In dit artikel wordt uitgelegd hoe je de basisinstellingen voor de voorbereidende loonadministratie configureert. Ga naar Instellingen > Salaris & Loonadministratie > Algemeen. Vul dan de volgende secties in.

Loonlijst

Stel loonlijsten in om loonadministratietabellen en exports gescheiden aan te maken. Loonlijsten kunnen worden gemaakt op basis van elk attribuut van het type Lijst met opties. 

Loonlijsten voor juridische entiteiten

Als je juridische entiteiten hebt ingeschakeld, moeten medewerkers een juridische entiteit toegewezen krijgen en wordt de voorbereidende loonadministratie eerst standaard gesegmenteerd per juridische entiteit. Je kunt nog steeds subgroepen aanmaken in de algemene instellingen van de loonadministratie, met behulp van de optie Loonlijsten. Wanneer je toegang krijgt tot het gebied voorbereidende loonadministratie, selecteer je eerst de juridische entiteit en vervolgens de loonlijst om toegang te krijgen tot de loonadministratietabel. 

Herinneringen bekijken

Geef de dag van de maand aan waarop beheerders de taak moeten ontvangen om de voorbereidende loonadministratie te controleren. 

Zodra je een maandelijkse notificatie hebt ingesteld om beheerders eraan te herinneren de looninformatie te controleren, moeten zij de notificatie voor hun account activeren. Daarvoor moeten ze de volgende stappen volgen:

1. Ga naar Profielfoto > Persoonlijke instellingen. 
2. Selecteer Notificaties. 
3. Activeer onder Controle loonadministratie de notificatie voor het Dashboard en, indien van toepassing, via E-mail.
4. Klik op Opslaan.

Salaris pro rata

Definieer de basis voor de pro rata salarisberekening. De pro rata salarisberekening wordt gebruikt voor het basissalaris en terugkerende vergoedingen telkens wanneer een van de volgende situaties plaatsvindt tijdens een loonperiode:

• In- of uittreding van het bedrijf na de eerste dag van de maand
• Wijzigingen van beloningen (verhoging/verlaging)
• Wijzigingen van vergoedingstype (per uur naar vaste vergoeding en vice versa)
• Onbetaald verlof en afwezigheden

Om te bepalen op welke basis het salaris pro rata in Personio moet worden berekend volgens de interne regelgeving van je bedrijf, kun je in Personio kiezen tussen de volgende berekening:

• Gebaseerd op 30 dagen
• Gebaseerd op aantal dagen van de maand

In onderstaand voorbeeld wordt op de twee verschillende manieren de pro rata salarisberekening uitgevoerd voor een salarisverhoging die op de 15e van de maand ingaat. Het verduidelijkt het effect dat de verschillende berekeningen zullen hebben op het betaalde salaris:

Opmerking
Het is altijd het werkelijke aantal dagen van de maand dat in de teller wordt beschouwd, ongeacht de gekozen manier van berekening.

Loonperiodes

Loonperiodes zijn gebaseerd op de loonlijsten die je hebt geselecteerd in de algemene instellingen. Ze bepalen de periode waarin de bijgehouden uren en verlofperiodes worden opgeteld, als je ze als attributen voor export hebt toegevoegd. Je kunt één loonperiode per loonlijst instellen. Volg hiervoor de volgende stappen:

1. Ga naar Instellingen > Salaris & Loonadministratie > Loonperiodes. 
2. Selecteer een loonlijst en klik op Bewerken.
3. Vul de verplichte velden in.
4. Sla je invoer op. 

De loonperiode treedt dan in werking vanaf de volgende maand.

Om eerdere loonperiodes per loonlijst te bekijken, klik je op Geschiedenis in de betreffende loonlijst. 

Loonadministratiegegevens in de voorbereidende loonadministratietabel

Loonadministratiegegevens worden weergegeven in verschillende kolommen van de voorbereidende loonadministratietabel, op basis van je instellingen hier. Als je juridische entiteiten hebt ingeschakeld, kun je deze voor elke juridische entiteit afzonderlijk aanpassen. Configureer het volgende onder Instellingen > Salaris & Loonadministratie > Loongegevens > Juridische entiteit (indien ingeschakeld):