In dit artikel wordt uitgelegd hoe je documentcategorieën aanmaakt waarin je documenten van medewerkers kunt opslaan, hoe je documentsjablonen aanmaakt en opslaat en tot slot hoe je een sjabloon toewijst zodat de medewerkersgegevens automatisch worden ingevuld.
Wat zijn de voordelen?
- Organiseer de documenten van je medewerkers: gebruik documentcategorieën zodat alle medewerkers weten waar zij relevante documenten zoals loonstroken, contracten of handleidingen kunnen vinden.
- Stroomlijn je werk: maak documentsjablonen met plaatshouders. Personio vult deze sjablonen automatisch aan met de gegevens van je medewerkers.
- Personaliseer documenten: gebruik verschillende documentsjablonen om aan je eisen te voldoen. Of het nu gaat om werkreferenties of motivatiebrieven, je kunt je terugkerende HR-processen personaliseren en automatiseren om de efficiëntie te verhogen.
Stap 1: documentcategorieën aanmaken
In Personio kun je documentcategorieën configureren waarin je vervolgens de documenten van je medewerkers kunt opslaan. Dit kunnen bijvoorbeeld categorieën zijn als 'Loonadministratie', 'Bedrijfsbeleid' of 'Referenties'. Maak en pas documentcategorieën aan voordat je begint met het aanmaken en opslaan van sjablonen.
Volg deze stappen om nieuwe documentcategorieën aan te maken:
- Ga naar Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen
- Klik op het tabblad Categorieën.
- Typ in het veld Nieuwe documentcategorie de naam van je nieuwe documentcategorie en klik op
Toevoegen.
Tip
In dit gedeelte kun je ook categorieën bewerken en verwijderen. Systeemcategorieën die vergrendeld zijn, kunnen niet verwijderd of hernoemd worden omdat ze gekoppeld zijn aan interne processen van Personio.
Opmerking
Als je nieuwe documentcategorieën aanmaakt, vergeet dan niet toegangsrechten voor deze categorieën toe te kennen aan je medewerkersrollen via Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen. Lees meer over toegangsrechten.
Stap 2: documentsjablonen aanmaken
Je kunt documentsjablonen gebruiken als basis om medewerkerspecifieke documenten te genereren door plaatshouders, variabelen voor geslacht en tekstblokken voor selectie toe te voegen. Om documentsjablonen aan te maken, heb je een tekstverwerkingsprogramma nodig. Personio ondersteunt sjablonen in Microsoft Office- of OpenOffice-indeling.
Je kunt plaatshouders toevoegen die automatisch worden vervangen door de betreffende personeelsgegevens. Plaatshouders moeten altijd binnen twee paar accolades worden geplaatst.
Personio ondersteunt de volgende drie soorten plaatshouders:
- Vooraf gedefinieerde systeemplaatshouders: voor systeemattributen die niet kunnen worden gewijzigd of verwijderd, zoals Voornaam of Afdeling. Deze moeten in het Engels worden vermeld, bijvoorbeeld {{first_name}} of {{department}}.
- Aangepaste plaatshouders: voor attributen die je zelf hebt aangemaakt. Ze moeten precies zo genoemd worden als ze zijn opgeslagen in je Personio-account. Je kunt bijvoorbeeld een attribuut genaamd 'Gewenste voornaamwoorden' aanmaken. Als plaatshouder zou dit dan {{Gewenste voornaamwoorden}} zijn.
- Vrije plaatshouders: deze verwijzen niet naar attributen en worden handmatig ingevuld met tekst wanneer de sjabloon aan een medewerker wordt toegewezen. In het document kun je bijvoorbeeld de doelen vermelden waaraan medewerkers tijdens een recente beoordelingscyclus hebben gewerkt. Dit zou bijvoorbeeld {{Doel 1}} kunnen zijn.
Een volledige lijst met plaatshouders en gedetailleerde informatie over het aanmaken van documentsjablonen vind je in het artikel Documentsjablonen aanmaken: plaatshouders. Je kunt ook voorbeeldsjablonen bekijken en downloaden.
Stap 3: een documentsjabloon opslaan in Personio
Nadat je in een tekstverwerkingsprogramma je documentsjabloon hebt aangemaakt,moet je deze opslaan in Personio.
- Ga naar Instellingen > Medewerkers > Documenten.
- Klik op het tabblad Sjablonen.
- Klik onderaan de pagina op Sjabloon toevoegen. Selecteer een documentcategorie, geef het sjabloon een naam en selecteer de documenttaal. Kies het sjabloon in Microsoft Office- of OpenOffice-indeling die je eerder hebt aangemaakt.
- Klik op Uploaden.
Stap 4: een documentsjabloon toewijzen
Om een documentsjabloon in te vullen met de gegevens van een specifieke medewerker, ga je eerst naar het profiel van de medewerker en selecteer je het tabblad Documenten. Begin met het configureren van het document door op de knop Nieuw creëren te klikken en selecteer het gewenste documentsjabloon.
Aan de linkerkant van het volgende scherm zie je een lijst met alle beschikbare plaatshouders en je selecteerbare tekstblokken. Hier kunnen de gegevens zoals gewenst worden nagekeken en toegevoegd. Rechts in het scherm wordt een voorbeeld van het uiteindelijke document weergegeven. Je kunt het document in het oorspronkelijke formaat of als pdf opslaan.
Het door jou gegenereerde document is nu in Personio te bekijken onder de documenten van de betreffende medewerker, afhankelijk van de toegangsrechten.
Stap 5: documenten uploaden
Je kunt documenten individueel of in bulk uploaden. Raadpleeg de volgende artikelen voor meer informatie over deze twee opties:
Volgende stappen
Gefeliciteerd 🎉
Je kunt nu doorgaan naar de volgende module.