Medewerkersgegevens en kleuraanduidingen in de loonadministratietabel – Personio

In dit artikel wordt beschreven welke medewerkersgegevens in de tabel van de voorbereidende loonadministratie staan en in welke gevallen ze met een kleur zijn aangeduid.

Wanneer worden medewerkers weergegeven in de loonadministratietabel?

Of een medewerker wordt weergegeven in de tabel van de voorbereidende loonadministratie, is afhankelijk van twee dingen: dienstverband en toewijzing aan de loonadministratie. Een medewerker wordt alleen weergegeven in de loonadministratietabel als aan de voorwaarden voor beide aspecten is voldaan.

1. Dienstverband

Er moet aan minimaal één voorwaarde zijn voldaan:

Normaal dienstverband

Beëindiging dienstverband

De medewerker is in de loonperiode minimaal één dag in dienst op basis van de aanstellings- en beëindigingsdatum.

De medewerker ontvangt een salarisbetaling binnen 3 loonperioden na de beëindigingsdatum.

Er is een wijziging geweest in de medewerkersgegevens binnen 3 loonperioden na de beëindigingsdatum.

2. Toewijzing aan de loonadministratie

Naast de voorwaarden met betrekking tot het dienstverband, moet ook aan alle voorwaarden voor de toewijzing aan de loonadministratie zijn voldaan:

Type dienstverband	Dochteronderneming (indien ingeschakeld)	Loonlijst (indien ingeschakeld)
Het type dienstverband van de medewerker is intern .	De medewerker is toegewezen aan een dochteronderneming (de medewerkersgeschiedenis moet overeenkomen met de loonperiode).	Voor de medewerker is een waarde ingevoerd voor het attribuut op basis waarvan loonlijsten zijn aangemaakt (de medewerkersgeschiedenis moet overeenkomen met de loonperiode).

Hoe worden gewijzigde gegevens aangeduid?

Gegevenswijzigingen worden aangeduid in de tabel van de voorbereidende loonadministratie, in het venster met details voor elke medewerker en in het exportbestand van de loonadministratie.

Opmerking
Om ervoor te zorgen dat gegevenswijzigingen op de juiste manier worden aangeduid, is het belangrijk dat je de loonadministratie regelmatig goedkeurt.Lees ons artikel over het goedkeuren van de loonadministratie voor meer informatie over het effect van goedkeuring op de kleuraanduidingen.

In de tabel van de voorbereidende loonadministratie

De loonadministratietabel biedt een algemeen overzicht van welke medewerkersgegevens zijn gewijzigd.

Gegevenswijzigingen en nieuwe gegevens worden als volgt aangeduid in de loonadministratietabel:

Gegevenswijzigingen die in de vorige maand (of loonperiode) zijn doorgevoerd, worden bovenaan de tabel weergegeven.
Nieuwe of gewijzigde medewerkersgegevens worden oranje gemarkeerd.
Bij nieuwe medewerkers staat er in het groen Nieuw voor hun eerste loonperiode.
Bij vertrekkende medewerkers staat er in het zwart Einde bij hun laatste loonperiode.

In het venster met details

Klik voor een gedetailleerd overzicht van wijzigingen op het aangeduide attribuut om een venster met meer context te openen.Als de loonadministratie al is goedgekeurd en de tabelweergave is geblokkeerd, kun je latere wijzigingen nog steeds bekijken in het venster met details.

In dit venster vind je de volgende informatie:

Een lijst met alle bijgewerkte attributen van de medewerker
De oude en nieuwe waarden
De datum waarop de nieuwe waarde ingaat
De datum waarop de wijziging is doorgevoerd

Tip
Klik op de naam van de medewerker bovenaan het venster en ga, indien nodig, naar het profiel van de medewerker om attributen bij te werken.

In het exportbestand van de loonadministratie

Bekijk gegevenswijzigingen in de Excel-export van de loonadministratie om wijzigingen te controleren en ze door te geven aan je loonadministrateur.

Het exportbestand van de loonadministratie wordt automatisch aangemaakt wanneer je de loonadministratie goedkeurt en bevat alle wijzigingen die zijn aangeduid bij de goedkeuring van de loonadministratie. Houd er rekening mee dat wijzigingen die na de goedkeuring zijn doorgevoerd, niet worden aangeduid in dit bestand. Om wijzigingen te bekijken die zijn doorgevoerd na goedkeuring van de loonadministratie, moet je een nieuw exportbestand aanmaken.

Tip
Lees ons artikel over het goedkeuren van de loonadministratie voor meer informatie over hoe je ervoor kunt zorgen dat je geen gegevenswijzigingen mist wanneer je de loonadministratie vroegtijdig goedkeurt.

Speciale gevallen

Tip
We raden aan om de attributen voor de dochteronderneming en loonlijst indien nodig op de eerste dag van je loonperiode te wijzigen, om de hieronder beschreven situaties te voorkomen.Dit kun je doen door de attribuutwijziging te plannen.

Medewerker verandert van dochteronderneming

Waarden	Vereiste	Voorbeeld
Medewerkersattribuut	De medewerkersgegevens moeten in beide loonadministraties worden weergegeven, die van de vorige en van de huidige dochteronderneming.	-
Vast salaris	Voor iedere dochteronderneming berekent Personio het pro rata salaris op basis van de dagen van de maand.	Overgang van dochteronderneming A naar dochteronderneming B op 12 september zorgt ervoor dat 11/30 van het salaris in de loonadministratie van A en 19/30 in de loonadministratie van B wordt weergegeven (als pro rata salarisberekening op basis van 30 dagen is ingesteld).
Terugkerende vergoeding
Uurloon	Personio berekent en toont het pro rata maandsalaris per uur op basis van het aantal dagen in de loonperiode in elke dochteronderneming.	Loonperiode van de 15^de tot de 14^de van de maand: Overgang van dochteronderneming A naar dochteronderneming B op 19 september zorgt ervoor dat 4/30 van het salaris in de loonadministratie van A en 26/30 in de loonadministratie van B wordt weergegeven (als pro rata salarisberekening op basis van 30 dagen is ingesteld).
Bonus	Personio verrekent de bonus volledig en geeft deze weer als onderdeel van de loonadministratie van de vorige dochteronderneming.	-

Medewerker verandert van loonlijst

Waarden	Vereiste	Voorbeeld
Algemeen	Identiek aan de situatie 'Medewerker verandert van dochteronderneming'.	Loonlijst A: loonperiode van de 15^de tot de 14^de van de maand Loonlijst B: loonperiode van de 1^ste tot het einde van de maand Medewerker gaat op 5 november over van A naar B.
Medewerkersattribuut	-	-
Vast salaris, terugkerende vergoeding	-	Vast salaris van € 1.000 op basis van de loonadministratie van november (referentie: dagen per maand): Loonlijst A: 15/30 * € 1.000 + 4/30 * € 1.000 = € 633,33 (15-10 tot 04-11) Loonlijst B: 26/30 * € 1.000 = € 866,67 (04-11 tot het einde van de maand)
Uurloon	-	Voor de loonlijst van november (gebaseerd op de dagen van de loonperiode): Loonlijst A: uurloon * werkuren van 14-10 tot 05-11. Loonlijst B: uurloon * werkuren van 05-11 tot 30-11.
Bonus	-	€ 100 bonus voor november: A: € 100 B: geen

Bedrijf introduceert loonlijsten

Waarden

Vereiste

Voorbeeld

Voor elke loonlijst en alle medewerkers die aan een loonlijst zijn toegewezen, duidt Personio alle gegevenswijzigingen aan die zijn doorgevoerd sinds de laatste export van de loonadministratie waarin de medewerker was opgenomen.

Geen verdeling over loonlijsten in september
Loonadministratie wordt verrekend op 20 september.
Het medewerkersattribuut 'Bankrekening' wordt gewijzigd op 21 september.
In oktober worden medewerkers verdeeld over twee loonlijsten

De wijziging in het attribuut 'Bankrekening' wordt aangeduid in de loonadministratie van oktober, hoewel deze in september is doorgevoerd

Waar kunnen we je mee helpen?