Dit artikel licht toe hoe je de Personio Whistleblowing-app aan je Personio-pakket kunt toevoegen, samen met de stappen om de tool succesvol te implementeren. Als aanvulling op de informatie in dit artikel raden we je aan de training Personio Whistleblowing lanceren te voltooien via onze Personio Voyager Academy.

Voeg Whistleblowing toe aan je pakket

Om Whistleblowing aan je pakket toe te voegen, kun je zelf je Personio-pakket beheren of contact opnemen met je accountmanager. 

Personio Whistleblowing instellen

De taalvoorkeur instellen

De taalvoorkeuren in je Personio-account zijn van invloed op de taal van je Whistleblowing-app. Als je persoonlijke taal in Personio bijvoorbeeld is ingesteld op Duits, is ook je Whistleblowing-app in het Duits. De taal van het meldingsformulier is afhankelijk van de taalinstellingen van de browser van de melder. De tool gebruikt als standaardtaal het Engels.

Zie Hoe wijzig ik de taal van mijn Personio-account? om je taalvoorkeuren in te stellen.

Toegang verlenen om meldingskanalen en casemanagers te beheren

Nadat je Whistleblowing aan je pakket hebt toegevoegd, moeten de meldingskanalen van je organisatie en casemanagers aan de respectievelijke kanalen worden toegevoegd. Alleen de volgende gebruikers kunnen deze acties uitvoeren: 

• Een Personio-beheerder
• Een Personio-gebruiker met toegangsrechten als 'Kanaalbeheerder' (zie meer details hieronder). 

Vanwege de gevoelige inhoud in Personio Whistleblowing zijn de toegangsrechten voor Personio en de toegangsrechten voor Personio Whistleblowing volledig gescheiden. Hierdoor kunnen verschillende personen fungeren als Personio-beheerders, kanaalbeheerders en casemanagers, waardoor de anonimiteit, gegevensprivacy en naleving worden behouden. Hier vind je meer informatie over de verschillende niveaus toegangsrechten.

Toegangsrechten verlenen aan kanaalbeheerders

Om een individuele 'Kanaalbeheerder' toegangsrechten te verlenen en de mogelijkheid om meldingskanalen of casemanagers te beheren: 

1. Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen.
2. Maak een nieuwe medewerkersrol specifiek voor de kanaalbeheerders voor klokkenluiden van je organisatie. 
3. Voeg alle aangewezen kanaalbeheerders toe aan de nieuw aangemaakte rol. 
4. Selecteer op de pagina Medewerkersrollen de nieuw aangemaakte rol.
5. Klik op het tabblad Toegangsrechten onder de titel van de rol.
6. Scroll omlaag naar Configuraties > Klokkenluiden > Kanaalbeheerder en schakel de toegangsrechten in.
7. Klik op Opslaan.

Opmerking
Casemanagers hoeven niet over toegangsrechten als 'kanaalbeheerder' te beschikken. Verleen dit toegangsrecht alleen aan casemanagers en gebruikers die geautoriseerd zijn om meldingskanalen toe te voegen of te verwijderen.

Meldingskanalen en casemanagers beheren

Meldingskanalen

Melders kunnen hun meldingen indienen bij verschillende kanalen, afhankelijk van hoe de organisatie is opgezet. Dit voegt extra beveiliging toe en zorgt ervoor dat casemanagers alleen meldingen kunnen zien binnen de specifieke meldingskanalen waaraan ze zijn toegewezen. 

Zie Meldingskanalen en -categorieën beheren om meldingskanalen te definiëren.

Tip:
Meldingskanalen kunnen alleen worden gearchiveerd en niet worden verwijderd. Aanbevolen wordt om duidelijke en makkelijk te begrijpen namen voor elk kanaal te gebruiken om verwarring bij melders te voorkomen.

Casemanagers

Alleen gebruikers die zijn aangewezen als casemanager hebben toegang tot meldingen in Personio Whistleblowing. Om als casemanager te worden toegevoegd, moet de gebruiker over een profiel in Personio beschikken. Ze moeten expliciet worden geselecteerd in de app, wat niet is gekoppeld aan andere rollen of rechten in Personio. Alle wijzigingen in casemanagers worden geregistreerd, wat resulteert in een controlespoor van wie welke casemanager heeft toegevoegd, en wanneer. Dit draagt bij aan de naleving. 

Raadpleeg Casemanagers toevoegen of verwijderen in Personio Whistleblowing om een casemanager, inclusief externe personen, aan een meldingskanaal toe te voegen.

Tip
Personio-beheerders en kanaalbeheerders kunnen geen meldingen zien tenzij ze zijn toegewezen als casemanager. In de Whistleblowing-instellingen zien ze alleen de namen van de aan elk meldingskanaal toegewezen casemanagers.

De link naar je meldingsformulier openen en delen

De link naar je meldingsformulier openen

De link naar het meldingsformulier van je organisatie vind je in de Personio Whistleblowing-app. We raden je aan deze link te kopiëren en te delen in toegankelijke gebieden die veel worden bezocht. 

Volg deze stappen om toegang te krijgen tot de link naar het meldingsformulier van je organisatie:

1. Ga naar Personio > Klokkenluiden.
2. Klik in de linkerbovenhoek op Klokkenluiden > Instellingen.
3. Klik onder Instellingen op Link naar meldingsformulier.
4. Klik op Link kopiëren. 
5. Voeg deze link overal toe waar deze zichtbaar en toegankelijk is, zodat individuen makkelijk meldingen kunnen indienen of reeds ingediende meldingen kunnen opvolgen. 

Tip:
De link naar het meldingsformulier van je organisatie is:
https://[hostnaamvanjebedrijf].personiowhistleblowing.com

Een link naar je privacybeleid op je meldingsformulier zetten

De klokkenluidersinstellingen bevatten een optie om het privacybeleid van je organisatie rechtstreeks te koppelen aan de landingspagina voor meldingen. Eenmaal toegevoegd, verschijnt de link op de landingspagina, waar melders deze kunnen raadplegen.

Volg deze stappen om de link naar het privacybeleid van je organisatie toe te voegen:

1. Ga naar Personio > Klokkenluiden.
2. Klik in de linkerbovenhoek op Klokkenluiden > Instellingen.
3. Klik onder Instellingen op link Privacybeleid.
4. Voer de link naar het privacybeleid van je organisatie in en klik op Link opslaan. 

De link verschijnt op de landingspagina van je meldingsformulier, onder de sectie Veelgestelde vragen.

Voorgestelde plaatsen om de link naar je meldingsformulierlink te delen

Een goed toegankelijk en vindbaar meldingsformulier voor klokkenluiden is van essentieel belang. Door het voor medewerkers en externe personen makkelijk te maken om wangedrag te melden, wordt een bedrijfscultuur bevorderd waarin melders zich veilig voelen, aangemoedigd worden om hun zorgen te uiten en beschermd worden tegen vergelding.

Je organisatie kan zelf kiezen hoe en waar de link naar het meldingsformulier wordt gedeeld. Er zijn veel manieren om de link te delen. Denk aan de belangrijkste contactpunten met je medewerkers, sollicitanten of externe personen. 

Zie onderstaande tabel voor enkele suggesties: 

Tip
Het plaatsen van een link heeft geen invloed op de anonimiteit van de melder; het meldingsformulier staat volledig los van Personio en er worden geen persoonsgegevens over de melder bewaard. 

Een meldingsformulier toevoegen als sneltoets op het Personio-dashboard

Volg deze stappen om Whistleblowing toe te voegen als sneltoets op je Personio-dashboard:

1. Ga in Personio naar Instellingen > Organisatie > Dashboard
2. Klik op Sneltoets toevoegen.
3. Selecteer een pictogram en voer een titel in voor de sneltoets.
4. Voeg de link toe aan het meldingsformulier en klik op Toevoegen.
   Gebruik https://<jouwhostnaam>.personiowhistleblowing.com/
   Bijv.: https://PersonioDemoGmbH.personiowhistleblowing.com/

De sneltoets naar je meldingsformulier verschijnt vervolgens op je Personio-dashboard onder Bedrijfssnelkoppelingen.