Dit is stap 2 van 2 in de implementatiemodule Salarissen en voorbereidende loonadministratie.
Lees hoe je je voorbereidende loonadministratie opzet om informatie van medewerkers te beheren en samen te werken met een loonadministrateur.
Wat zijn de voordelen?
Door je voorbereidende loonadministratie op te zetten, kun je:
- je maandelijkse voorbereidende loonadministratie beheren: controleer en keur relevante persoonsgegevens, salarisgegevens en afwezigheidsperiodes goed voor elke medewerker per loonperiode.
- op de hoogte blijven van wijzigingen in gegevens: gegevenswijzigingen worden duidelijk aangegeven, zodat je alleen wijzigingen die relevant zijn voor de loonperiode hoeft te controleren en geen belangrijke details mist.
- de gegevens van de voorbereidende loonadministratie exporteren: genereer in elk stadium exporten naar Excel-bestanden en stuur ze naar je loonadministrateur om de loonadministratie te voltooien.
Stap 1: configureer de instellingen voor de loonadministratie
De algemene instellingen bepalen hoe en welke loonadministratiegegevens worden weergegeven, en stellen de tijdlijn vast voor je maandelijkse loonadministratie. Volg deze stappen om je voorbereidende loonadministratie in te stellen:
- Ga naar Instellingen > Loonadministratie > Salaris & Loonadministratie > Algemeen.
- Selecteer alle attributen en persoonlijke vergoedingstypes die in je loonadministratietabel moeten worden opgenomen. Zie ons overzicht van de beschikbare attributen voor de loonadministratie en onze voorbeelden van best practices.
- Geef aan of salarisgegevens in een apart tabblad in de loonadministratietabel moeten worden weergegeven. Als je besluit om de salarisgegevens niet in een apart tabblad te zetten, zorg er dan voor dat je alle relevante salarisattributen in stap 2 hebt toegevoegd, zodat ze nog steeds in de loonadministratietabel worden weergegeven.
- Voeg afwezigheidstypes toe die je wilt controleren op het tabblad Afwezigheid van de loonadministratietabel.
- Bepaal of de pro rata salarisberekening gebaseerd moet worden op 30 dagen of op de dagen van de maand.
- Geef aan op welke dag van de maand medewerkers met beheerdersrechten eraan herinnerd worden om de looninformatie te controleren. Zorg dat deze beheerders de notificatie voor de controle van de loonadministratie hebben geactiveerd in hun Persoonlijke instellingen.
- Definieer een attribuut op basis waarvan loonlijsten worden samengesteld. Je kunt elk attribuut van het type Lijst met opties selecteren.
Opmerking
Zorg dat voor elk gekozen attribuut voor de loonlijsten een waarde wordt toegevoegd voor elke medewerker. Voorbeeld: als je besluit om loonlijsten aan te maken per kantoor, zorg dan dat elke medewerker aan een kantoor wordt toegewezen. - Klik op Creëren.
Stap 2: voeg loonperiodes toe
Loonperiodes zijn gebaseerd op de loonlijsten die je hebt geselecteerd in de algemene instellingen. Ze bepalen de periode waarin de bijgehouden uren en verlofperiodes worden opgeteld, als je ze als attributen voor export hebt toegevoegd. Je kunt één loonperiode per loonlijst instellen. Volg hiervoor de volgende stappen:
- Ga naar Instellingen > Loonadministratie > Salaris & Loonadministratie > Loonperiodes.
- Selecteer een loonlijst en klik op Loonperiode toevoegen.
- Kies de gewenste periode aan de hand van de vervolgkeuzemenu's.
- Klik op Toevoegen. De loonperiode treedt dan in werking vanaf de volgende maand.
Stap 3: activeer notificaties voor beheerders
Als je een maandelijkse notificatie hebt ingesteld om beheerders eraan te herinneren de looninformatie te controleren, moeten zij de notificatie voor hun account activeren. Daarvoor moeten ze de volgende stappen volgen:
- Ga naar Profielfoto > Persoonlijke instellingen.
- Selecteer Notificaties.
- Activeer onder Controle loonadministratie de notificatie voor het Dashboard en, indien van toepassing, via E-mail.
- Klik op Creëren.
Opmerking
Controleer in Kwaliteitscontrole: salarisgegevens en voorbereidende loonadministratie of alles goed is ingesteld voordat je doorgaat naar de volgende stap.