Dit is stap 9 van 9 van de implementatiemodule Werving & selectie.
In dit artikel wordt uitgelegd hoe je wervingsrollen kunt definiëren om individuele medewerkers bij het wervingsproces te betrekken.
Wat zijn de voordelen?
- Wijs wervingsrollen toe aan medewerkers om ze toegang te geven tot specifieke functies of sollicitaties, zonder dat ze via een medewerkersrol toegang krijgen tot het hele gedeelte Werving & selectie.
- Maak onderscheid tussen weergaverechten en bewerkingsrechten.
- Stel notificaties en taken in voor elke wervingsrol.
Stap 1: Bepalen welke wervingsrollen je nodig hebt
Personio biedt drie manieren om medewerkers toegang te geven tot het gedeelte Werving & selectie, of delen daarvan. Hieronder staan de verschillen tussen deze opties:
Optie 1: Een medewerker toegang geven tot het volledige gedeelte Werving & selectie
| Gebaseerd op |
Medewerkersrol ▶︎ Dit toegangsrecht kun je toewijzen via Instellingen > Medewerkers > Medewerkersrollen > Toegangsrechten in het gedeelte Werving & selectie. Lees meer over het beheren van medewerkersrollen. |
| Toegang | Medewerkers met deze rol hebben toegang tot alle functies, inclusief kandidaatprofielen en alle niet-toegewezen berichten. |
| Voor wie is dit bedoeld? | Medewerkersrollen worden toegewezen aan specifieke medewerkers die voortdurend betrokken zijn bij de wervingsactiviteiten, bijvoorbeeld een wervingsmanager. |
Opmerking
Medewerkers met toegang tot het volledige gedeelte Werving & selectie, zoals een recruiter, moeten ook worden meegenomen in de wervingsrollen (optie 2 en 3) om ervoor te zorgen dat ze alle notificaties ontvangen die je voor specifieke rollen hebt ingesteld.
Optie 2: Een medewerker toegang geven tot een volledige functie
| Gebaseerd op |
Wervingsrol ▶︎ Je kunt toegang tot de functie geven in de functiedetails onder Wervingsteam. Hier bepaal je welke wervingsrol (ofwel: toegangsrechten) je de verantwoordelijke medewerker wilt geven. Lees meer over het gebruik van wervingsrollen om medewerkers toegang te geven tot sollicitaties. |
| Toegang | Medewerkers met deze rol kunnen alle sollicitaties bekijken voor de functie waarvoor ze verantwoordelijk zijn.
Opmerking |
| Voor wie is dit bedoeld? | Wervingsrollen worden toegewezen aan medewerkers die het wervingsproces ondersteunen met een specifieke taak. De manager van een team is bijvoorbeeld betrokken bij het selectieproces van een nieuw teamlid. |
Optie 3: Een medewerker toegang geven tot een afzonderlijke sollicitatie
| Gebaseerd op |
Wervingsrol ▶︎ Je kunt toegang tot de sollicitatie geven in de specifieke sollicitatie onder Toegang. ▶︎ Een medewerker krijgt ook toegang tot een sollicitatie als je die persoon vraagt om deel te nemen aan een gesprek of feedback te geven over een kandidaat. In beide gevallen bepaal je zelf welke wervingsrol (en dus toegangsrechten) je de betreffende medewerker wilt geven. Lees meer over het gebruik van wervingsrollen om medewerkers toegang te geven tot sollicitaties. |
| Toegang | Medewerkers met deze rol kunnen alleen de sollicitatie bekijken waartoe ze toegang hebben.
Opmerking |
| Voor wie is dit bedoeld? | Wervingsrollen worden toegewezen aan medewerkers die het wervingsproces ondersteunen met een specifieke taak. Een teamlid wordt bijvoorbeeld uitgenodigd voor het sollicitatiegesprek van een nieuwe collega om te beoordelen of de kandidaat binnen het team past. |
Lees ons artikel Best practices: wervingsrollen om praktische voorbeelden te vinden voor het configureren van wervingsrollen.
Stap 2: Wervingsrollen aanmaken
Volg deze stappen om wervingsrollen aan te maken:
- Ga naar Instellingen > Werving & Selectie > Werving & Selectie.
- Selecteer het tabblad Rollen.
- Voer de naam van de rol in het tekstveld Nieuwe wervingsrol toevoegen in en klik op het
plusteken.
De nieuwe rol is aangemaakt. Je kunt de rol nu bewerken en er notificaties en toegangsrechten voor instellen.
Stap 3: Notificaties instellen voor wervingsrollen
Volg deze stappen om notificaties en taken in te stellen voor de verschillende wervingsrollen:
- Klik naast Notificaties op Bewerken.
- Selecteer vervolgens voor welke gebeurtenissen medewerkers die aan deze rol zijn toegewezen een e-mailnotificatie moeten ontvangen:
▶︎ Nieuwe sollicitatie: nieuwe sollicitaties ontvangen voor toegewezen functies.
Nieuw bericht: nieuwe berichten ontvangen voor toegewezen kandidaten.Nieuwe opmerking: nieuwe opmerkingen toegevoegd aan toegewezen kandidaten.Nieuwe feedback: nieuwe feedback die is ontvangen naar aanleiding van feedbackverzoeken die zijn ingediend door de betreffende medewerker.Nieuwe evaluatie: nieuwe evaluaties toegevoegd voor toegewezen kandidaten. - Klik vervolgens op Opslaan.
Stap 4: Toegangsrechten instellen voor wervingsrollen
Stel onder Toegangsrechten de toegangsrechten van je medewerkers in om ervoor te zorgen dat ze alleen de secties van het gedeelte Werving & selectie en de kandidaatgegevens in Personio kunnen bekijken of bewerken die ze mogen zien:
- Weergeven: medewerkers met dit toegangsrecht kunnen de gegevens van toegewezen functies en sollicitaties bekijken.
- Bewerken: medewerkers met dit toegangsrecht kunnen de gegevens van toegewezen functies en sollicitaties bewerken.
Lees ons artikel over toegangsrechten voor wervingsrollen en wat ze betekenen voor meer informatie .
Opmerkingen
▶︎ Onder Profiel kun je de toegangsrechten voor het kandidaatprofiel en de gedeelten met HR-gegevens afzonderlijk toewijzen. Onder Instellingen > Werving & selectie > Werving & selectie > Attributen kun je aangeven welke attributen in welke secties van het kandidaatprofiel moeten worden weergegeven. Zo kun je voorkomen dat attributen met gevoelige gegevens (zoals verwachtingen met betrekking tot het salaris) zichtbaar worden voor interviewers.
▶︎ Onder Documenten kandidaat stel je in tot welke documentcategorieën de betreffende wervingsrol toegang heeft. Lees ons artikel Documenten van kandidaten beheren voor meer informatie over het categoriseren en toewijzen van toegangsrechten voor documenten van kandidaten.
Om de toegangsrechten van verschillende wervingsrollen te testen, kun je je als elk van deze medewerkers aanmelden bij Personio (alleen beheerders kunnen dit doen). Ga hiervoor naar het profiel van de betreffende medewerker en klik rechtsboven op Als deze medewerker aanmelden.
