopiëren om deze te delen. 
• Personio-beheerders die geen casemanager zijn, kunnen geen klokkenluidersmeldingen zien door zich voor te doen als een andere Personio-gebruiker die wel casemanager is.

Opmerking: Hoewel Personio-beheerders en kanaalbeheerders casemanagers kunnen toevoegen aan en verwijderen uit meldingskanalen, kunnen ze zichzelf niet toevoegen als casemanager.

Zowel een Personio-beheerder/-kanaalbeheerder als een casemanager

Deze gebruiker is een Personio-beheerder of beschikt over toegangsrechten als 'kanaalbeheerder' in Personio. Daarnaast zijn zij als casemanager toegewezen aan één of meerdere meldingskanalen. Deze gebruiker heeft volledige toegang tot de tool en kan:

• alle meldingen bekijken en beantwoorden via de meldingskanalen die aan hen zijn toegewezen;
• Whistleblowing-instellingen, zoals meldingskanalen en categorieën, bekijken en bewerken;
• casemanagers toevoegen aan en verwijderen uit meldingskanalen.

Casemanagers toevoegen of verwijderen

Casemanagers toevoegen aan een meldingskanaal

Casemanagers kunnen worden toegevoegd door Personio-beheerders of gebruikers met de toegangsrechten 'Kanaalbeheerder'. Volg onderstaande stappen om een casemanager toe te voegen aan een meldingskanaal:

1. Zorg ervoor dat de gebruiker over een Personio-profiel beschikt. Ook externe gebruikers moeten over een Personio-profiel beschikken. Zie Externe gebruikers toewijzen als casemanagers.
2. Selecteer Klokkenluiden in de navigatiebalk van Personio.
3. Een nieuw venster opent de aparte Klokkenluiden-app. Klik linksboven op Klokkenluiden > Instellingen.
4. Selecteer Meldingskanalen in de linkerzijbalk.
5. Klik naast het meldingskanaal waaraan je de casemanager wilt toevoegen op Beheren. 
6. Klik rechtsboven op Casemanager toevoegen, selecteer de casemanager in de vervolgkeuzelijst en klik op Toevoegen. De casemanager verschijnt nu op de pagina Meldingskanalen.
7. Herhaal dit proces voor alle meldingskanalen waaraan deze casemanager moet worden toegewezen. 

Tip
Personio-beheerders of personen met de toegangsrechten 'Kanaalbeheerder' kunnen zichzelf niet toevoegen als casemanager, ze kunnen alleen door anderen als casemanager worden toegevoegd.

Externe gebruikers toevoegen als casemanager

Personio Whistleblowing is afhankelijk van de Personio-authenticatie om toegang tot het product te verlenen. Om een externe gebruiker als kanaalmanager toe te wijzen, moet deze over een Personio-account beschikken. Volg deze stappen om een account in Personio aan te maken voor een externe gebruiker:

1. Selecteer Medewerkers > Medewerkerslijst in de hoofdnavigatiebalk van Personio.
2. Klik rechtsboven op Medewerker toevoegen.
3. Vul de gegevens van de externe gebruiker in. Als de externe gebruiker anoniem wil blijven, voer dan geen echte voor- of achternaam in.
4. Onder HR-informatie > Type dienstverband selecteer je Extern en klik je op Medewerker toevoegen.
5. Ga verder met het toevoegen van de nieuwe gebruiker als casemanager door de stappen voor het toevoegen of verwijderen van casemanagers te volgen.

Opmerking:
Externe medewerkers maken deel uit van je facturatiepakket en worden meegeteld bij het aantal medewerkers van je huidige pakket. Externe medewerkers maken ook deel uit van het organigram.

Casemanagers verwijderen

Wanneer je een casemanager verwijdert heeft deze geen toegang meer heeft tot huidige of toekomstige meldingen in dat meldingskanaal. Volg onderstaande stappen om een casemanager uit een meldingskanaal te verwijderen:

1. Selecteer Klokkenluiden in de navigatiebalk van Personio.
2. Er wordt een apart venster voor klokkenluiders geopend. Klik linksboven op Klokkenluiden > Instellingen.
3. Klik op Meldingskanalen (onder Instellingen in de linkerzijbalk).
4. Klik naast het meldingskanaal waaruit je de casemanager wilt verwijderen op Beheren. 
5. Zoek naar de casemanager in de lijst en klik op Verwijderen.
6. Klik op Deactiveren in het bevestigingsvenster.

Herhaal deze stappen voor alle andere meldingskanalen waaruit je deze casemanager wilt verwijderen.

Het controlespoor van toegevoegde of verwijderde casemanagers bekijken

Alle wijzigingen in casemanagers worden geregistreerd, wat resulteert in een controlespoor van wie welke casemanager heeft toegevoegd, en wanneer. Dit draagt bij aan de naleving. Volg deze stappen om alle wijzigingen te bekijken:

1. Selecteer Klokkenluiden in de navigatiebalk van Personio.
2. Er wordt een apart venster voor klokkenluiders geopend. Klik linksboven op Klokkenluiden > Instellingen.
3. Klik op Meldingskanalen (onder Instellingen in de linkerzijbalk).
4. Klik naast het meldingskanaal dat je wilt bekijken op Beheren.
5. De lijst met casemanagers wordt geopend. Hier zie je:
   • Onder Naam: de casemanager(s) die is/zijn toegevoegd.
   • Onder Actief sinds: de datum waarop de casemanager werd toegevoegd.
   • Onder Toegevoegd door: de naam van de gebruiker die de casemanager heeft toegevoegd. 

Meer informatie

• Personio Whistleblowing implementeren
• Meldingskanalen en -categorieën beheren
• Meldingen in Personio Whistleblowing beheren
• Personio Whistleblowing voor melders