Stap 4: De voorbereidende loonadministratie configureren

 

Personio ondersteunt je maandelijkse voorbereidende loonadministratie. In het gedeelte Loonadministratie in Personio kun je gegevens naar een Excel-bestand exporteren. Je kunt bepalen welke informatie in dat exportbestand moet worden opgenomen en je kunt verschillende loonlijsten maken waarvoor de voorlopige loonadministratie apart moet worden uitgevoerd. Voordat je de functie Loonadministratie gebruikt, moet je in de Instellingen een aantal basisconfiguraties instellen.


Algemene instellingen

Om de algemene instellingen voor de voorbereidende loonadministratie te configureren, ga je naar Instellingen > LOONADMINISTRATIE> Salaris en loonadministratie > Algemeen

preliminary-payroll-settings_nl.png

Loonadministratie

Selecteer alle attributen die je in de export van je loonadministratie wilt weergeven. Klik hier voor een overzicht van de beschikbare attributen van de loonadministratie. Gebruik onze voorbeelden van best practices als leidraad.

Je kunt Persoonlijke informatie en Salarisgegevens naar twee verschillende bladen binnen hetzelfde bestand exporteren, zodat je het bestand gemakkelijker kunt lezen. Voor een overzicht van de gegevens die worden getoond op het werkblad Salaris, klik je hier.

Voeg alle Afwezigheidstypen toe die je nodig hebt. Deze types worden getoond in een apart werkblad met de titel Afwezigheid. Dit werkblad houdt rekening met alle afwezigheidsperioden tijdens de betreffende periode van de loonadministratie.

Bepaal ook of de pro rata salarisberekening aan het begin van een dienstverband of, in het geval van een beëindiging van dienstverband halverwege de maand, gebaseerd moet zijn op een maand van dertig dagen of standaard op basis van alle dagen van elke maand.

Notificaties

Geef aan op welke dag van de maand werknemers met beheerdersrechten in de Takenwidget op het Dashboard en in de Inbox een taak moeten krijgen om de loonadministratie te controleren.

Loonlijsten

In Personio kun je verschillende loonlijsten opslaan die je kunt gebruiken om afzonderlijke exporten van de loonadministratie te genereren. Loonlijsten kun je aanmaken op basis van elk attribuut in de Lijst van opties.

 

De loonperiodes configureren

Ga naar Instellingen > PAYROLL > Salaris & Loonadministratie > Loonperiodes om de periodes voor de geselecteerde loonlijsten te definiëren.

De loonperiodes bepalen de tijdsperiodes waarover gewerkte uren en dagen afwezigheid bij elkaar worden opgeteld als ze als attributen van het exportbestand worden aangemaakt.

preliminary-payroll-payroll-group_nl.png

 

Een export van de loonadministratie maken

Het hoofdmenu onder Loonadministratie biedt een overzicht van de maandelijkse loonadministratie. In de voorbeeldweergave van de export daarvan kun je switchen tussen de verschillende werkbladen Persoonlijke informatie, Afwezigheid en Salaris. De loonadministraties van verschillende dochterondernemingen worden altijd afzonderlijk weergegeven. Boven de voorbeeldweergave kun je ook de benodigde Loonlijst selecteren.

Alle medewerkers van wie er profielgegevens zijn gewijzigd of ontbreken voor de periode sinds de goedkeuring van de laatste loonadministratie, gaan naar het voorbeeld bovenaan het spreadsheet. De rijen zijn oranje gemarkeerd en de gewijzigde waarden hebben een extra kleurcode. Een opmerking aan het begin van een regel geeft aan dat een medewerker nieuw is. Alle wijzigingen, onlangs aangenomen medewerkers of medewerkers die het bedrijf verlaten hebben, krijgen in je exportbestand ook een kleurcode.

Als je op een wijziging of ergens anders in een oranje gemarkeerde rij klikt, verschijnt er een venster aan de rechterkant met meer context over de gegevens die zijn gewijzigd. Zo hoef je niet meer naar het profiel van de medewerker te gaan om de gewijzigde gegevens te bekijken. De volgende informatie wordt weergegeven in de pop-up:

  • Een overzicht van alle bijgewerkte kenmerken per werknemer
  • De oude en de nieuwe waarde
  • Datum waarop de nieuwe waarde ingaat
  • Datum waarop de wijziging is aangebracht

preliminary-payroll-export_nl.png

Om de loonadministratie naar Excel te exporteren, kies je Export aanmaken. Als je klikt op Downloaden, genereert Personio een Excel-bestand met daarin een preview van de loonadministratie voor de huidige maand. Met dit bestand kun je vervolgens aan de slag.

preliminary-payroll-generate-export_nl.png

Na goedkeuring van de loonadministratie mag je geen wijzigingen meer aanbrengen. In de export van de loonadministratie wordt daarom alleen rekening gehouden met afwezigheidsperiodes tot aan de einddatum van de loonadministratie.

In de overzichtsectie krijg je een overzicht van alle loonlijsten en dochterondernemingen, de huidige status van de loonadministratie, en de loonperiode. Voor een uitleg van de verschillende statussen van de loonadministratie, klik je hier.

preliminary-payroll-overview_nl.png

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel