Je kunt de medewerkersgeschiedenis in Personio gebruiken om wijzigingen in personeelsgegevens over een bepaalde periode te bekijken.

Als je over de vereiste toegangsrechten in de medewerkersrollen beschikt, vind je die op het tabblad Geschiedenis van de betreffende medewerkers. Hier lees je meer over het creëren en configureren van medewerkersrollen. In dit artikel beschrijven we de verschillende functies van de medewerkersgeschiedenis.

Overzicht van de medewerkersgeschiedenis

Hieronder zie je een voorbeeld van een medewerkersgeschiedenis, die je kunt weergeven op het tabblad Geschiedenis in het medewerkersprofiel.

De volgende informatie wordt weergegeven:

• Periode: toont de periode waarin een wijziging voor de medewerker heeft plaatsgevonden met betrekking tot Locatie, Afdeling, Functie, Status of Vergoeding. Als een van deze attributen of het salaris wordt gewijzigd, begint er een nieuwe periode vanaf de datum van de laatste wijziging.
• Bewerker: geeft een overzicht van iedereen die wijzigingen heeft aangebracht.
• Kantoor: laat zien aan welk kantoor de medewerker tijdens de periode is of was toegewezen.
• Afdeling / Functie: toont de afdeling en de functie van de medewerker gedurende de periode.
• Salaris: toont het salaris van de medewerker gedurende de periode.

Opmerking
In de medewerkersgeschiedenis worden alleen wijzigingen in attributen en salaris opgenomen, en geen aanwezigheids- of afwezigheidsperiodes.

Gedetailleerde weergave van de medewerkersgeschiedenis

Behalve het hierboven beschreven overzicht biedt Personio ook de mogelijkheid om een gedetailleerde weergave van de medewerkersgeschiedenis te bekijken. Dat doe je door in het tabblad Geschiedenis op Gedetailleerde weergave te klikken.

De volgende informatie wordt weergegeven:

• Attribuut: een opsomming van alle wijzigingen in attributen en salaris voor een medewerker
• Ingangsdatum: de datum waarop het attribuut in het medewerkersprofiel gewijzigd is
• Bewerker: de medewerker die de wijziging heeft uitgevoerd
• Oude waarde: oorspronkelijke waarde voor de wijziging
• Nieuwe waarde: waarde na de wijziging
• Aangevraagd: de medewerker die de wijziging van het attribuut heeft aangevraagd
• Goedgekeurd: de medewerker die de wijziging van het attribuut heeft goedgekeurd
• Gecreëerd op: de datum waarop de wijziging van het attribuut is gestart

Je kunt handmatig oude items aan de geschiedenis toevoegen via de knop Acties in de rechterbovenhoek.

De kolommen Aangevraagd en Goedgekeurd zijn alleen ingevuld als het Voorstelrecht onder Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen > Toegangsrechten in het gedeelte Persoonsgegevens geactiveerd is. Lees meer over algemene toegangsrechten.

Automatische aanpassing van attributen bij import

Ongeacht de toegangsrechten worden de volgende attributen bij het importeren van medewerkersgegevens automatisch ingesteld op de datum van indiensttreding:

• Afdeling
• Aanstellingsdatum
• Type dienstverband
• E-mailadres
• Geslacht
• Dochteronderneming
• Kinderen
• Achternaam
• Functie
• Kantoor
• Status
• Voornaam
• Uur per week

Bij het importeren van het vaste salaris en het uurloon wordt de geldigheidsdatum van de salarisbetaling opgegeven als de datum van de kolom Ingangsdatum.

Gevolgen voor rapportage

Wijzigingen in attributen hebben gevolgen voor de rapporten. Een medewerker voor wie het attribuut Afdeling bijvoorbeeld te laat gewijzigd is, wordt ingedeeld bij de oude afdeling in rapporten die op Afdeling gegroepeerd zijn.

Deze wijzigingen met terugwerkende kracht kunnen worden gecorrigeerd via de Gedetailleerde weergave van de medewerkersgeschiedenis door in de kolom Nieuwe waarde de juiste datum voor de attribuutaanpassing in te voeren.