In dit artikel worden de structuur en de belangrijkste functies van de sectie Voorbereidende loonadministratie en de loonadministratietabel uitgelegd.
Wat is het gedeelte Voorbereidende loonadministratie?
Het gedeelte Voorbereidende loonadministratie bevat alle gegevens die relevant zijn voor de loonadministratie op de tabbladen Persoonlijke informatie, Medewerkerswijzigingen, Salaris, Afwezigheid en Documenten. Hier kun je het volgende doen:
- Controleer persoonsgegevens, salarissen en afwezigheden en gegevenswijzigingen sinds de laatste goedkeuring.
- Bekijk details van gegevenswijzigingen en ga naar het profiel van een medewerker om wijzigingen aan te brengen.
- Keur de maandelijkse loonadministratie goed en blokkeer het tabblad Persoonlijke informatie, zodat je precies weet welke gegevens in aanmerking komen voor deze loonadministratiecyclus.
- Maak op elk moment een export voor voorbereidende loonadministratie met de huidige wijzigingen gemarkeerd in het Excel-bestand.
Tip
Ga naar Loonadministratie in de navigatiebalk links om naar dit gedeelte te gaan. Duitse klanten die Personio Payroll gebruiken voor sommige van hun juridische entiteiten, kunnen kiezen tussen voorbereidende loonadministratie en Personio-loonadministratie, afhankelijk van de juridische entiteit.
Functies van het gedeelte Voorbereidende loonadministratie
Het gedeelte Voorbereidende loonadministratie is onderverdeeld in loonadministratiemaand en loonlijst, indien ingeschakeld. Hier kun je het volgende doen:
- Kies de maand, groep en het tabblad van de loonadministratie: Gebruik het vervolgkeuzemenu linksboven om naar de gewenste loonmaand te gaan.
- Keur de voorbereidende loonadministratie goed: Rechtsboven in de tabel van de voorbereidende loonadministratie wordt een overzicht weergegeven met de status van je voorbereidende loonadministratie voor de geselecteerde maand, evenals de datum waarop er wijzigingen zijn doorgevoerd. Je kunt dit goedkeuren door rechtsboven op de betreffende knop te klikken. Er wordt automatisch een export aangemaakt.
- Export aanmaken: je kunt op ieder moment voor en na de goedkeuring van de voorbereidende loonadministratie van de maand meer exports aanmaken door op de betreffende knop te klikken. Ga naar het tabblad Documenten om exports te downloaden.
Het is ook onderverdeeld in verschillende tabbladen. Hieronder vind je meer details over elk tabblad:
| Mensen | Krijg een snel overzicht van Alle medewerkers, Nieuwe medewerkers en Vertrekkende medewerkers voor elke loonperiode. |
| Persoonlijke informatie | Hier kun je alle medewerkersgegevens en gegevenswijzigingen controleren die gemarkeerd zijn. |
| Salaris | Hier worden alle beloningsinformatie voor de gekozen loonmaand weergegeven. |
| Afwezigheid | Het tabblad Afwezigheid toont alle relevante afwezigheden binnen de loonperiode. |
| Medewerkerswijzigingen | Dit tabblad biedt een overzicht van alle individuele wijzigingen binnen de loonperiode, plus aanvullende gegevens over het tijdstip en de details van de wijziging. |
| Documenten | Hier kun je alle exporten openen en downloaden die in een loonperiode zijn gemaakt. |
Opmerking:
Gegevenswijzigingen worden aangeduid in het tabblad Persoonlijke informatie, in het bijbehorende venster met details, het tabblad Medewerkerswijzigingen en in het exportbestand van de loonadministratie. Om deze correct te markeren, moet je de loonadministratie regelmatig goedkeuren nadat je de loonadministratiecyclus hebt voltooid. Lees ons artikel over het goedkeuren van de loonadministratie voor meer informatie over het effect van goedkeuring op markeringen.
Wanneer worden medewerkers weergegeven in de loonadministratietabel?
Of een medewerker wordt weergegeven in de tabel van de voorbereidende loonadministratie, is afhankelijk van twee dingen: dienstverband en toewijzing aan de loonadministratie. Een medewerker wordt alleen weergegeven in de loonadministratietabel als aan de voorwaarden voor beide aspecten is voldaan.
1. Dienstverband
Er moet aan minimaal één voorwaarde zijn voldaan:
| Normaal dienstverband | Beëindiging dienstverband |
|
De medewerker is in de loonperiode minimaal één dag in dienst op basis van de aanstellings- en beëindigingsdatum. |
De medewerker ontvangt een eventuele salarisbetaling tot drie loonperiodes na de beëindigingsdatum. OF Er is een wijziging opgetreden in de medewerkersgegevens tot drie loonperiodes na de beëindigingsdatum. |
2. Toewijzing aan de loonadministratie
Naast de voorwaarden met betrekking tot het dienstverband, moet ook aan alle voorwaarden voor de toewijzing aan de loonadministratie zijn voldaan:
| Type dienstverband | Juridische entiteit (indien ingeschakeld) | Loonlijst (indien ingeschakeld) |
|
Het type dienstverband van de medewerker is intern . |
De medewerker is toegewezen aan een juridische entiteit (de medewerkersgeschiedenis moet overeenkomen met de loonperiode). |
Voor de medewerker is een waarde ingevoerd voor het attribuut op basis waarvan loonlijsten zijn aangemaakt (de medewerkersgeschiedenis moet overeenkomen met de loonperiode). |
De tabbladen van de loonadministratietabel
Het tabblad Medewerkers
Bekijk een tabel met medewerkers, onderverdeeld in drie vooraf ingestelde weergaven voor elke loonperiode. Elke weergave is gericht op relevante attributen voor een snel overzicht:
- Alle medewerkers: bekijk belangrijke informatie met betrekking tot de loonadministratie, zoals het brutosalaris (de som van alle salarissen en beloningen voor de loonperiode), de opgenomen afwezigheden in deze periode (het totaal van alle bijgehouden afwezigheden) en het saldo betaalde vakantiedagen (het aantal resterende betaalde vakantiedagen in het jaar voor elke medewerker) van de gekozen loonlijst.
- Starters: concentreer je op nieuwe aanstellingen in de huidige loonperiode en op de huidige loonlijst. Controleer of alle gegevens voor de loonadministratie kloppen. Bekijk aanstellingsdatums, functies en andere belangrijke informatie.
- Vertrekkende medewerkers: beheer gegevens voor medewerkers die het bedrijf verlaten in de huidige loonperiode en op de huidige loonlijst. Zorg ervoor dat alle vereiste gegevens zijn ingevoerd. Bekijk de datums uit dienst, redenen en gerelateerde details.
Voor elke weergave kun je de getoonde kolommen aanpassen en medewerkers naar wens filteren, sorteren en zoeken. Klik op de naam van een medewerker om naar diens profiel te gaan voor meer informatie.
Opmerking
Op dit tabblad worden geen wijzigingen gemarkeerd en het wordt niet opgenomen in exporten. Het tabblad wordt ook niet geblokkeerd na goedkeuring.
Het tabblad Persoonlijke informatie
Krijg een uitgebreid overzicht van de loongegevens en -wijzigingen van alle medewerkers. Hier kun je het volgende doen:
- Een overzicht krijgen: bekijk een tabel van de medewerkers die zijn opgenomen in de loonadministratie voor elke loonperiode. Elke medewerker wordt weergegeven in een rij met diens persoonlijke informatie en beloningsattributen.
- Gegevenswijzigingen controleren: zie in een oogopslag welke informatie er is gewijzigd en maak zo nodig aanpassingen.
- Details weergeven: klik op de detailweergave van een medewerker. Daar kun je gegevenswijzigingen voor deze medewerker controleren, afwezigheidsperiodes bekijken en naar zijn of haar profiel gaan om zo nodig informatie bij te werken.
Zodra je de voorbereidende loonadministratie goedkeurt, wordt de tabelweergave geblokkeerd en worden er geen wijzigingen meer gemarkeerd. Meer details over de markering van wijzigingen vind je in de betreffende sectie hieronder.
Het tabblad Salaris
Bekijk een tabel van medewerkers die zijn opgenomen in de loonadministratie voor elke loonperiode. Je kunt de weergegeven kolommen aanpassen en medewerkers naar wens filteren, sorteren en zoeken. Hier kun je het volgende doen:
- Alleen beloningsgegevens bekijken: krijg een overzicht van alleen beloningsgegevens en wijzigingen in de huidige loonperiode. Elke beloning wordt in een aparte rij weergegeven.
- Details bekijken: bekijk opmerkingen bij beloningstypen zoals bonussen en terugkerende compensaties rechtstreeks in de tabel. Open de detailweergave om alle gegevenswijzigingen voor een medewerker te controleren, afwezigheidsperioden te bekijken en naar het profiel van een medewerker te gaan om indien nodig informatie bij te werken.
Het tabblad Salaris wordt niet geblokkeerd na goedkeuring.
Het tabblad Afwezigheid
Hier kun je een tabel bekijken met alle afwezigheden van medewerkers die zijn opgenomen in de voorbereidende loonadministratie voor elke loonperiode. Je kunt de weergegeven kolommen aanpassen en medewerkers naar wens filteren, sorteren en zoeken. Hier kun je het volgende doen:
- Alleen afwezigheidsgegevens bekijken: krijg een overzicht van alleen de afwezigheidsgegevens in de huidige loonperiode. Elke afwezigheid wordt in een aparte rij weergegeven.
- Details bekijken: bekijk opmerkingen bij afwezigheden rechtstreeks in de tabel. Open de detailweergave om alle gegevenswijzigingen voor een medewerker te controleren, afwezigheidsperioden te bekijken en naar het profiel van een medewerker te gaan om indien nodig informatie bij te werken.
Het tabblad Afwezigheid wordt niet geblokkeerd na goedkeuring.
Het tabblad Medewerkerswijzigingen
Het tabblad Medewerkerswijzigingen geeft je een gestroomlijnd overzicht van alle wijzigingen. Kies uit twee vooraf ingestelde weergaven:
- Alle wijzigingen: bekijk de wijzigingen voor attributen die je hebt gekozen in de instellingen en alle salariswijzigingen. Wijzigingen na goedkeuring worden doorgevoerd in de volgende loonperiode. Opmerking: je kunt geplande wijzigingen vinden op het tabblad Persoonlijke informatie.
- Wijzigingen met terugwerkende kracht: zie wijzigingen van vóór de huidige loonperiode.
Voor elke weergave kun je kolommen wijzigen en medewerkers filteren, sorteren en zoeken. Klik op de naam van een medewerker om naar diens profiel te gaan voor meer informatie.
Opmerking
Op dit tabblad worden geen wijzigingen gemarkeerd en het wordt niet opgenomen in exporten. Het tabblad wordt ook niet geblokkeerd na goedkeuring. Meer details over de markering van wijzigingen vind je in de betreffende sectie hieronder.
Het tabblad Documenten
Op het tabblad Documenten vind je een overzicht van alle exporten van de loonadministratie die binnen de weergegeven loonperiode zijn gemaakt, je kunt deze hier ook downloaden. Het tabblad wordt niet geblokkeerd na goedkeuring.
Hoe worden wijzigingen in de voorbereidende loonadministratie gemarkeerd?
Vereisten voor het markeren van wijzigingen in de voorbereidende loonadministratie
Om ervoor te zorgen dat gegevenswijzigingen op het tabblad Persoonlijke informatie op de juiste manier worden gemarkeerd, moet je het volgende doen:
- Voorbereidende loonadministratie regelmatig goedkeuren: Je moet de voorbereidende loonadministratie regelmatig goedkeuren. Lees ons artikel over dit onderwerp voor meer informatie over waarom dit van belang is voor de markering van wijzigingen.
- Ervoor zorgen dat attributen zijn opgenomen in de loonadministratietabel: Om te worden weergegeven in de voorbereidende loonadministratie, moeten alle attributen, beloningen en afwezigheden die je wilt bijhouden, zijn opgenomen in de instellingen.
Wijzigingen in het tabblad Persoonlijke informatie
Gegevenswijzigingen en nieuwe gegevens worden als volgt gemarkeerd:
- Gegevenswijzigingen die in de vorige maand (of loonperiode) zijn doorgevoerd, worden bovenaan de tabel weergegeven.
- Nieuwe of gewijzigde medewerkersgegevens worden oranje gemarkeerd en aangeduid met een stip aan het begin van de rij.
- Bij nieuwe medewerkers staat er in het groen Nieuw voor hun eerste loonadministratiemaand.
- Bij vertrekkende medewerkers staat er in het rood Einde bij hun laatste loonperiode.
- Afwezigheden worden geregistreerd aan de hand van de loonperiode. Dit betekent dat aanvullende exports nadat de loonadministratie is goedgekeurd, geen invloed hebben op de weergegeven afwezigheden.
Wijzigingen in het venster met details
Voor een gedetailleerd overzicht van wijzigingen klik je op de rij van een medewerker met gemarkeerde wijzigingen om een venster met meer context te openen. Als de loonadministratie vroegtijdig is goedgekeurd en de tabelweergave bevroren is, kun je latere wijzigingen hier nog steeds bekijken.
Tip
Klik op de naam van de medewerker bovenaan het venster en ga, indien nodig, naar het profiel van de medewerker om attributen bij te werken.
In het tabblad Medewerkerswijzigingen
Op het tabblad Medewerkerswijzigingen zijn geen wijzigingen gemarkeerd, omdat alleen wijzigingen in persoons- en beloningsgegevens worden weergegeven. Salaris pro rata wordt niet weergegeven op het tabblad Medewerkerswijzigingen, omdat er geen wijziging van het basissalaris plaatsvindt.
In het exportbestand van de loonadministratie
Alle wijzigingen in persoons- en salarisgegevens tijdens de loonperiode worden gemarkeerd in het Excel-exportbestand van de loonadministratie. Hier kun je wijzigingen controleren en doorgeven aan je loonadministrateur.
Het exportbestand van de loonadministratie wordt automatisch aangemaakt wanneer je de loonadministratie goedkeurt en bevat alle wijzigingen die zijn gemarkeerd bij de goedkeuring van de loonadministratie. De tabbladen omvatten:
- De tabbladen Persoonsgegevens en Salaris tonen alle informatie in Personio en markeren de wijzigingen.
- Het tabblad Afwezigheid toont alle afwezigheden die hebben plaatsgevonden.
- Op het deltatabblad met persoonlijke gegevens staan alleen medewerkers van wie de persoonlijke gegevens zijn gewijzigd, en op het deltatabblad met salarisgegevens staan alleen medewerkers van wie de salarisgegevens zijn gewijzigd.
Wijzigingen die na de goedkeuring zijn doorgevoerd, worden niet aangeduid in dit bestand. Om wijzigingen te bekijken die zijn doorgevoerd na goedkeuring van de loonadministratie, moet je een nieuw exportbestand aanmaken.
Tip
Lees ons artikel over dit onderwerp voor meer informatie over het goedkeuren van de loonadministratie en het verwerken van latere gegevenswijzigingen.
Speciale gevallen
Tip
We raden aan om de attributen 'juridische entiteit' en 'loonlijst' indien nodig op de eerste dag van je loonperiode te wijzigen om de hieronder beschreven situaties te voorkomen. Dit kun je doen door de attribuutwijziging te plannen.
| Waarden | Vereiste | Voorbeeld | |
| Medewerkersattribuut |
De medewerkersgegevens moeten in beide loonadministraties worden weergegeven, die van de vorige en de huidige juridische entiteit. |
- | |
| Vast salaris | Voor iedere juridische entiteit berekent Personio het pro rata salaris op basis van de dagen van de maand. |
Overgang van juridische entiteit A naar juridische entiteit B op 12 september zorgt ervoor dat 11/30 van het salaris in de loonadministratie van A en 19/30 in de loonadministratie van B wordt weergegeven (als pro rata salarisberekening op basis van 30 dagen is ingesteld). | |
| Terugkerende vergoeding | |||
| Uurloon | Personio berekent en toont het pro rata maandsalaris per uur op basis van het aantal dagen in de loonperiode in elke juridische entiteit. | Loonperiode van de 15e tot de 14e van de maand: Overgang van juridische entiteit A naar juridische entiteit B op 19 september zorgt ervoor dat 4/30 van het salaris in de loonadministratie van A en 26/30 in de loonadministratie van B wordt weergegeven (als pro rata salarisberekening op basis van 30 dagen is ingesteld). |
|
| Bonus | Personio verrekent de bonus volledig en geeft deze weer als onderdeel van de loonadministratie van de vorige juridische entiteit. | - | |
| Waarden | Vereiste | Voorbeeld | |
| Algemeen |
Identiek aan de situatie 'Medewerker verandert van juridische entiteit'. |
Loonlijst A: loonperiode van de 15de tot de 14de van de maand Loonlijst B: loonperiode van de 1ste tot het einde van de maand
|
|
| Medewerkersattribuut |
- |
- |
|
| Vast salaris, terugkerende vergoeding |
- |
Vast salaris van € 1.000 op basis van de loonadministratie van november (referentie: dagen per maand): Loonlijst A: 15/30 * € 1.000 + 4/30 * € 1.000 = € 633,33 (15-10 tot 04-11) Loonlijst B: 26/30 * € 1.000 = € 866,67 (04-11 tot het einde van de maand) |
|
| Uurloon |
- |
Voor de loonlijst van november (gebaseerd op de dagen van de loonperiode):
|
|
| Bonus |
- |
€ 100 bonus voor november: |
|
| Waarden | Vereiste | Voorbeeld | |
|
Voor elke loonlijst en alle medewerkers die aan een loonlijst zijn toegewezen, duidt Personio alle gegevenswijzigingen aan die zijn doorgevoerd sinds de laatste export van de loonadministratie waarin de medewerker was opgenomen. |
De wijziging in het attribuut 'Bankrekening' wordt aangeduid in de loonadministratie van oktober, hoewel deze in september is doorgevoerd |
||
Veelgestelde vragen
Waarom staat een inactieve medewerker nog steeds in de voorbereidende loonadministratie?
Een inactieve medewerker kan mogelijk in de voorbereidende loonadministratie staan, omdat alle resterende salarisbetalingen of gegevenswijzigingen binnen drie loonperiodes na de beëindigingsdatum nog kunnen worden verwerkt. Hierdoor worden alle laatste aanpassingen en betalingen nauwkeurig verantwoord.
Waarom staat een medewerker niet in de voorbereidende loonadministratie?
Een interne medewerker staat mogelijk niet in de voorbereidende loonadministratie als deze niet voldoet aan de volgende voorwaarden:
-
Arbeidsvoorwaarden: De medewerker moet een regulier dienstverband hebben, tijdens de loonperiode ten minste één dag in dienst zijn geweest, of binnen drie loonperiodes na beëindiging in aanmerking komen voor salarisbetalingen of gegevenswijzigingen.
-
Loonadministratietoewijzing: De medewerker moet als intern worden aangewezen. Als het bedrijf juridische entiteiten gebruikt, moet de medewerker aan een juridische entiteit worden toegewezen. Als er loonlijsten worden gebruikt, moeten deze een waarde hebben voor het attribuut dat wordt gebruikt om de loonlijsten te splitsen.
Als er niet aan een van deze criteria wordt voldaan, kan dit ertoe leiden dat de medewerker niet in de Loonadministratie wordt weergegeven. Meer details vind je onder het betreffende punt hierboven.