Dit artikel geeft een overzicht van de meldingskanalen en categorieën in Personio Whistleblowing en licht toe hoe je deze kunt aanmaken, bewerken, verwijderen of archiveren.
Opmerking
Alleen Personio-beheerders of -medewerkers met toegangsrechten als 'Kanaalbeheerder' kunnen meldingskanalen beheren. Casemanagers kunnen aangepaste categorieën toevoegen, bewerken of verwijderen. Zie Casemanagers toevoegen of verwijderen in Personio Whistleblowing voor meer informatie.
Meldingskanalen
Over meldingskanalen
Met meldingskanalen kunnen organisaties afzonderlijke kanalen definiëren waaruit hun klokkenluiders kunnen kiezen. Dit is handig wanneer je bedrijf meldingen wil scheiden op basis van het team, dochterbedrijf of de subsectie.
- Casemanagers kunnen de meldingen alleen bekijken binnen het meldingskanaal waaraan ze zijn toegewezen, wat extra veiligheid biedt.
- De gedefinieerde meldingskanalen verschijnen als opties in het vervolgkeuzemenu Branche , in stap één van het meldingsformulier.
- Meldingskanalen kunnen niet worden verwijderd, alleen gearchiveerd.
Zie Casemanagers toevoegen of verwijderen in Personio Whistleblowing voor het beheren en toewijzen van casemanagers.
Een meldingskanaal aanmaken
Volg deze stappen om een nieuw meldingskanaal aan te maken:
- Selecteer Klokkenluidenin de navigatiebalk in Personio.
- Klik in de linkerbovenhoek op Instellingen > Meldingskanalen.
- Klik rechtsboven op Nieuw kanaal toevoegen .
- Voer in het venster dat verschijnt de naam van het meldingskanaal in en klik op Toevoegen.
- Het nieuwe meldingskanaal wordt weergegeven in de lijst met meldingskanalen en als optie in het vervolgkeuzemenu voor de branches in stap één van het meldingsformulier.
Zie Casemanagers toevoegen of verwijderen in Personio Whistleblowing voor het beheren van de casemanagers die aan een meldingskanaal zijn toegewezen.
De naam van een meldingskanaal bewerken
Volg deze stappen om de naam van een meldingskanaal te bewerken:
- Selecteer Klokkenluidenin de navigatiebalk in Personio.
- Klik in de linkerbovenhoek op Instellingen > Meldingskanalen.
- Zoek het meldingskanaal dat je wilt bewerken en klik op het pictogram met de driepuntjes > Naam bewerken.
- Update de naam en klik op Opslaan.
De naam wordt onmiddellijk bijgewerkt in de lijst met meldingskanalen en als optie in het vervolgkeuzemenu voor de branches in stap één van het meldingsformulier.
Een meldingskanaal herstellen of archiveren
Een meldingskanaal archiveren
Volg deze stappen om een bestaand meldingskanaal te archiveren:
- Selecteer Klokkenluiden in de navigatiebalk in Personio.
- Klik in de linkerbovenhoek op Instellingen > Meldingskanalen.
- Zoek het meldingskanaal dat je wilt archiveren en klik op het pictogram met de drie puntjes > Archiveren
- Klik op Kanaal archiveren in het bevestigingsvenster dat verschijnt.
Meldingskanalen kunnen alleen worden gearchiveerd en niet worden verwijderd. Gearchiveerde meldingskanalen zijn niet zichtbaar voor melders in het meldingsformulier, terwijl bestaande meldingen wel zichtbaar blijven voor casemanagers. Melders kunnen hun melding nog steeds opvolgen.
Een meldingskanaal herstellen
Volg deze stappen om een gearchiveerd meldingskanaal te herstellen:
- Selecteer Klokkenluiden in de navigatiebalk in Personio.
- Klik in de linkerbovenhoek op Instellingen > Meldingskanalen.
- Het gearchiveerde meldingskanaal verschijnt in de lijst met meldingskanalen. Zoek het meldingskanaal dat je wilt herstellen en klik op Dearchiveren.
- Klik op Kanaal dearchiveren om dit te bevestigen.
Hierdoor wordt het meldingskanaal zichtbaar voor melders en kun je casemanagers toevoegen of verwijderen die aan dit meldingskanaal zijn toegewezen. Eventueel eerder toegewezen casemanagers worden hersteld.
Categorieën
Over categorieën
De functie categorieën biedt casemanagers een manier om meldingen te sorteren en te ordenen op basis van het soort wangedrag. Alle casemanagers kunnen aangepaste categorieën toevoegen, bewerken of verwijderen.
- Dit geeft melders de mogelijkheid om het onderwerp van hun melding te selecteren.
- Er zijn vier vooraf gedefinieerde standaardcategorieën in Personio Whistleblowing: Discriminatie, Intimidatie, Fraude en Lek. Deze kunnen niet worden bewerkt of verwijderd, maar er kunnen wel nieuwe aangepaste categorieën aan worden toegevoegd.
Een categorie aanmaken
Volg deze stappen om een aangepaste categorie toe te voegen:
- Selecteer Klokkenluiden in de navigatiebalk in Personio.
- Klik in de linkerbovenhoek op Klokkenluiden > Instellingen > Categorieën.
- Klik op Categorie toevoegen, voer een naam in en klik op Toevoegen.
- De nieuwe categorie verschijnt onder Aangepast op de pagina Categorieën en als optie die melders kunnen selecteren tijdens stap twee van het meldingsformulier.
Een categorie bewerken of verwijderen
Volg deze stappen om een aangepaste categorie te bewerken of te verwijderen:
- Selecteer Klokkenluiden in de navigatiebalk in Personio.
- Klik in de linkerbovenhoek op Klokkenluiden > Instellingen > Categorieën.
- Zoek de categorie die je wilt bewerken of verwijderen.
- Om te bewerken: klik op het potloodpictogram rechts van de categorie, voer de nieuwe naam in en klik op Opslaan.
- Om te verwijderen: klik op het X-pictogram rechts van de categorie en klik op Categorie verwijderen om dit te bevestigen. Dit heeft geen invloed op meldingen die deze categorie al hebben.
Wijzigingen worden weergegeven in de categorie-instellingen en in stap twee van het meldingsformulier. Verwijderde categorieën kunnen niet worden bewerkt en worden afzonderlijk vermeld op de instellingenpagina. Naast de categorieën die nog aan rapporten zijn toegewezen verschijnt een pictogram. Een verwijderde categorie blijft zichtbaar in de toewijzingslijsten voor filters en categorieën totdat deze uit alle rapporten wordt verwijderd, maar kan niet worden geselecteerd. Als een verwijderde categorie niet aan bestaande rapporten is toegewezen, verdwijnt deze onmiddellijk uit alle opties.