In dit artikel wordt uitgelegd hoe je een systeemrapport kunt bekijken in het gedeelte Analytics. Het vermeldt ook de verschillende systeemrapporten die in Personio beschikbaar zijn.

 

Een systeemrapport bekijken

Een systeemrapport bekijken

1. Krijg toegang tot het gedeelte Analytics van de Personio-beheerder van je bedrijf.
2. Ga naar Analytics > Rapporten.
3. Klik op het systeemrapport dat je wilt bekijken. 
4. Pas de periode toe en voeg de filters toe die je nodig hebt. Je hebt de volgende opties:

• Gebruik Van en tot om de periode in te stellen. Afhankelijk van het rapport dat je wenst te genereren, wordt de periode gedefinieerd door datum, maand en jaar, of door maand en jaar alleen.
• Gebruik Groeperen op om de gegevens te groeperen. Er zijn verschillende mogelijkheden om je gegevens te groeperen. Je kunt de resultaten groeperen op basis van een of twee attributen van het type Lijst met opties, bijvoorbeeld Afdeling of Afdeling/Kantoor. Je kunt de gegevens ook groeperen op zelfgemaakte attributen van het type Lijst met opties. Lees meer over medewerkersattributen.
  

  Tip
  Selecteer de groep Medewerkers om de gegevens voor elke medewerker afzonderlijk weer te geven.

• Klik op Exporteren om het rapport te exporteren.
• Klik op het pictogram voor opnieuw laden om bij te bijwerken met de meest recente gegevens. Het bijwerken kan tot 10 minuten duren.
• Gebruik Filter om je selectie te definiëren. Zie onderstaande tabel voor een lijst met beschikbare filters.

Vooraf ingesteld of zelfgemaakt attribuut	Soort attribuut	Beschikbare filters
Vooraf ingesteld	Tekstveld	'is gelijk aan' of 'is niet gelijk aan'
Vooraf ingesteld of zelfgemaakt	Lijst met opties, Tags	'een van' of 'niet een van'
Vooraf ingesteld of zelfgemaakt	Nummer	'kleiner dan', 'groter dan', 'kleiner dan of gelijk aan', 'groter dan of gelijk aan', 'is gelijk aan' en 'is niet gelijk aan'. Je kunt het derde invoerveld gebruiken om een getal op te geven.
Vooraf ingesteld of zelfgemaakt	Datum	'groter dan of gelijk aan', 'kleiner dan of gelijk aan', 'groter dan' en 'kleiner dan'. Je kunt het derde invoerveld gebruiken om een datum op te geven.

 

 

Typen systeemrapporten 

HRM-systeemrapporten

Aantal medewerkers

Het rapport Aantal medewerkers toont het aantal medewerkers per maand met de status 'Actief'. De aantallen medewerkers worden weergegeven in een gekleurd staafdiagram in het bovenste gedeelte van het rapport, gevolgd door een tabel met absolute cijfers.

Klik op een van de absolute cijfers om de detailweergave te zien. Het rapport toont per medewerker de naam, de functie, de afdeling, het team, de juridische entiteit, de aanstellingsdatum en, indien ingevoerd, de einddatum van het contract en de beëindigingsdatum. Klik op de naam van een medewerker om naar het medewerkersprofiel te gaan.

Opmerking
Medewerkers die het bedrijf verlaten worden nog steeds meegeteld voor de maand dat ze vertrekken.

 

FTE (fulltime-equivalent)

FTE-rapporten vergelijken het aantal uur per week van de medewerkers met een fulltime rooster. Als een fulltime werkweek bijvoorbeeld 40 uur duurt en vier medewerkers elk 10 uur per week werken, is het totale aantal uren gelijk aan die van één fulltime medewerker (1 FTE).

Zie ons artikel Berekeningsformules voor systeemrapporten voor meer informatie over de manier waarop FTE berekend wordt.

 

verjaardagen

Het rapport Verjaardagen toont alle medewerkers die in de gedefinieerde periode jarig zijn.

De verjaardagen van je medewerkers worden weergegeven in een tabel die standaard de volgende attributen bevat: naam, functie, afdeling, kantoor, juridische entiteit, aanstellingsdatum, verjaardag en de huidige leeftijd van de medewerker.

Als je op de naam van een medewerker klikt, ga je direct naar het profiel van die medewerker in Personio.

 

Aanstellingen

Het systeemrapport Aanstellingen toont je alle medewerkers van wie de aanstellingsdatum in de gedefinieerde periode viel of zal vallen. Het rapport wordt weergegeven als een tabel met absolute cijfers, die standaard de volgende attributen bevat: naam, functie, afdeling, kantoor, juridische entiteit en aanstellingsdatum.

Als je op de naam van een medewerker klikt, ga je direct naar het profiel van die medewerker in Personio.

 

Proeftijden

Het rapport Proeftijden toont alle medewerkers die in de gedefinieerde periode op proef zijn. De medewerkers die in hun proeftijd zitten, worden weergegeven in een tabel die standaard de volgende attributen bevat: voornaam, achternaam, functie, afdeling, kantoor, juridische entiteit, aanstellingsdatum en einde proeftijd.

Als je op de naam van een medewerker klikt, ga je direct naar het profiel van die medewerker in Personio.

 

Beëindigingen

Het rapport Beëindigingen bevat alle medewerkers van wie de beëindigingsdatum in de betreffende periode valt.

De gegevens worden weergegeven in een tabel die standaard de volgende attributen bevat: naam, functie, afdeling, kantoor, juridische entiteit, aanstellingsdatum en beëindigingsdatum.

Als je op de naam van een medewerker klikt, ga je direct naar het profiel van die medewerker in Personio.

Uitlopende contracten

Het rapport Uitlopende contracten bevat alle medewerkers van wie het contract is beëindigd of zal eindigen in de gedefinieerde periode.

De uitlopende contracten worden weergegeven in een tabel, die standaard de volgende attributen bevat: naam, functie, afdeling, kantoor, juridische entiteit, aanstellingsdatum en einddatum contract.

Als je op de naam van een medewerker klikt, ga je direct naar het profiel van die medewerker in Personio.

 

Personeelsverloop

Het systeemrapport Personeelsverloop geeft het maandelijkse verloop van je medewerkers weer als percentage. Het verlooppercentage per maand wordt berekend aan de hand van de volgende formule: (medewerkers die in de huidige maand vertrekken en de vorige maand actief waren) ÷ (totaal aantal medewerkers dat al actief was of actief werd in de vorige maand) x 100. Je kunt dit rapport filteren op reden van vertrek en groeperen op verschillende parameters, zoals functie. 

Het rapport wordt weergegeven als een lijndiagram in het bovenste gedeelte van het rapport, gevolgd door een tabel met percentages. Klik op de knop Legenda weergeven onder het lijndiagram om te zien welke gegevens door welke kleur worden weergegeven.

Zie ons artikel Berekeningsformules voor systeemrapporten voor meer informatie over de manier waarop het personeelsverloop wordt berekend.

 

Systeemrapporten voor Tijdmanagement

Afwezigheidsdagen

Het rapport Afwezigheidsdagen toont het aantal actieve afwezigheidsdagen van medewerkers voor de geselecteerde afwezigheidstypes.

De afwezigheden worden weergegeven als een gekleurd staafdiagram in het bovenste gedeelte van het rapport, gevolgd door een tabel met absolute cijfers. Je kunt de derde filterbalk gebruiken om de afwezigheidstypes te definiëren die je wilt weergeven, zoals ziekteverlof, ouderschapsverlof enzovoort.

Klik op een van de absolute getallen in de tabel met cijfers om een detailweergave te zien. Het rapport toont per medewerker de naam, de functie, de afdeling, het kantoor, het team, de juridische entiteit, de aanstellingsdatum en, indien ingevoerd, de einddatum van het contract en de datum uit dienst. Het bevat ook de afwezigheidstypes die je eerder in het filter hebt geselecteerd. Klik op de naam van een medewerker om naar het medewerkersprofiel te gaan.

Zie ons artikel over afwezigheden beheren die in uren worden bijgehouden voor informatie over afwezigheden die in uren worden bijgehouden.

 

Afwezigheidspercentage

Het rapport Afwezigheidspercentage (zonder decimalen) wordt berekend op basis van werkdagen (ma-vr, exclusief feestdagen). Instellingen voor werkrooster en geldigheid zijn niet relevant voor de berekening van het afwezigheidspercentage.

Je kunt het afwezigheidspercentage voor een bepaalde periode berekenen op basis van de afwezigheidstypes die je wilt weergeven, zoals 'ziekteverlof', 'ouderschapsverlof' enzovoort.

Het rapport wordt weergegeven als een lijndiagram in het bovenste gedeelte van het rapport, gevolgd door een tabel met percentages. Klik op de knop Legenda weergeven onder het lijndiagram om te zien welke gegevens door welke kleur worden weergegeven.

Opmerking
In het rapport Afwezigheidspercentage worden standaard alleen interne medewerkers weergegeven.Als je het afwezigheidspercentage van externe medewerkers wilt weergeven, gebruik je de filteroptie en selecteer je Type dienstverband is gelijk aan extern.

Zie ons artikel Berekeningsformules voor systeemrapporten voor meer informatie over de manier waarop het afwezigheidspercentage wordt berekend.

Afwezigheidsverdeling

Het rapport Afwezigheidsverdeling laat zien hoe de afwezigheidsdagen gedurende de afgelopen zes maanden over de weekdagen waren verdeeld. De afwezigheden worden weergegeven als een gekleurd staafdiagram in het bovenste gedeelte van het rapport, gevolgd door een tabel met percentages (zonder decimalen). Klik op de knop Legenda weergeven onder het lijndiagram om te zien welke gegevens door welke kleur worden weergegeven.

Zie ons artikel Berekeningsformules voor systeemrapporten voor meer informatie over de manier waarop de afwezigheidsverdeling wordt berekend.

 

Aanwezigheidsperioden

Dit systeemrapport geeft een overzicht van alle bevestigde aanwezigheidsperioden van je medewerkers, evenals pauzes en projecttijden, binnen de gedefinieerde periode. Het rapport wordt weergegeven als een tabel met cijfers. In de kolom Status zie je of de aanwezigheidsperioden al zijn goedgekeurd of dat de goedkeuring nog in behandeling is. Je kunt de periode van het rapport aanpassen.

Systeemrapporten voor Werving & selectie

Op basis van feedback van klanten hebben we nieuwe rapporten gemaakt en de berekeningen verbeterd. Ze zijn nu beschikbaar op het tabblad Inzichten in het gedeelte Werving & selectie. De systeemrapporten voor Werving & selectie die in dit artikel worden besproken, vervallen binnenkort.

 

Sollicitaties

Het rapport Sollicitaties toont het aantal kandidaten dat sollicitaties bij je bedrijf heeft ingediend. Je kunt de periode selecteren waarop het rapport betrekking moet hebben, de resultaten groeperen op wervingscategorie, functie, afdeling, kantoor of juridische entiteit, en indien nodig ook filters toevoegen. Het rapport wordt weergegeven als een gekleurd staafdiagram in het bovenste gedeelte van het rapport, gevolgd door een tabel met absolute cijfers.

Kanalen

Het rapport Kanalen laat zien hoeveel sollicitaties je per maand via de verschillende wervingskanalen ontvangt. Dit rapport kan worden gebruikt om de prestaties van de afzonderlijke kanalen te vergelijken. Je kunt de periode selecteren die het rapport moet beslaan en indien nodig filters toevoegen. Het rapport wordt weergegeven als een gekleurd staafdiagram in het bovenste gedeelte van het rapport, gevolgd door een tabel met absolute cijfers.

 

Sollicitatiepijplijn 

Het rapport Sollicitatiepijplijn laat zien hoe sollicitaties die gedurende de geselecteerde periode zijn ontvangen, het sollicitatieproces hebben doorlopen.

De aantallen kandidaten worden weergegeven in een gekleurd staafdiagram in het bovenste gedeelte van het rapport, gevolgd door een tabel met absolute cijfers. Het conversiepercentage voor elk van de gedefinieerde fasen wordt ook onderaan het rapport weergegeven.

 

Inzicht in de resultaten

In de tabel met cijfers worden sollicitaties standaard onderverdeeld in de volgende fasen:

Sollicitaties	De sollicitaties die in de geselecteerde periode zijn ontvangen en zich in deze fase bevonden.
Gevorderd	De sollicitaties die zijn doorgegaan naar een andere fase.
Afgewezen	De sollicitaties die zijn afgewezen in deze fase.
Teruggetrokken	De sollicitaties die zijn teruggetrokken in deze fase.
Nog steeds in de fase	De sollicitaties die zich momenteel in deze fase bevinden.

De tabel met cijfers geeft een voorbeeld van het volledige sollicitatieproces. Het begint met het aantal ontvangen sollicitaties en hoe zij zich door de gedefinieerde wervingsfases bewegen. In onderstaande afbeelding begint het bijvoorbeeld met 59 sollicitaties die de screeningsfase hebben doorlopen en waarvan er 7 de eindfase Aangesteld hebben bereikt.

Onder de tabel met cijfers zie je een extra overzicht van het volledige conversiepercentage per fase.

Hier zijn de sollicitaties ook standaard onderverdeeld in de volgende sollicitatiefasen:

Sollicitaties	Het totale aantal ontvangen sollicitaties. Dit cijfer is het totaal van de kolommen Sollicitaties, Gevorderd, Afgewezen, Teruggetrokken en Nog in de fase voor de initiële wervingsfase.
Aangesteld	De sollicitaties die hebben geleid tot het aannemen van een medewerker.
Afgewezen	De sollicitaties die zijn afgewezen.
Teruggetrokken	De sollicitaties die zijn teruggetrokken.
Nog in de pijplijn	De sollicitaties die zich momenteel in een wervingsfase bevinden.

 

Uitgesloten kandidaten

Dit rapport geeft een overzicht van het aantal kandidaten dat zich tijdens de gespecificeerde periode uit de sollicitatieprocedure heeft teruggetrokken of werd afgewezen en geeft aan in welke fase van de sollicitatieprocedure zij zich op dat moment bevonden.

In het rapport wordt onderscheid gemaakt tussen Teruggetrokken en Afgewezen sollicitaties:

• Teruggetrokken betekent dat de kandidaat niet langer geïnteresseerd is in de functie.
• Afgewezen betekent dat je bedrijf de kandidaat heeft afgewezen, bijvoorbeeld omdat deze niet geschikt was voor de functie.
• Het rapport bevat ook aantallen niet uitgesloten sollicitaties. Dat zijn sollicitaties die zich niet in de fase Teruggetrokken of Afgewezen bevinden.

Het rapport laat ook zien in welke fase de kandidaat zich bevond wanneer de sollicitatie werd teruggetrokken of afgewezen. Zo betekent 'Afgewezen/Screening' bijvoorbeeld dat de sollicitatie is afgewezen na in de fase 'Screening' te zijn beland.

De aantallen kandidaten worden weergegeven in een gekleurd staafdiagram in het bovenste gedeelte van het rapport, gevolgd door een tabel met absolute cijfers. Klik op de knop Legenda weergeven onder het staafdiagram om te zien welke gegevens door welke kleur worden weergegeven.

 

Snelheid van aanstellingen

Het rapport Snelheid van aanstellingen geeft een overzicht van hoe snel sollicitaties het wervingsproces doorlopen. Het rapport zal niet nauwkeurig zijn als je een kandidaat contracteert zonder een aanbod. Lees hoe je een aanbod aanmaakt.

Het systeemrapport Snelheid van aanstellingen bestaat uit de volgende elementen: Time to offer en Time to hire. In de onderstaande tabel zie je hoe deze worden berekend.

Meetmethode	Berekening
Time to offer	Time to offer wordt berekend op basis van de datum van ontvangst van de sollicitatie en de datum waarop de kandidaat doorstroomt naar de aanbodfase in het wervingsproces. Lees meer over het beheren van een aanbod en de fasen ervan.
Time to hire	Time to hire wordt berekend op basis van de ontvangstdatum van de sollicitatie en de datum waarop de kandidaat het aanbod heeft geaccepteerd en een medewerker wordt.

De resultaten worden weergegeven als een gekleurd staafdiagram in het bovenste gedeelte van het rapport, gevolgd door een tabel met absolute cijfers. De tabel toont het aantal sollicitaties en aanstellingen in de geselecteerde periode en het aantal dagen tot het aanbod of de aanstelling.

Je kunt op elk element in de tabel klikken om een uitgebreider overzicht van de aanstellingsgegevens te bekijken. Time to offer en Time to hire worden op afzonderlijke tabbladen weergegeven. Op elk tabblad wordt de lijst weergegeven van medewerkers die in de geselecteerde periode een functie aangeboden kregen of werden aangesteld, plus de bijbehorende tijdlijn.

 

Systeemrapporten voor Loonadministratie

Systeemrapport Salaris

Het salarisrapport toont het basissalaris (vast salaris of uurloon) en de terugkerende vergoedingen van je medewerkers tijdens de geselecteerde periode in de vorm van een staaf- of lijndiagram en in een tabel met absolute cijfers. Uurlonen worden weergegeven als totalen op basis van de bevestigde werkuren per loonperiode. Het rapport houdt rekening met elke verhoging van de vaste salarissen of uurlonen tijdens de lopende maand vanaf het ogenblik waarop de wijziging van kracht wordt.