Dit artikel geeft een overzicht van Personio Whistleblowing voor melders. Hier vind je informatie over hoe u een melding voor wangedrag kunt indienen en hoe je een melding kunt opvolgen. Als je bedrijf over de klokkenluidersfunctie beschikt, is deze informatie relevant voor de meeste medewerkers en kan dit artikel door je organisatie worden gebruikt als richtlijn voor meldingen.
Overzicht
Over Personio Whistleblowing
Personio Whistleblowing voorziet werkplekken een veilig en anoniem meldingskanaal waarmee melders:
- anonieme meldingen over wangedrag op de werkvloer kunnen indienen en de volledige controle behouden over de gedeelde informatie;
- zich gesterkt voelen om hun bezorgdheden te uiten, waardoor je bijdraagt aan een bedrijfscultuur waarin iedereen zich veilig voelt om zich te uiten zonder vrees voor vergelding;
- op de hoogte blijven van ingediende meldingen en kunnen communiceren met de casemanager via een veilige, met een wachtwoord beveiligde inbox, zonder ooit hun identiteit bekend te maken.
Lees verder voor meer informatie over het meldingsproces en hoe je je melding kunt opvolgen. Voor meer informatie over onze klokkenluidersfunctie zie de Klokkenluidersfunctie van Personio.
Tip
Het plaatsen van een link heeft geen invloed op de anonimiteit van de melder; het meldingsformulier staat volledig los van Personio en er worden geen persoonsgegevens over de melder bewaard.
Meldingsproces
Een melding indienen
Volg onderstaande stappen om een anonieme melding in te dienen:
- Ga naar de link voor het meldingsformulier en controleer de informatie op de landingspagina. Zorg ervoor dat je elk tabblad in de sectie Veelgestelde vragen uitklapt en bekijkt voordat je verdergaat.
- Selecteer de gewenste taal rechtsbovenaan. De taal van het meldformulier is mede afhankelijk van de taalinstellingen van je browser.
- Klik op Een nieuwe melding melden.
- Selecteer een branche, voltooi de CAPTCHA en klik op Verzenden > Volgende.
(Het branche bepaalt het meldingskanaal waarop je de melding ontvangt). - Selecteer eventueel een categorie die je melding het beste beschrijft en klik op Volgende.
- Voer een titel in, geef een omschrijving van je ervaring en klik op Volgende.
- Upload desgewenst bestanden die je omschrijving context geven en klik dan op Volgende.
- Bekijk de details van de melding en klik op Melding indienen.
- Zorg ervoor om het unieke wachtwoord op te slaan dat op de bevestigingspagina van de indiening vermeld staat. Je hebt dit wachtwoord nodig om toegang te krijgen tot je melding voor reacties of updates.
Opmerking
Er bestaat geen manier om een wachtwoord te herstellen dat niet werd opgeslagen of verloren raakte. Personio Whistleblowing slaat geen ID's op die de melder aan meldingen kunnen koppelen.
Je wachtwoord bewaren
Je ontvangt geen e-mails of notificaties over reacties of updates van je melding, waardoor het opslaan van je wachtwoord essentieel is. Je kunt je melding opvolgen door je wachtwoord in te voeren op de landingspagina voor meldingen. Om je wachtwoord op te slaan, voer je een of meer van de volgende handelingen uit:
- Maak een screenshot van de bevestigingspagina en bewaar deze op een veilige plaats voor toekomstig gebruik.
- Klik op Wachtwoord kopiëren en plak het op een veilige plaats voor toekomstig gebruik.
- Klik op Downloaden om een PDF-versie van het bevestigingsformulier op te slaan. Bewaar deze op een veilige plaats voor toekomstig gebruik.
- Druk de webpagina af en bewaar deze op een veilige plaats voor toekomstig gebruik.
- Klik in je browser op Bestand > Afdrukken > Opslaan als PDF. Bewaar deze op een veilige plaats voor toekomstig gebruik.
- Maak geen bladwijzer voor de pagina, de informatie wordt niet opgeslagen.
Tip
Je wachtwoord wordt niet opgeslagen door het scannen van de QR-code. Gebruik de QR-code om rechtstreeks toegang te krijgen tot je melding zonder het invoeren van je wachtwoord. Door het wachtwoordformulier te downloaden, kun je de QR-code herhaaldelijk gebruiken, zodat je niet naar de landingspagina van de melding hoeft te gaan of je wachtwoord handmatig hoeft in te voeren.
Kwestie-updates
Logboek meldingen
Wanneer een melder toegang krijgt tot diens melding, wordt een logboek met de volgende kenmerken getoond:
Informatie over de melding
- De voortgangsbalk bovenaan geeft de huidige fase van de melding aan. (Ontvangen, Toegewezen, In uitvoering, Opgelost).
- Indien van toepassing, de toegewezen casemanager.
- De verstreken tijd sinds de aanvraag voor het laatst werd bijgewerkt.
- Een volledig logboek van de voortgang van de melding, inclusief tijdstempels, is toegankelijk via de knop Details openen . Dit logboek omvat:
- Het tijdstip waarop de melding werd ontvangen.
- Wanneer de melding werd toegewezen aan een casemanager, samen met de naam van de casemanager. (Inclusief wanneer de melding opnieuw werd toegewezen en aan wie).
- Alle updates van de status van de melding en de bijbehorende tijdstempels.
- Verwijder 'report-case' uit de URL voor de bevestigingspagina om terug te keren naar de landingspagina van het meldingsformulier.
Opmerking:
melders ontvangen geen notificaties over updates. Ze kunnen hun melding opvolgen via de link voor het meldingsformulier.
Berichtengeschiedenis
- De berichtengeschiedenis tussen melder en casemanager wordt weergegeven in een chatvenster, waarbij elke reactie of update wordt vermeld samen met de tijdstempel. De chat begint met het indienen van de oorspronkelijke melding en wordt gevolgd door alle daaropvolgende communicatie tussen de melder en casemanager(s).
- melders kunnen rechtstreeks communiceren met de casemanager of aanvullende informatie toevoegen in het tekstvak onderaan. Dit omvat de optie om bijlagen toe te voegen.
Toegang krijgen tot je melding en de voortgang ervan
Toegang krijgen tot een melding
Volg onderstaande stappen om toegang te krijgen tot een melding die je hebt ingediend:
- Zoek het unieke wachtwoord voor de melding dat je hebt ontvangen toen je de melding indiende.
- Ga naar de link voor het meldingsformulier en klik op Een melding volgen.
- Voer je unieke wachtwoord voor de melding in > Melding openen.
- Hierdoor wordt het logboek van je melding geopend, waarin je oorspronkelijke indiening en eventuele reacties van de casemanager worden weergegeven. De voortgangsbalk bovenaan toont de status van je melding. Zie Logboek voor een omschrijving van alle functies.
Tip
Als je het bevestigingsformulier voor indiening hebt gedownload, scan je de QR-code om het invoeren van je wachtwoord te omzeilen en het logboek van je melding te bekijken.
Een casemanager beantwoorden of aanvullende informatie toevoegen
Volg onderstaande stappen om te reageren op een casemanager of om aanvullende informatie toe te voegen:
- Zoek het unieke wachtwoord voor de melding dat je hebt ontvangen toen je de melding indiende.
- Ga naar de link voor het meldingsformulier en klik op Een melding volgen.
- Voer je unieke wachtwoord voor de melding in > Melding openen.
- Lees en reageer op eventuele berichten van de casemanager door een anoniem bericht in het tekstvak in te voeren.
- Klik op het paperclippictogram en selecteer een of meerdere documenten die je wilt bijvoegen. Het bijgevoegde bestand wordt bovenaan het tekstvak weergegeven. Klik op het X-pictogram om het bestand te verwijderen.
- Klik op Verzenden.
Het antwoord wordt samen met eventuele bijlagen getoond in de berichtengeschiedenis.
Een melding oplossen
Nadat een melding is opgelost, kunnen de melder en eventuele casemanagers nog steeds de geschiedenis ervan inzien, maar kan niemand erop reageren. Volg deze stappen om een melding op te lossen:
- Zoek het unieke wachtwoord voor de melding dat je hebt ontvangen toen je de melding indiende.
- Ga naar de link voor het meldingsformulier en klik op Een melding volgen.
- Voer je unieke wachtwoord voor de melding in > Melding openen.
- Klik bovenaan het logboek op Details openen > Melding oplossen.
- Klik op Melding oplossen in het bevestigingsvenster dat verschijnt.
De status van je melding wordt ingesteld als Opgelost waarna je niet langer kunt reageren of bijlagen kunt toevoegen. Je hebt toegang tot de melding en alle inhoud ervan, inclusief berichten en bijlagen, tot deze door een casemanager wordt verwijderd.