In dit artikel wordt uitgelegd hoe je alle relevante gegevens voor de voorbereidende loonsadministratie beheert, controleert en goedkeurt en een exportbestand in Excel-formaat aanmaakt. Als je meer wilt weten over het configureren van de voorbereidende loonadministratie, lees dan ons artikel Stap 4: De voorbereidende loonadministratie configureren.

Hoe werkt de maandelijkse loonadministratie met de voorbereidende loonadministratie in Personio?

Het maandelijkse loonadministratieproces met de voorbereidende loonadministratie van Personio zorgt ervoor dat je relevante loongegevens kunt samenvoegen, controleren, goedkeuren en exporteren. Vervolgens kun je de export van de voorbereidende loongegevens in Excel-formaat naar je loonadministrateur sturen, die de maandelijkse loonadministratiecyclus afwerkt.

Dit zijn de mogelijke stappen voor de maandelijkse loonadministratiecyclus:

1. Controle van de loongerelateerde gegevens in de loonadministratietabel en corrigeren van gegevensfouten.
2. Goedkeuring van de voorbereidende loonadministratie in de loonadministratietabel. Nadat de loonadministratietabel is goedgekeurd, kunnen de gegevens nog wel worden gewijzigd, maar worden ze niet meer gemarkeerd. 
3. Het aanmaken en exporteren van de loonadministratie in de vorm van een Excel-bestand voor verdere stappen. 
4. Het importeren van loonbrieven in de profielen van medewerkers (optioneel).

Het maandelijkse loonadministratieproces met voorbereidende loonadministratie

1. Controleer de gegevens
   Ga naar Loonadministratie en selecteer een dochteronderneming en loonlijst (indien van toepassing). De loonadministratie heeft de status Wordt gecontroleerd en je kunt gemarkeerde gegevenswijzigingen voor elke medewerker bekijken in de tabbladen Persoonlijke informatie, Salaris en Afwezigheid. Klik op de betreffende medewerker voor meer details over gegevenswijzigingen.
   
   

   

   Lees ons artikel over attributen van de loonadministratie en markeringen in de voorbereidende loonadministratie voor meer informatie.
2. Keur de voorbereidende loonadministratie goed
   Klik op Loonadministratie goedkeuren en bevestig de goedkeuring in het pop-upvenster. De loonadministratietabel wordt vastgelegd en de status verandert in Goedgekeurd. Het geëxporteerde Excel-bestand met de benaming Loonadministratie_MM_JJJJ_nummer.xlsx bevat alle gegevens die momenteel beschikbaar zijn.
3. Download het Excel-bestand en stuur het naar je boekhouderKlik op Documenten en download het aangemaakte Excel-bestand Loonadministratie_MM_JJJJ_nummer.xlsx.
   Stuur dit bestand naar je loonadministrateur om de loonadministratie te voltooien. 
   
   

   Tip
   Als je boekhouder toegang heeft tot Personio, kan hij of zij deze gegevens zelf ophalen.

4. Maak extra exportbestanden aan (optioneel)
   Als er meer gegevens moeten worden verzameld, bijvoorbeeld aanwezigheid voor uurlonen of afwezigheden die werden goedgekeurd nadat je de loonadministratie had goedgekeurd, kun je extra exports maken door op Export aanmaken te klikken. Lees hoe je dit doet onder Gegevenswijzigingen verwerken nadat de voorbereidende loonadministratie is goedgekeurd.
5. Voltooi de loonadministratie en importeer loonbrieven
   Je loonadministrateur voltooit de loonadministratie en genereert de loonbrieven voor de betreffende maand. Je kunt de loonbrieven importeren in het tabblad Documenten van de persoonlijke profielen van je medewerkers. Ontdek hoe je meerdere documenten tegelijk kunt uploaden.