Overslaan en naar hoofdcontent gaan

Waar kunnen we je mee helpen?

Je kunt als beheerder nu een kijkje nemen in het nieuwe Personio!

Ga naar de startpagina en zet de schakelaar om om het nieuwe intelligente HR-platform te verkennen, compleet met een fris ontwerp en nieuwe functies. Ga gerust vrijuit testen — je wijzigingen zijn tijdens deze vroege toegangsfase niet zichtbaar voor je medewerkers.

De klokkenluidersfunctie van Personio

Gepubliceerd op 04-07-2023

Opmerking
Dit artikel is uitsluitend bedoeld ter informatie en mag niet worden beschouwd als juridisch advies. Sommige informatie in dit artikel is mogelijk niet up-to-date vanwege gewijzigde wetten en regelgeving. Raadpleeg een juridisch professional of relevante autoriteiten in je rechtsgebied(en) voor gedetailleerd advies over naleving en juridische zaken. Personio stelt alleen de technische mogelijkheid en de tool voor klokkenluiders ter beschikking en aanvaardt geen aansprakelijkheid.

Als je interesse hebt in de Whistleblowing-app, kun je meer informatie aanvragen en persoonlijk advies krijgen van ons Customer Growth & Succes-team (pagina alleen beschikbaar in het Engels en Duits).

In dit artikel wordt de Europese richtlijn inzake klokkenluiders uit 2019 beschreven, evenals belangrijke punten om rekening mee te houden als het gaat om de naleving van deze richtlijn.

Overzicht van Richtlijn (EU) 2019/1937

Achtergrond

Op 16 december 2019 heeft de Europese Unie een richtlijn aangenomen om klokkenluiders in alle lidstaten te beschermen. De richtlijn heeft betrekking op een groot aantal onderwerpen en is bedoeld om personen aan te moedigen om inbreuken van de Europese wetgeving te melden, zoals corruptie, fraude, belastingontduiking of dreigingen voor de openbare veiligheid of het milieu. Veel landen hebben al een eigen interpretatie van de wet ingevoerd.

Wat is een klokkenluider?

De Europese Commissie definieert een klokkenluider als iemand die in een werkgerelateerde context verkregen informatie over misstanden meldt of openbaar maakt om schade te voorkomen en dreigingen of schade voor het algemeen belang aan het licht te brengen die anders verborgen zou blijven.

Voor wie geldt de richtlijn?

  • Bedrijven met 50 medewerkers of meer
  • Instellingen en autoriteiten in de publieke sector
  • Gemeenten met 10.000 inwoners of meer

Vereisten

Hoewel de Europese lidstaten de richtlijn op hun eigen manier mogen toepassen, vereist de EU-richtlijn het volgende:

  • Doeltreffende interne meldingskanalen waarmee klokkenluiders misstanden in een organisatie of op de werkplek kunnen melden.
  • Deze kanalen moeten eenvoudig toegankelijk zijn, vertrouwelijkheid garanderen en bescherming bieden tegen represailles.
  • Alle meldingsgerelateerde gegevens moeten worden behandeld conform de regelgeving inzake gegevensprivacy.
  • De aanwijzing van een onpartijdige persoon of afdeling voor opvolging en onderzoek. Dit kunnen de volgende personen zijn:
    • Compliance Officer, Head of HR, juridisch adviseur, Chief Financial Officer (CFO), lid van de Raad van Bestuur of het management.
  • Onbevoegde personen (die geen casemanager zijn) mogen geen toegang hebben tot het systeem of tot informatie over de melder of de inhoud van de melding zelf.
  • Klokkenluiders moeten binnen zeven dagen een ontvangstbevestiging van hun melding ontvangen. Binnen drie maanden moet een inhoudelijke reactie van de organisatie volgen.
  • Bedrijven kunnen de verwerking van meldingen uitbesteden, bijvoorbeeld aan een externe toezichthouder.
  • In sommige scenario's moeten bedrijven met vestigingen in verschillende landen een meldingskanaal per land hebben.
  • Bedrijven met minimaal 250 medewerkers moeten binnen twee jaar na de invoering aan de wet voldoen.
  • Bedrijven met 50 tot 250 medewerkers moeten binnen vier jaar na de invoering aan de wet voldoen
  • In sommige scenario's mogen bedrijven met tussen de 50 en 250 medewerkers een gedeeld meldingskanaal gebruiken om bewijsmateriaal te verkrijgen en te identificeren, op voorwaarde dat aan alle beschreven verplichtingen wordt voldaan.

De klokkenluidersfunctie van Personio

We hebben een klokkenluidersfunctie ontwikkeld voor anonieme tips. Organisaties kunnen deze oplossing gebruiken om te voldoen aan de Europese richtlijn en om alle zaken op één plek te beheren. Raadpleeg de artikelen Overzicht van Personio Whistleblowing en Personio Whistleblowing implementeren voor meer informatie over hoe je aan de slag gaat met Personio Whistleblowing. Op deze pagina kun je aangeven dat je interesse hebt in onze functie, die de volgende voordelen biedt:

Hulp bij naleving

Onze oplossing voldoet aan de Europese richtlijn inzake klokkenluiders uit 2019 en de AVG en helpt je bij het naleven van de regelgeving op het gebied van:

  • Anonimiteit
  • Vertrouwelijkheid
  • Wederzijdse communicatie
  • Verplichte updatetermijnen, zoals voorgeschreven door de klokkenluiderswetgeving

Anonimiteit

Onze veilige en anonieme meldingsoplossing zorgt ervoor dat klokkenluiders zich kunnen uitspreken en gehoord worden, waardoor een bedrijfscultuur ontstaat waarin iedereen zich veilig kan voelen zonder angst voor vergelding.

  • Medewerkers en externe partijen kunnen misstanden melden en updates ontvangen zonder hun identiteit te moeten delen.
  • De klokkenluidersfunctie van Personio biedt een anonieme, met een wachtwoord beveiligde inbox voor elke melding, en alle melders hebben de volledige controle over de gegevens die ze delen.

Beheer van zaken

Je kunt zaken eenvoudig op één plek beheren met ons ticketsysteem. Zo mis je nooit een klokkenluidersmelding en weet je altijd wat de status is van openstaande zaken.

  • Wijs nieuwe zaken aan mensen toe om de verantwoordelijkheid en transparantie te waarborgen.
  • Eén centrale plaats om zaken op te volgen, op te lossen en erop te reageren.
  • Monitor de verplichte termijnen om elke zaak bij te werken en een ontvangstbevestiging te sturen.

Belangrijke punten met betrekking tot naleving

Zorg dat je bekend bent met de nationale wetgeving

  • Alle Europese lidstaten zetten de richtlijn om in nationale wetgeving.
  • Raadpleeg de specifieke wetgeving voor je land of landen, zodat je op de hoogte bent van de meldingsvereisten, kanalen en beschermingsmaatregelen voor klokkenluiders.
  • Houd er rekening mee dat je organisatie te maken kan hebben met verschillende rechtsgebieden waarin de richtlijn op verschillende manieren kan worden geïmplementeerd.
  • Vraag indien nodig juridisch advies.

Zet interne meldingsprocedures op

  • Implementeer duidelijke en toegankelijke meldingsprocedures in je organisatie.
  • Bedenk welke persoon of afdeling de verantwoordelijkheid krijgt voor de afhandeling van binnenkomende meldingen.
  • Hoe bepaal je de prioriteit van binnenkomende meldingen?
  • Stel kwaliteitsnormen en communicatierichtlijnen voor casemanagers vast.
  • Zorg ervoor dat je systeem ook meldingen kan verwerken van niet-medewerkers.

Informeer medewerkers en vergroot het bewustzijn

  • Informeer medewerkers over de rechten en plichten met betrekking tot klokkenluiden.
  • Stel het senior leiderschap in staat om verantwoordelijkheden te handhaven.
  • Zorg ervoor dat medewerkers op de hoogte zijn van de verplichtingen en gevolgen om represailles te voorkomen.
  • Zoek of creëer informatiebronnen en materiaal om medewerkers te informeren en het bewustzijn over het belang van klokkenluiden te vergroten. Stel communicatierichtlijnen op voor casemanagers.

Waarborg vertrouwelijkheid en gegevensbescherming

  • Bescherm de persoonlijke gegevens van klokkenluiders en gemelde incidenten in overeenstemming met de regelgeving inzake gegevensbescherming.

Voorkom vergelding

  • Overweeg beleid en procedures in te voeren om klokkenluiders te beschermen tegen represailles.
  • Creëer een cultuur waarin mensen worden aangemoedigd om misstanden te melden en voorkom discriminatie van mensen die zich uitspreken.

Werk bestaand beleid en bestaande contracten bij

  • Werk je interne beleid, arbeidscontracten en gedragscodes bij om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de Europese richtlijn.

Best practices

Zoals eerder vermeld, is het belangrijk om je uw klokkenluidersfunctie in te stellen overeenkomstig de wettelijke vereisten van uw rechtsgebied(en). Houd hierbij rekening met het volgende:

  • Hoeveel medewerkers telt je kantoor en/of entiteit? Meer dan 49 of meer dan 249?
  • Moet je per land over een apart rapportagekanaal beschikken?
  • Als je meerdere entiteiten in één land hebt, moet je dan over een apart rapportagekanaal per entiteit kunnen beschikken? 

Opmerking
Dit betreft geen juridisch advies, het is de verantwoordelijkheid van de klant om na te gaan of wordt voldaan aan de lokale wetgeving.

 

Meer informatie

Informatie over Personio Whistleblowing

Algemene informatie over klokkenluiders

Deze links zijn voor het laatst bijgewerkt op 27 juli 2023. Raadpleeg een juridisch professional of de relevante autoriteiten in je rechtsgebied(en) voor de meest actuele informatie.

Help ons te verbeteren. Is deze pagina nuttig?