In dit artikel wordt uitgelegd hoe je niet-opgenomen afwezigheid van je medewerkers tegen het einde van het jaar kunt bijhouden door een rapport aan te maken in het gedeelte Analytics.

Je kunt het rapport vervolgens delen met belanghebbenden (leidinggevenden, HR-managers), zodat zij actie kunnen ondernemen voor hun teams, op basis van de afwezigheidsinstellingen van het bedrijf, en of niet-opgenomen afwezigheid vervalt of mag worden meegenomen naar het volgende jaar.

Stap 1: een gepersonaliseerd rapport maken 

In het gedeelte Analytics van Personio kun je een gepersonaliseerd rapport maken om niet-opgenomen afwezigheid van medewerkers tegen het einde van het jaar bij te houden. Volg deze stappen:

Opmerking
Zorg dat je toestemming hebt om het gedeelte Analytics te bekijken en gepersonaliseerde rapporten te maken.

1. Ga naar Analytics > Rapporten.
2. Klik op Rapport maken en selecteer Classic Builder.
3. Vul de verschillende configuratievelden in:
   
   

   Veld	Waarde
   Naam / Omschrijving	Voer een beschrijvende rapportnaam in. Bijvoorbeeld: 'Vakantiedagen die worden meegenomen naar volgend jaar.'
   Type rapport	Selecteer het rapporttype Tijdstip.
   Datum / Aangepaste datum kiezen	Laatste dag van het jaar (31-12-2024).
   Tabelkolommen	Voer de naam in van het afwezigheidstype waarvoor je de niet-opgenomen afwezigheid wilt bekijken. Selecteer vervolgens het saldoattribuut. Bijvoorbeeld: 'Betaalde vakantie — saldo (dagen)'. Tip Selecteer alle afwezigheidsattributen om aanvullende informatie te bekijken, zoals de geplande en aankomende afwezigheid van de medewerker.
   Rapportvoorwaarden instellen	Voeg indien van toepassing filters toe om te bepalen welke medewerkers in je rapport worden opgenomen. Bijvoorbeeld: 'Status = Actief'.

4. Klik op Rapport maken.
   

Stap 2: het rapport bekijken en de gegevens analyseren

Je kunt nu het gepersonaliseerde rapport en de geselecteerde tabelkolommen bekijken:

Een paar belangrijke opmerkingen om de gegevens op de juiste manier te interpreteren:

1. Niet-opgenomen afwezigheid wordt in Personio 'Afwezigheidssaldo' genoemd 

Ongebruikte, niet-opgenomen afwezigheid wordt in Personio 'Afwezigheidssaldo' genoemd. Medewerkers kunnen dit op ieder moment bekijken via hun afwezigheidskalender. Hier wordt aangegeven hoeveel dagen of uren medewerkers op een bepaalde datum nog kunnen aanvragen, rekening houdend met eventuele toekomstige afwezigheden die al zijn gepland en goedgekeurd.

Bijvoorbeeld:
Een medewerker heeft per jaar recht op 30 dagen 'betaalde vakantie'. De medewerker heeft al 15 dagen opgenomen en heeft in december 10 dagen kerstvakantie aangevraagd, wat is goedgekeurd. Op 1 november wordt er een afwezigheidssaldo van 5 dagen weergegeven. 

2. Het afwezigheidssaldo in rapporten omvat geen geplande afwezigheden 

Het afwezigheidssaldo in rapporten verschilt van het saldo in de afwezigheidskalender van de medewerker, omdat geplande afwezigheden niet worden meegenomen. Er wordt aangegeven hoeveel dagen of uren medewerkers nog kunnen aanvragen op de aanmaakdatum van het rapport. Hierbij wordt geen rekening gehouden met eventuele toekomstige afwezigheden die al zijn gepland en goedgekeurd. Om de niet-opgenomen afwezigheid van een medewerker te zien, moet je dus Laatste dag van het jaar als datum selecteren in het gepersonaliseerde rapport.

Bijvoorbeeld:
Een medewerker heeft per jaar recht op 30 dagen 'betaalde vakantie'. De medewerker heeft al 15 dagen opgenomen en heeft in december 10 dagen kerstvakantie aangevraagd, wat is goedgekeurd. Als je een gepersonaliseerd rapport met de datum Vandaag aanmaakt (bijvoorbeeld: 15-11-2024), wordt een afwezigheidssaldo van 15 dagen weergegeven. Als je echter een gepersonaliseerd rapport met Laatste dag van het jaar aanmaakt (31-12-2024), wordt er een afwezigheidssaldo van 5 dagen weergegeven. 

3. Elke saldokolom in rapporten komt overeen met één afwezigheidstype

In de kolom 'Betaalde vakantie – saldo (dagen)' wordt bijvoorbeeld het aantal dagen/uren betaalde vakantie weergegeven dat medewerkers in het lopende verlofjaar nog kunnen aanvragen. De dagen/uren voor andere verplichte en opgebouwde afwezigheidstypen (bijvoorbeeld: 'Vrije tijd ter compensatie — saldo (dagen)') worden echter niet meegenomen. Je moet elk afwezigheidstype als een aparte kolom aan het rapport toevoegen.

4. In saldokolommen wordt afwezigheid weergegeven in dagen of uren

In saldokolommen wordt niet-opgenomen afwezigheid weergegeven in dagen of uren, afhankelijk van de tijdseenheid die is geselecteerd bij het aanmaken van het afwezigheidstype. Afwezigheden per dag worden gebruikt voor afwezigheid die doorgaans in hele of halve dagen wordt opgenomen, zoals vakantiedagen of ziekteverlof. Afwezigheden per uur worden gebruikt voor afwezigheid die in kortere perioden wordt opgenomen, zoals persoonlijke afspraken of flexibele werkafspraken.

Stap 3: het rapport delen met belanghebbenden

Nadat je het gepersonaliseerde rapport hebt aangemaakt, kun je het delen met de relevante belanghebbenden, zoals leidinggevenden en HR-managers, zodat ze actie kunnen ondernemen afhankelijk van de instellingen met betrekking tot restverlof.

Volg deze stappen om het gepersonaliseerde rapport te delen:

1. Ga naar Analytics > Rapporten.
2. Selecteer het gepersonaliseerde rapport en klik op Deelmogelijkheden.
3. Voer in het venster de naam in van de medewerker met wie je het rapport wilt delen. Een medewerker moet de status Actief of Verlof hebben om een rapport met die persoon te kunnen delen.
4. Klik op het zoekresultaat. De medewerker wordt dan toegevoegd aan het venster Deelmogelijkheden.
5. Sla de wijzigingen op om het rapport te delen.

Leidinggevenden en HR-managers kunnen vervolgens naar de pagina Rapporten in het gedeelte Analytics gaan, het specifieke rapport bekijken en vervolgacties ondernemen in Personio, afhankelijk van de instellingen voor restverlof van je bedrijf:

1. Restverlof uitgeschakeld:
Zorg ervoor dat medewerkers hun niet-opgenomen afwezigheid aanvragen

Leidinggevenden kunnen een aangepaste workflow aanmaken om hun ondergeschikten er per e-mail aan te herinneren om voor het einde van het jaar hun niet-opgenomen afwezigheid aan te vragen.

2. Restverlof ingeschakeld:
Zorg voor voldoende teambezetting voor het begin van het nieuwe jaar

Als voor restverlof een vervaldatum van een maand geldt, kunnen leidinggevenden naar hun afwezigheidskalender gaan en overschakelen naar Mijn directe ondergeschikten om te bekijken welke afwezigheidsaanvragen kunnen worden goedgekeurd en welke moeten worden verzet om te zorgen voor voldoende bezetting in januari van het komende jaar.

Opmerking
Zoals uitgelegd bij Stap 2, worden geplande afwezigheden niet meegenomen in het afwezigheidssaldo in rapporten. Dit geldt ook voor afwezigheden die in het volgende jaar zijn gepland (bijvoorbeeld een periode van 11-1-2025 tot 15-1-2025). Om te bekijken hoeveel niet-opgenomen afwezigheid van je medewerker in het nieuwe jaar is verbruikt, moet je een nieuw gepersonaliseerd rapport aanmaken met de uiterste datum voor restverlof als de rapportdatum (bijvoorbeeld: 31-1-2025).