In dit artikel wordt uitgelegd hoe je de basisgegevens van je kandidaten in Personio importeert met behulp van ons importbestand of via cv-parsing. Je kunt kandidaten ook handmatig aan het systeem toevoegen.

Kandidaatgegevens importeren met onze importsjabloon

Met een bulkupload van bestaande kandidaatgegevens kun je de gegevens van een willekeurig aantal kandidaten via een Excel-bestand in Personio importeren. Personio maakt automatisch kandidaatprofielen aan na het importeren en wijst ze toe aan de bijbehorende functies. Dit bespaart je veel tijd en moeite, vooral wanneer je met grote datasets werkt. Zorg ervoor, om een goede gegevenssynchronisatie te garanderen, dat je de functienaam gebruikt die wordt vermeld in de sectie met de functieomschrijving, en niet de functietitel die je intern gebruikt.

Volg deze stappen om gegevens te importeren:

De importsjabloon downloaden en de gegevens van de kandidaat invullen

Bereid eerst het importbestand voor zoals hieronder beschreven. 

1. Ga naar de sectie Importen van je Personio-account.
2. Selecteer het bestandstype Sollicitaties en download het Excel-sjabloon.
3. Open het Excel-sjabloon en voer je kandidaatgegevens in de juiste kolommen in.
   ▶︎ Verplichte kolommen: voornaam, achternaam, e-mailadres, status, functienaam.
   ▶︎ Aanbevolen kolommen: wervingskanaal, sollicitatiedatum [formaat: DD.MM.JJJJ], sollicitatietags
   ▶︎ Optionele kolommen: datum van uitsluiting [notatie: DD.MM.JJJJ], reden van uitsluiting, opmerkingen, verjaardag
   Je kunt ook andere aangepaste kandidaatattributen zoals salarisverwachtingen of de vroegst mogelijke begindatum aan het Excel-bestand toevoegen.
   

   Opmerking
   Voor een succesvolle upload moeten deze kandidaatattributen eerst in Personio worden aangemaakt.

4. Controleer of je gegevens volledig zijn en geen fouten bevatten. Het is heel belangrijk dat je kandidaatgegevens correct zijn opgemaakt en dezelfde namen hebben als in in Personio.

Kandidaatgegevens importeren met de ingevulde sjabloon

Importeer de kandidaatgegevens zodra je alle voorbereidende stappen hebt doorlopen. Ga daarvoor als volgt te werk:

1. Ga naar de sectie Importen in je Personio-account.

2. Selecteer het bestandstype Sollicitaties.

3. Klik op Bestand uploaden en selecteer het bestand dat je wilt importeren.Personio ondersteunt het importeren van de bestandsformaten .csv, .xls of .xlsx.

4. Bij Kolommen configureren kun je indien nodig de kolommen van je Excel-bestand handmatig toewijzen aan de bijhorende attributen die in Personio zijn opgeslagen. 
   

   Opmerking
   De woorden Fase en Status worden beide gebruikt om aan te geven in welke fase een kandidaat zich op dat moment bevindt binnen het wervingsproces.Tijdens het uploaden van kandidaatgegevens moet je echter het attribuut Status selecteren, zodat de upload correct verloopt.

5. Controleer je importgegevens in Preview van import. 

   Tip
   Als je fouten opmerkt, kun je de import eenvoudig annuleren en de problemen in de Excel-spreadsheet oplossen. Ga daarna terug naar stap 1.Als er fouten optreden tijdens het importeren, raadpleeg dan ons artikel over het oplossen van problemen bij het importeren in het Helpcentrum.

6. Als de gegevens correct zijn, klik je op Importeren.

We helpen je graag bij het importeren van je gegevens. Als je onze hulp nodig hebt bij het importeren, kun je contact opnemen met onze klantenservice via Help in je Personio-account.

Kandidaatgegevens importeren via cv-parsing

Je kunt ook gebruikmaken van cv-parsing om in één keer informatie uit tot wel 25 cv's van kandidaten te halen en de informatie automatisch over te zetten naar Personio.

Je vindt een gedetailleerde gids voor het handmatig aanmaken van een of meer kandidaatprofielen met behulp van cv-parsing in ons Helpcentrum-artikel Cv-parsing: handmatig kandidaatprofielen aanmaken met behulp van cv's.