In dit artikel wordt uitgelegd hoe je alle relevante gegevens voor de voorbereidende loonsadministratie beheert, controleert en goedkeurt, en een exportbestand in Excel-formaat aanmaakt.

Hoe werkt de maandelijkse loonadministratie met de voorbereidende loonadministratie in Personio?

Het maandelijkse loonadministratieproces met de voorbereidende loonadministratie van Personio zorgt ervoor dat je relevante loongegevens kunt samenvoegen, controleren, goedkeuren en exporteren. Vervolgens kun je de export van de voorbereidende loongegevens in Excel-formaat naar je loonadministrateur sturen, die de maandelijkse loonadministratiecyclus afwerkt.

Dit zijn de mogelijke stappen voor de maandelijkse loonadministratiecyclus:

1. Gegevens controleren: controleer loongerelateerde gegevens in de loonadministratietabel en corrigeer onjuiste gegevens.
2. Voorbereidende loonadministratie goedkeuren: na goedkeuring is de loonadministratie vastgelegd en worden er geen gegevenswijzigingen meer gemarkeerd. 
3. Gegevens exporteren: exporteer de voorbereidende loonadministratie als Excel-bestand voor verdere verwerking. 
4. Loonstroken uploaden: upload loonstroken naar de documenten van je medewerkers (optioneel).

Het maandelijkse loonadministratieproces met voorbereidende loonadministratie

1. Controleer de gegevens
   Ga naar Loonadministratie en selecteer een juridische entiteit en loonlijst (indien ingesteld). De loonadministratietabel heeft de status Wordt gecontroleerd en je kunt de gemarkeerde gegevenswijzigingen voor elke medewerker bekijken op de tabbladen voor persoonlijke informatie, salaris en afwezigheid. Klik op de betreffende medewerker voor meer details over gegevenswijzigingen.
   Lees ons artikel over het gedeelte Voorbereidende loonadministratie voor meer details.
2. De voorbereidende loonadministratie goedkeuren
   Klik op Loonadministratie goedkeuren en bevestig de goedkeuring in het pop-upvenster. De loonadministratie wordt vastgelegd en de status verandert in goedgekeurd.
3. Het Excel-bestand downloaden en naar je boekhouder sturenKlik op Documenten en download het aangemaakte Excel-bestand Loonadministratie_MM_JJJJ_nummer.xlsx.
   Stuur dit bestand naar je loonadministrateur om de loonadministratie te voltooien. 
   Tip
   Als je boekhouder toegang heeft tot Personio, kan hij of zij deze gegevens zelf ophalen.
4. Extra exportbestanden maken (optioneel)
   Als er meer gegevens moeten worden verzameld, bijvoorbeeld aanwezigheid voor uurlonen of afwezigheden die zijn goedgekeurd nadat je de loonadministratie had goedgekeurd, kun je extra exports maken door op Export aanmaken te klikken.
5. De loonadministratie voltooien en loonstroken uploaden
   Je loonadministrateur voltooit de loonadministratie en genereert de loonstroken voor de betreffende maand. Je kunt de loonstroken uploaden op het tabblad Documenten van de persoonlijke profielen van je medewerkers. Ontdek hoe je meerdere documenten tegelijk kunt uploaden.