Stap 10: On- en offboarding-workflows creëren

 

 

Workflow_Hub.png Dit artikel gaat over workflows. Je kunt al je workflows aanmaken en opvolgen vanuit de Workflow Hub.

 

Dit artikel legt uit hoe je in je instellingen stappen en sjablonen kunt maken en configureren om je onboarding- en offboarding-workflows in Personio in kaart te brengen.

Onboarding- en offboarding-workflows stel je op dezelfde manier in. Dit artikel legt het proces uit aan de hand van een onboarding-voorbeeld.

 

Wat zijn onboarding- en offboarding-workflows?

De onboarding-workflow is het proces waarmee je nieuwe medewerkers in je bedrijf verwelkomt en ze helpt om aan de slag te gaan in hun nieuwe functie. De offboarding-workflow is het proces waarmee je het vertrek van een medewerker uit het bedrijf voorbereidt.

Het aanmaken van workflows begint in je Workflow Hub in Personio. Beide processen worden geautomatiseerd en zorgen voor een soepele in- of uitdiensttreding.

 

1. Onboarding-stappen creëren

  1. Ga naar de Workflow Hub.
  2. Klik in het gedeelte Onboarding op Onboarding-sjablonen configureren.workflow-hub-configure-onboarding-template_nl.png
  3. Klik op Onboarding-stappen.
  4. Voer de naam in van een nieuwe onboarding-stap.
  5. Kies of je een Algemene stap of een E-mailactie wilt maken.
  6. Voeg items toe aan Algemene stappen of definieer de parameters voor E-mailacties
  7. Klik op Wijzigingen opslaan.

De stappen hoeven maar één keer te worden aangemaakt. Je kunt ze vervolgens zo vaak als je wilt hergebruiken in je sjablonen.

 

Items toevoegen aan Algemene stappen

  1. Klik op + Item toevoegen.
  2. Kies in het vervolgkeuzemenu het soort item dat je wilt aanmaken (bijv. tekstinformatie, medewerkersattribuut, selectievakje, enz.). Elk itemtype wordt omschreven in de interface.
  3. Definieer de omschrijving, het label, het attribuut, enz. dat specifiek is voor het gekozen type.  
  4. Vink het selectievakje Verplicht aan voor elk item dat tijdens de onboardingworkflow verplicht ingevuld moet worden. Dit voorkomt dat medewerkers de stap als voltooid kunnen markeren voordat de gevraagde informatie voor dit item is verstrekt.
  5. Als je wilt dat medewerkers hun attribuut nog kunnen bewerken zolang de stap nog niet als voltooid is gemarkeerd, kun je voor het itemtype Medewerkersattribuut ook het selectievakje Bewerkbaar aanvinken.
  6. Klik op Wijzigingen opslaan.

 

De parameters voor een e-mailactie definiëren

  1. Stel de parameter Automatische e-mailverzending in op Handmatig verzenden, Op vervaldatum, of Als vorige stappen zijn afgesloten.
    Verzendoptie Beschrijving
    Handmatig verzenden De verantwoordelijke medewerkers krijgen een herinnering om de e-mail te verzenden. De voor deze stap verantwoordelijke medewerker of groep bepaal je bij het maken van het onboarding-sjabloon.
    Op vervaldatum De e-mail wordt automatisch verzonden op een datum die in het betreffende onboarding-sjabloon wordt bepaald.
    Als vorige stappen zijn afgesloten Personio voert de automatische verzending pas uit als alle onboarding-stappen als voltooid zijn gemarkeerd.
  2. Kies voor de parameter Afzender welke medewerker als afzender van de e-mail moet worden weergegeven.
    ⚠️ De e-mail toont de e-mailhandtekening die in Personio voor de geselecteerde medewerker is ingesteld. Lees meer over het instellen van een e-mailhandtekening.
  3. In de parameter Ontvanger(s) selecteer je de ontvanger van de e-mail. Je kunt kiezen tussen de medewerker die de stap moet voltooien, de leidinggevende van die medewerker, of alle medewerkers. Je kunt ook medewerkers selecteren die deel uitmaken van de groepen die je hebt gemaakt (zie hieronder), of medewerkers die bij bepaalde teams, kantoren, of afdelingen horen.

    Tip
    Als je de e-mail naar iemand buiten je organisatie wilt sturen, selecteer je Extern e-mailadres. Het veld E-mailadres van ontvanger verschijnt, waarin je het gewenste e-mailadres kunt invoeren. 

  4. Voer het onderwerp van de e-mail in, dat zal dienen als onderwerpregel van de e-mail.
  5. Schrijf je e-mailsjabloon. Je kunt Medewerkersattributen, on-/offboarding-attributen en de profielfoto in de e-mail invoegen door ze te selecteren in de vervolgkeuzelijst Variabele in e-mail invoegen. Je kunt desgewenst ook een variabele voor geslacht invoegen. Meer informatie vind je in ons artikel over het maken van e-mailsjablonen.
  6. Upload het document of de documenten die je bij de e-mail wilt voegen. De maximale bestandsgrootte is 256 MB. 
  7. Klik op Wijzigingen opslaan.

 

2. Groepen maken

On-/offboardinggroepen kunnen gebruikt worden om een hele groep medewerkers verantwoordelijk te maken voor een bepaalde onboarding-stap, of om deze groep medewerkers in te stellen als ontvangers van een e-mailactie. Volg de onderstaande stappen om een groep te maken:

  1. Ga naar Instellingen > WORKFLOWS > On-/Offboarding en klik op Groepen .
  2. Voer de naam van je nieuwe groep in.
  3. Klik op +.
  4. Klik in de linkerkolom op de namen van de medewerkers die je wil toevoegen. Ze verschijnen dan in de rechterkolom. Om je zoekopdracht te vergemakkelijken, kun je medewerkers filteren door een naam, een achternaam, of een team te typen.
  5. Om een medewerker te verwijderen, klik je gewoon op de naam in de rechterkolom. Om je zoekopdracht te vergemakkelijken, filter je door een naam, een achternaam, of een team te typen.
  6. Klik op Wijzigingen opslaan.

 

3. Onboarding-sjablonen opstellen en beheren

Je kunt nu een onboarding-sjabloon maken met behulp van de stappen die je eerder hebt gemaakt. Je kunt ook bestaande onboarding-sjablonen dupliceren, ze een nieuwe naam geven en vervolgens bewerken.

  1. Ga naar Instellingen > WORKFLOWS > On-/Offboarding en klik op Onboarding-sjablonen.
  2. Voer de naam in van je nieuwe onboarding-sjabloon en klik op +.
  3. Klik op Stap toevoegen.
  4. Selecteer in het eerste vervolgkeuzemenu de stap die je wilt toevoegen. Je kunt een stap selecteren uit de stappen die je eerder hebt gemaakt op het tabblad Onboarding-stappen.
  5. Selecteer in het tweede vervolgkeuzemenu de Verantwoordelijke. Je kunt kiezen tussen de medewerker die de stap moet voltooien, de leidinggevende van die medewerker, een van de on-/offboardinggroepen die je gemaakt hebt, of een willekeurig team van medewerkers.  
  6. Je kunt vervolgens een aantal dagen voor of na de aanstelling van de medewerker instellen als Deadline. Deze deadline activeert herinneringen en taken zoals hieronder beschreven:

    Voor algemene stappen:
    Zeven dagen voor een deadline verstrijkt, stuurt Personio de eerste herinneringsmail naar alle medewerkers die de betreffende onboarding-stap moeten voltooien en wordt een taak aangemaakt in de widget Taken op hun Dashboard en in de Inbox. Twee dagen voor de deadline ontvangen ze nog een herinnering van Personio. Als een onboarding-taak is verlopen, ontvangen de verantwoordelijke medewerkers dagelijks een herinnering per e-mail.
    Voor e-mailacties:
    De deadline bepaalt de verzenddatum van de e-mail, als de optie Op vervaldatum is ingesteld in de onboarding-stap E-mailactie.

  7. Herhaal stappen 3 tot 6 om zo veel onboarding-stappen toe te voegen als je wilt. 
  8. Klik op het pijlpictogram links van elke onboarding-stap in de lijst om de items te verslepen en ze anders te sorteren.
  9. Klik op Wijzigingen opslaan.

Lees de artikelen Best practices: Onboarding-sjablonen en -stappen en Best practices: Offboarding-sjablonen en -stappen in het Hulpcentrum voor een overzicht van de meest gebruikte on- en offboarding-sjablonen en -stappen.

 

4. Een on- of offboarding-workflow activeren

Onboarding-workflow

Ga in het profiel van de betreffende medewerker naar het tabblad Onboarding en selecteer een van de onboarding-sjablonen die je hier ziet. Alle eerder aangemaakte onboarding-sjablonen worden hier weergegeven.

Zodra er een sjabloon is toegewezen, wordt een overzicht van alle verplichte onboarding-stappen getoond, evenals de bijbehorende deadlines en statussen. Als je wilt dat medewerkers alleen de stappen zien waarvoor ze verantwoordelijk zijn, zorg dan dat je de toegangsrechten voor Weergeven in het gedeelte Onboarding uitschakelt. Lees dit artikel voor meer informatie over toegangsrechten. 

Op deze manier wijs je taken toe aan verantwoordelijke personen die zij vervolgens een voor een kunnen afronden. Met de kleurcode kun je de voortgang van elk van de stappen bijhouden.

 

Offboarding-workflow

Je kunt offboarding-sjablonen niet aan actieve medewerkers toewijzen. Het tabblad Offboarding verschijnt alleen in het profiel van een medewerker als het dienstverband werd beëindigd.

Wijs vervolgens het juiste offboarding-sjabloon toe aan de medewerker.

 

5. Je workflows beheren in de Workflow Hub

1. Overzicht van de onboarding- en offboarding-trajecten 

In het dashboard zie je meteen alle on- en offboarding-trajecten waarvan de vervaldatum is verstreken. Klik op de widget om de Workflow Hub te openen. Hier krijg je een overzicht van alle onboarding- en offboarding-trajecten en kun je de gedetailleerde lijst bekijken door op de knoppen 'Alle... bekijken' te klikken.

workflow-hub-overview_nl.png

 

2. Geef je workflows een boost met integraties

Om een overzicht te zien van alle beschikbare integraties die je kunnen helpen deze workflow een boost te geven, klik je in de Workflow Hub op het bliksempictogram in de rechterbovenhoek van het onboardingoverzicht. Om meer te weten te komen over hoe je integraties in Personio inschakelt, lees je het Hulpcentrum-artikel Personio Marketplace.

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel