Een aanbod doen met een contract

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je in Personio een werkaanbod met contractdocument kunt aanmaken voor succesvolle kandidaten, en dit aanbod naar de kandidaat kunt sturen. Je kunt ook leren hoe je een aanbod doet zonder contract.

Wanneer je een aanbod naar een kandidaat stuurt, kun je een contractdocument toevoegen. Het contractdocument wordt opgesteld aan de hand van een documentsjabloon. Dat doe je als volgt:

Ga naar Werving & Selectie> Sollicitaties en selecteer de sollicitatie van de kandidaat.
Ga naar het tabblad Aanbod en klik op Nieuw aanbod.
Selecteer vervolgens Aanbod met contractdocument.
Selecteer onder Sjabloon voor contractdocument het gewenste contractsjabloon uit de vervolgkeuzelijst.
Vul dan de details van je aanbod in. De velden worden gedefinieerd aan de hand van de placeholders die je in je contractsjabloon hebt gebruikt. Klik op Preview van document weergeven om een voorbeeld van het contractsjabloon te bekijken.

Tip
Je kunt ook een aanvullend document toevoegen. Alle gerelateerde sjablonen moeten eerder al geüpload zijn in de categorie Arbeidsovereenkomsten via Instellingen > Medewerkers > Documenten. Lees meer over het configureren van documentcategorieën en het toevoegen van sjablonen.
Klik op Opslaan en doorgaan.

Er verschijnt nu een overzicht van het aanbod met de aanmaakdatum en de status Gecreëerd, en je kunt het contractdocument downloaden als een PDF-bestand. Lees meer over het beheren van een aanbod en de fases ervan.

Het aanbod naar de kandidaat sturen

Om het aanbod naar de kandidaat te sturen, moet je ervoor zorgen dat het profiel van de kandidaat een geldig e-mailadres bevat. Als dit niet het geval is, verschijnt er een foutmelding op het tabblad Berichten. Je hebt de volgende mogelijkheden om de kandidaat op de hoogte te brengen van het aanbod:

Contractdocument met eSignature verzenden

Leg aan je kandidaat een aanbod voor en laat het contractdocument door alle partijen elektronisch ondertekenen – een snelle, eenvoudige en veilige manier om contractdocumenten te beheren. Leer hoe je je aanbodproces optimaliseert met behulp van elektronische handtekeningen.

Selecteer in de vervolgkeuzelijsten wie het contract moet ondertekenen.
Selecteer de taal van de standaardmail die naar alle partijen zal worden gestuurd.
(Optioneel) Voeg een bericht toe dat zal worden toegevoegd aan de standaardmail.
Klik op Aanbod verzenden.

Het aanbod zal de status In behandeling krijgen, met een melding dat er nog op handtekeningen wordt gewacht.

Contractdocument als e-mailbijlage verzenden

Doe een aanbod en stuur het contract als een normale e-mailbijlage.

Tip
Je kunt deze optie ook gebruiken om het aanbod naar de kandidaat te sturen zonder het contractdocument. Hiervoor hoef je alleen maar het contractdocument uit de bijlagen te verwijderen.

Selecteer een e-mailsjabloon uit de vervolgkeuzelijst of stel handmatig een e-mail op voor de kandidaat.
De aangemaakte documenten worden automatisch als PDF toegevoegd in de bijlages.
Tip: Het selectievakje voor de bijlage kan eventueel worden uitgevinkt.
Gebruik het veld Sleep hier bestanden naartoe om ze te uploaden om eventueel extra documenten aan je e-mail toe te voegen.
Klik daarna op E-mail verzenden.

De status van het aanbod verandert in In behandeling. De verzonden e-mail verschijnt op het tabblad Berichten in het kandidaatprofiel.

Contractdocument niet verzenden

Doe een aanbod en overhandig het contract persoonlijk. Het document zal niet met de kandidaat worden gedeeld en er zal geen bericht worden verzonden. Klik op Niet verzenden om het aanbod naar de fase In behandeling te verplaatsen.

Je kunt het contractdocument op elk moment bekijken en downloaden. Klik hiervoor op Aanbodgegevens weergeven en download de aangemaakte PDF-bestanden. Je kunt de bestanden ook bekijken via Documenten sollicitant.

Opmerking
De sollicitatie wordt niet automatisch naar de fase Aanbod verplaatst. Dit moet handmatig worden gedaan. Lees meer over kandidaten van de ene naar de andere fase verplaatsen.

Het aanbod accepteren en een medewerkersprofiel aanmaken

Zodra een kandidaat het aanbod heeft geaccepteerd, klik je op Aanbod geaccepteerd. Als de functie meerdere vacatures heeft, kun je kiezen of je een vacature wilt invullen en sluiten. Klik vervolgens op Kandidaat aanstellen.

Tip
Als alle vacatures zijn ingevuld, kun je de functie archiveren.

Een nieuw medewerkersprofiel met de status Onboarding wordt automatisch aangemaakt en ingevuld met de attributen Voornaam, Achternaam en Functie, alsook de vooraf gedefinieerde placeholders die in het documentsjabloon werden geconfigureerd. Lees meer over vooraf gedefinieerde placeholders in documentsjablonen.

Veelgestelde vragen

Is het mogelijk om het documentsjabloon een andere naam te geven voordat ik het verzend?

Wanneer je het aanbod aanmaakt, kun je het documentsjabloon geen andere naam meer geven om te voorkomen dat de kandidaat de naam van het sjabloon ziet.

Kan ik nog meer documenten bij het aanbod voegen als ik een contractdocument met elektronische handtekening verzend?

Jawel, je kunt meerdere documenten aan je aanbod toevoegen, afhankelijk van het aantal in je pakket inbegrepen handtekeningen.

Is het mogelijk om salarisgegevens voor een functie op te slaan, die automatisch worden overgedragen wanneer de functie wordt ingevuld en een medewerkersprofiel wordt aangemaakt op basis van het profiel van de sollicitant?

Het is niet mogelijk om de salarisgegevens van de functie over te zetten naar het medewerkersprofiel. Deze gegevens moeten handmatig worden ingevuld aan de hand van de medewerkersattributen nadat het aanbod is geaccepteerd.

Ik heb een documentsjabloon met placeholders gemaakt. Waarom worden mijn placeholders niet automatisch ingevuld als ik een sjabloon gebruik in het aanbiedingsproces?

Je sjabloon kan alleen automatisch worden ingevuld met systeemattributen. Ze kunnen alleen in je aanbod verschijnen als ze in het profiel van de kandidaat correct ingevuld zijn.

Waar kunnen we je mee helpen?