In dit artikel wordt uitgelegd hoe je sollicitaties efficiënt kunt beheren met het Essential-abonnement, nadat je alle relevante Instellingen hebt geconfigureerd.
Afhankelijk van welke optie je gebruikt, kunnen sollicitaties op verschillende manieren worden overgezet naar je Personio-account. Ontdek hoe je sollicitaties overbrengt naar de wervingstool van Personio.
Sollicitaties beheren met het Essential-abonnement
Je vindt alle sollicitaties onder de specifieke functie. Standaard worden nieuwe sollicitaties toegewezen aan de eerste wervingsfase van je sollicitatieproces. Wanneer je op de naam van de kandidaat klikt, ga je rechtstreeks naar de sollicitatie van de kandidaat. Ga vervolgens naar de verschillende secties binnen de sollicitatie om ze te beheren.
Tip: Afhankelijk van je toegangsrechten, kun je kandidaten ook vinden met behulp van de algemene zoekbalk bovenaan het scherm.
Opmerking: Als een kandidaat naar meer dan één functie heeft gesolliciteerd (met hetzelfde e-mailadres), wordt er een waarschuwing in de sollicitatie weergegeven. Lees meer over Meerdere sollicitaties.
- Sollicitatiedocumenten beoordelen
Screen eerst alle sollicitatiedocumenten om te controleren of de kandidaat aan alle vereisten voor de functie voldoet. Ga naar het tabblad Profiel en open alle documenten die de kandidaat heeft ingediend. Je kunt in de header van de sollicitatie ook klikken op Documenten sollicitant
. Lees ons artikel Kandidaatdocumenten beheren voor meer informatie over het beheren van kandidaatdocumenten aan de hand van documentcategorieën, en hoe je weergave- en bewerkingsrechten voor andere medewerkers kunt beperken. - Het kandidaatprofiel voltooien
In het tabblad Profiel kun je bijkomende gegevens over de kandidaat invullen met informatie uit de sollicitatiedocumenten. Zorg er vooral voor dat het geslacht op het kandidaatprofiel is ingevuld, zodat geslachtsvariabelen in aanbiedingen en e-mailsjablonen correct worden toegepast. Lees meer over e-mailsjablonen in Stap 2: E-mailcommunicatie met kandidaten instellen.Opmerking: Je kunt de kandidaatattributen bekijken op basis van je toegangsrechten.
Als er een document is opgeslagen voor de kandidaat, verschijnt er een documentvoorbeeld. Klik op het penpictogram om extra documenten te uploaden, de categorie te wijzigen of een document te verwijderen. Je kunt ook meerdere documenten uploaden door te klikken of door ze naar het venster te slepen. Lees meer over het beheren van kandidaatdocumenten en het toewijzen van bijbehorende toegangsrechten. - Kandidaten taggen
Klik indien nodig op Tag toevoegen om Sollicitatietags toe te voegen. Zo kun je bijvoorbeeld kandidaten onderverdelen in groepjes of markeren welke kandidaten door bestaande medewerkers werden verwezen. - Kandidaten onderbrengen in fases
Als de kandidaat aan de basisvereisten voldoet, kan het sollicitatieproces doorgaan. Verplaats hiervoor de kandidaat naar de juiste wervingsfase. Lees meer over het configureren van fases en categorieën. - Kandidaten toewijzen aan een andere functie
Als een kandidaat beter geschikt is voor een andere functie, of naar meer dan één functie heeft gesolliciteerd, kun je de sollicitant aan de gepaste functie toewijzen. Klik op de Actieknop
en selecteer Aan een andere functie toewijzen. Om je te helpen de juiste functie te vinden, worden de functietitel, het kantoor en de wervingscategorie weergegeven in het vervolgkeuzemenu. Als je de kandidaat toewijst aan een andere functie, wordt dit aangegeven in het kandidaatoverzicht.
- Sollicitatiegesprekken plannen
Maak in het tabblad Sollicitatiegesprekken afspraken voor gesprekken op basis van de fase waar de kandidaat in zit. De manier waarop je gesprekken kunt plannen, hangt ervan af of je een kalenderintegratie hebt met Cronofy. Lees meer over Sollicitatiegesprekken plannen met de geïntegreerde kalender en Sollicitatiegesprekken plannen zonder kalenderintegratie. - Berichten verzenden
Als het gesprek is gepland, kun je de kandidaat rechtstreeks een uitnodiging sturen via het tabblad Sollicitatiegesprekken. Klik hiervoor op Uitnodiging e-mailen naar kandidaat. De uitnodiging maakt automatisch een item aan in de agenda van de kandidaat. Als je de kandidaat een ander bericht wilt sturen, kan dat via het tabblad Berichten. Je kunt alle communicatie met kandidaten bekijken in de berichtengeschiedenis. Lees meer over het verzenden van wervingsberichten. - Antwoord van kandidaat
Zodra de kandidaat op een bericht reageert, verschijnt er een blauwe stip naast de naam in de Sollicitatielijst. Als dit is ingesteld in de Wervingsrollen ontvang je ook e-mailmeldingen over inkomende berichten van kandidaten. In de Wervingsrollen kun je ook de toegang bepalen tot kandidaatdocumenten die worden verzonden of ontvangen in het tabblad Berichten.Tip: Berichten die onjuist zijn toegewezen, kunnen indien nodig handmatig aan een andere sollicitatie worden toegewezen. Klik hiervoor op de Actieknop
en selecteer Toewijzen. Het bericht behoudt de oorspronkelijke verwerkingsstatus. - Feedback vragen en geven
Op het tabblad Evaluaties kun je een collega vragen om een Evaluatieformulier in te vullen. Op het tabblad Opmerkingen kun je informele opmerkingen over de kandidaat achterlaten.Tip: Openstaande feedbackverzoeken worden automatisch gesloten en verwijderd uit het dashboard van de feedbackgever nadat een kandidaat een aanbod heeft geaccepteerd. Houd er rekening mee dat wanneer openstaande feedbackverzoeken automatisch worden gesloten, er geen automatische e-mailmelding wordt gestuurd naar de medewerkers aan wie feedback werd gevraagd.
- Extra gesprekken plannen
Als de feedback van de leidinggevende positief is, kunnen dezelfde stappen worden gevolgd als in Sollicitatiegesprekken plannen en Berichten verzenden. Verplaats de kandidaat naar een andere fase en verstuur een uitnodiging om persoonlijk kennis te maken. - Uitsluiten
Als de feedback over de kandidaat negatief is, of de kandidaat niet meer in de functie geïnteresseerd is, kun je hem of haar op elk moment uitsluiten, ongeacht je sollicitatieproces. Lees meer over uitsluiting tijdens het sollicitatieproces. Als de kandidaat vraagt om alle persoonsgegevens onmiddellijk te verwijderen, kun je deze anonimiseren via de sollicitatielijst.Let op: Zowel het verwijderen als het anonimiseren van kandidaatgegevens kan niet ongedaan worden gemaakt. De gegevens kunnen niet worden hersteld, maar de geanonimiseerde kandidaatgegevens zijn nog wel beschikbaar voor rapporten. Lees meer over het anonimiseren en verwijderen van kandidaatgegevens.
- Talentenpool
Je kunt de kandidaat ook toevoegen aan je talentenpool. Maak een extra categorie aan en wijs de kandidaat daaraan toe. - Een aanbod creëren
Als de kandidaat je tijdens het sollicitatieproces heeft kunnen overtuigen, kun je direct in Personio een aanbod aanmaken en dit naar de kandidaat sturen. - Kandidaten accepteren
Om een kandidaat te accepteren, heb je twee mogelijkheden:
▶︎ Maak van de kandidaat een nieuwe medewerker in Personio zodra hij of zij het aanbod heeft geaccepteerd. Ga hiervoor naar het tabblad Aanbod en klik op Aanbod geaccepteerd. Het medewerkersprofiel wordt automatisch ingesteld op de status Onboarding, en het blijft gekoppeld aan de sollicitatie. Bekijk welke attributen worden overgezet van het kandidaatprofiel naar het medewerkersprofiel.
▶︎ Je kunt de kandidaat ook accepteren zonder eerst een aanbod te doen. Hiervoor verplaats je de kandidaat handmatig naar de fase Geaccepteerd. - In bulk uitsluiten
Wanneer de functie is ingevuld door een geschikte kandidaat, kun je alle andere kandidaten in bulk uitsluiten. Ga daarvoor naar Werving & Selectie > Sollicitaties en kies de gewenste kandidaten. Vink het selectievakje naast de namen van de kandidaten aan, klik op Acties en selecteer Uitsluiten. In de pop-up kun je aangeven of de kandidaat afgewezen is of zich teruggetrokken heeft, en je kunt in het vervolgkeuzemenu een reden voor de uitsluiting selecteren. Lees meer over het in bulk versturen van afwijzingsmails. - Plaatsing van de vacature deactiveren
Ten slotte moet je de gepubliceerde functie deactiveren in de bewerkingsmodus van de vacature, zodat je er geen sollicitaties meer voor ontvangt. Lees meer over het promoten van vacatures.
Extra functies met het Professional-abonnement
▶︎ Sollicitatiegesprekken plannen
Als je sollicitatiegesprekken plant, heb je ook de mogelijkheid om een Evaluatieformulier aan het gesprek te koppelen. Zo kun je van alle deelnemers feedback krijgen over de kandidaat. Lees meer over het aanmaken van evaluatieformulieren.
▶︎ Onboarding-sjablonen toewijzen
Als je de kandidaat hebt geaccepteerd, kun je een onboarding-sjabloon toewijzen om de onboarding van de nieuwe medewerker te vergemakkelijken aan de hand van gestandardiseerde processen. Lees meer over het aanmaken en toewijzen van onboarding-sjablonen.
Extra functies met de add-on Productivity Plus
▶︎ Berichten verzenden met e-mailsjablonen
Om kandidaten per e-mail een bericht te sturen, bijvoorbeeld om ze uit te nodigen voor een gesprek, kun je naast het gewone schrijven van berichten ook gebruikmaken van sjablonen. E-mailsjablonen kunnen ook worden gebruikt om kandidaten in bulk af te wijzen. Lees hier hoe je e-mailsjablonen maakt.
▶︎ Aanbiedingen aanmaken met documentsjablonen
Maak aanbiedingen aan door op Aanbod te klikken en een sjabloon te selecteren. Lees meer over het configureren van documentcategorieën en het toevoegen van sjablonen, en het aanmaken van een aanbod met een contractsjabloon.
Extra functies met de add-on Automation Plus
▶︎ Berichten plannen
Als je kandidaten via e-mail een bericht wilt sturen, bijvoorbeeld om ze uit te nodigen voor een sollicitatiegesprek, kun je het verzenden van de e-mail plannen voor een latere datum en/of later uur. Deze functie is ook beschikbaar voor bulkberichten. Lees meer over het verzenden van wervingsberichten.