De voorbereidende loonadministratie beheren

 

 

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je alle relevante gegevens voor de voorbereidende loonadministratie beheert en een exportbestand in Excel-formaat aanmaakt. Personio gebruikt de voorbereidende loonadministratie om je te helpen met je maandelijkse loonadministratieproces.

 

Stappen om de voorbereidende loonadministratie te controleren en goed te keuren

  1. Ga naar de sectie Loonadministratie.
  2. Controleer alle gegevens en, indien van toepassing, wijzigingen in gegevens in de preview of in je Excel-export.
  3. Wanneer je een Excel-export hebt aangemaakt, kun je de loonadministratie goedkeuren en het voltooide bestaand doorsturen naar het juiste loonadministratiebedrijf of de verantwoordelijke interne afdeling.

Let op: als wijzigingen in gegevens niet worden weergegeven in de huidige export of nadat de voorbereidende loonadministratie is goedgekeurd, voer deze wijzigingen dan handmatig in, maak een nieuwe export aan en controleer opnieuw.

 

De preview uitgelegd

preparatory-payroll-steps_nl.png

1. Preview-tabel

In de preview-tabel worden alle voor de loonadministratie relevante gegevens over je actieve interne medewerkers duidelijk weergegeven. Medewerkers voor wie er in de afgelopen maand wijzigingen zijn doorgevoerd, verschijnen bovenaan in de tabel. Nieuwe medewerkers worden aan het begin van de rij in het groen aangegeven. Bovendien is de hele rij oranje gemarkeerd.

Als je op een wijziging of ergens anders in een oranje gemarkeerde rij klikt, verschijnt er een schuifregelaar aan de rechterkant met meer context over de gegevens die zijn gewijzigd. De volgende informatie wordt weergegeven in de pop-up:

  • Een overzicht van alle bijgewerkte kenmerken per werknemer
  • De oude en de nieuwe waarde
  • Datum waarop de nieuwe waarde ingaat
  • Datum waarop de wijziging is aangebracht

preliminary-payroll-details_nl.png

Medewerkers worden in de tabel weergegeven wanneer op zijn minst een van de volgende situaties van toepassing is:

  • Ten minste één dag van de loonperiode valt tussen de eerste en de laatste dag van zijn of haar dienstverband.
  • De medewerker ontvangt een vorm van salaris (inclusief toeslagen).
  • Er is een gegevenswijziging doorgevoerd in de attributen in het personeelsdossier van de medewerker sinds de laatste loonadministratie. Dit is echter alleen van toepassing als deze attributen aan de loonadministratie zijn toegevoegd als kolommen.

 

2. Aparte werkbladen

Je kunt zowel medewerkersgegevens, salarisgegevens en afwezigheidsperiodes in drie afzonderlijke werkbladen weergeven in de preview-tabel en de Excel-export. Configureer de gewenste weergave via Instellingen > LOONADMINISTRATIE > Salaris & Loonadministratie.

 

3. Dochterondernemingen en hun loonlijsten of -periodes

Als je meerdere dochterondernemingen vanuit een Personio-account beheert, worden er voor iedere dochteronderneming aparte preview-tabellen aangemaakt. Als je loonlijsten en -periodes hebt gedefinieerd voor je bedrijf of dochterondernemingen, kun je deze hier selecteren. De controle en goedkeuring van de loonadministratie moet apart worden uitgevoerd voor iedere loonlijst en dochteronderneming.

 

4. Kolommen aanpassen

Je kunt een willekeurig aantal attributen toevoegen aan de export van de loonadministratie. Klik op Kolommen aanpassen om naar de instellingen te gaan. Lees meer over alle beschikbare loonadministratie-attributen en bewezen best practices.

 

5. Export

Controleer alle gegevens in de preview-tabel en klik vervolgens op Export aanmaken. Indien nodig kun je de aangemaakte export nogmaals controleren nadat je deze hebt gedownload.

Controleer en verwerk alle openstaande goedkeuringen die de loonadministratie zouden kunnen beïnvloeden voordat je de loonadministratie voltooit.

 

6. De loonadministratie goedkeuren

Klik op Loonadministratie goedkeuren om de loonadministratie in de boekhouding in te voeren en de voorbeeldmodus te verlaten.

De aangemaakte export kan niet meer worden gewijzigd wanneer de loonadministratie is goedgekeurd, omdat de preview-tabel op dat moment bevroren wordt. Daarom raden we aan de loonadministratie goed te keuren op de laatste dag van de loonperiode. Als je gegevens wilt wijzigen na de goedkeuring van de loonadministratie, moet je een nieuwe export aanmaken en deze naar het juiste loonadministratiebedrijf sturen.

 

7. Status

De loonadministratie doorloopt iedere maand twee statussen:

Status Uitleg
Wordt gecontroleerd Op de datum bepaald in de instellingen wordt de status van de loonadministratie automatisch weergegeven als klaar voor controle. Er verschijnt een taak op het dashboard die aangeeft dat de gegevens klaar zijn voor controle.
Goedgekeurd De maandelijkse loonadministratie is goedgekeurd.

 

8. Loonperiode

De loonperiode wordt weergegeven voor iedere loonlijst. Dit geeft de periode aan waarvan de werkuren en afwezigheidsdagen worden meegeteld. Vaste salarissen worden altijd op maandbasis weergegeven, ongeacht de loonperiode.

 

9. Wijzigingen gemarkeerd vanaf

Je kunt gemakkelijk de datums bijhouden waarop wijzigingen zijn doorgevoerd. Alle aangebrachte veranderingen sinds de vorige loonadministratie (of sinds de vorige maand, als de loonadministratie nog niet voltooid is) worden gemarkeerd in oranje.

Keur de loonadministratie niet goed tijdens de lopende loonperiode, omdat dit ervoor kan zorgen dat afwezigheidsperiodes niet volledig worden meegerekend. We raden aan de loonadministratie goed te keuren op de laatste dag van de loonperiode. Alle nieuwe wijzigingen worden dan vanaf het begin van de nieuwe loonperiode in kleur weergegeven.

Bezoek ons blog (alleen in het Duits) voor meer algemene informatie over de voorbereidende loonadministratie.

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel