Stap 11: Documentsjablonen configureren

 

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je afzonderlijke documentsjablonen in het systeem kunt opslaan. Deze sjablonen kunnen je veel tijd en moeite besparen in je dagelijkse workflows. Dit komt doordat sjablonen handige placeholders bevatten die automatisch worden ingevuld met de bijbehorende medewerkersgegevens wanneer het sjabloon wordt toegewezen.

 

Documentsjablonen maken

Sla documentsjablonen op in Personio en gebruik ze als basis om medewerkerspecifieke documenten te genereren door placeholders, variabelen voor geslacht en tekstblokken voor selectie toe te voegen. Om een documentsjabloon te maken, heb je eerst een tekstverwerkingsprogramma nodig. Personio ondersteunt sjablonen die zijn opgeslagen als documenten in MS Office of OpenOffice. Voor gedetailleerde informatie over het maken van documentsjablonen, klik je hier.

Houd er rekening mee dat alleen Google-lettertypen correct kunnen worden weergegeven in het documentvoorbeeld. Wanneer andere lettertypen in een sjabloon worden gebruikt, kan het voorbeeld vervormd zijn.

Om het afgewerkte document in Personio op te slaan, ga je naar Instellingen > Documenten. Klik eerst op Sjabloon toevoegen. Selecteer een documentcategorie en een taal en geef het sjabloon een naam. Upload vervolgens je Word- of OpenOffice-document.

document-templates-settings_nl.gif

 

Documentsjablonen toewijzen

Om een documentsjabloon in te vullen met de gegevens van een specifieke medewerker, ga je eerst naar het profiel van de medewerker en selecteer je het tabblad Documenten. Begin met het configureren van het document door op de knop Nieuw creëren te klikken en selecteer het gewenste documentsjabloon.

document-templates-creation_nl.gif

Aan de linkerkant van het volgende scherm zie je een lijst met alle beschikbare plaatshouders en je selecteerbare tekstblokken. Hier kunnen de gegevens zoals gewenst worden nagekeken en toegevoegd. Rechts in het scherm wordt een voorbeeld van het uiteindelijke document weergegeven. Je kunt het document in het oorspronkelijke formaat of als pdf opslaan.

Het door jou gegenereerde document is nu in Personio te bekijken onder de documenten van de betreffende medewerker, afhankelijk van de toegangsrechten.

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel