Stap 2: E-mailcommunicatie met kandidaten instellen

Dit artikel legt uit hoe je de instellingen voor je e-mailcommunicatie met kandidaten kunt configureren. Hiermee kun je rechtstreeks vanuit Personio contact opnemen met kandidaten en gebruikmaken van e-mailsjablonen voor een efficiëntere communicatie. 

 

Hoe werkt e-mailcommunicatie met kandidaten in Personio?

Personio biedt de mogelijkheid om berichten van kandidaten te ontvangen in een persoonlijk postvak voor werving en om rechtstreeks vanuit je Personio-account e-mails naar kandidaten te sturen. De communicatie wordt opgezet vanuit twee punten, die afzonderlijk ingesteld kunnen worden:

  1. Het automatisch doorsturen van e-mails van kandidaten die het e-mailadres van je bedrijf of van een dochteronderneming invoeren, naar het Personio-wervingsadres van jouw bedrijfmyaccount-jobs@m.personio.de. ► Stel in dat e-mails naar je bedrijfsadres worden doorgestuurd om alle sollicitaties in Personio te ontvangen en eenvoudig je kandidaten te kunnen beheren.
  2. Het versturen van wervingsmails vanuit Personio met het e-mailadres van je bedrijf of dochteronderneming als afzender. ► Stel je eigen e-mailadres in als afzender en zet een Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) op. 

recruiting-smtp-setup_nl.png

Let op: je kunt het doorsturen van e-mails naar Personio instellen (voor inkomende communicatie) en SMTP instellen (voor uitgaande communicatie). Voor een soepel communicatieproces raden we aan beide in te stellen, maar je kunt ook alleen het doorsturen instellen.

 

E-mails van kandidaten direct in Personio ontvangen 

Als je sollicitaties via e-mail en berichten van kandidaten direct in de Niet-toegewezen berichten of in het kandidaatprofiel onder Werving & Selectie wilt ontvangen, moet je het doorsturen van e-mails instellen. Door dit in te stellen worden inkomende e-mails op het wervingsadres van je bedrijf doorgestuurd naar het wervingsadres van Personio. 

Je wervingsadres vind je in Personio onder Instellingen > Werving & Selectie > Werving & Selectie > Algemeen > E-mailinstellingen Werving & Selectie. Alle uitgaande berichten worden standaard vanaf dit e-mailadres verzonden. Alle berichten die je in dit postvak ontvangt, worden in je Personio-account getoond.

Settings-Recruiting-General-Recruiting-Email_nl.png

Om e-mails van kandidaten die naar het wervingsadres van je bedrijf zijn gestuurd in Personio te ontvangen, volg je deze stappen: 

  1. Ga naar Instellingen > WERVING & SELECTIE > Werving & selectie > Algemeen > E-mailinstellingen Werving & Selectie.
  2. Noteer het E-mailadres voor Werving & Selectie van het bedrijf voor je account en stel het doorsturen van e-mails in vanaf de e-mailserver van je bedrijf.

    Zorg ervoor dat de originele header van de e-mail ook doorgestuurd wordt en dat een kopie op de e-mailserver van je bedrijf bewaard wordt. Als je niet zeker weet wat de vereiste instellingen zijn, neem dan contact op met je ICT-afdeling.

  3. Kies bij Naam afzender of de medewerker die op dat moment ingelogd is of de bedrijfsnaam (Instellingen > Organisatie > Bedrijf) als afzender van de e-mail wordt weergegeven. 

Je kunt testen of het doorsturen goed ingesteld is door de stappen te volgen die beschreven staan onder 1. Het zelf gedefinieerd e-mailadres van de afzender instellen.

 

SMTP-instellingen configureren voor uitgaande e-mails vanaf jouw adres

Om de communicatie met kandidaten zo efficiënt en transparant mogelijk te houden, heb je de mogelijkheid om alle communicatie met hen via Personio te laten verlopen, met het e-mailadres van je bedrijf. Bedrijven met meerdere dochterbedrijven kunnen afzonderlijke e-mailadressen opslaan voor het hoofdbedrijf en elk dochterbedrijf. 

Het is raadzaam om met je interne ICT-afdeling samen te werken om de SMTP-instellingen te configureren.

 

1. Het zelf gedefinieerd e-mailadres van de afzender instellen

Sla het wervingsadres van je bedrijf of dochterbedrijf op, waar kandidaten hun sollicitatie naartoe moeten sturen. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

settings-recruiting-user-defined-address_nl.png

  1. Ga naar Instellingen > WERVING & SELECTIE > Werving & selectie > Algemeen > E-mailinstellingen Werving & Selectie en klik op Bewerken.
  2. Selecteer Ja als antwoord op de vraag Door gebruiker gedefinieerd e-mailadres gebruiken? Sla het vereiste e-mailadres voor het moederbedrijf of een van de dochterbedrijven op in het veld Zelf gedefinieerd e-mailadres.
  3. Als je het adres hebt opgeslagen, klik je op Testmail verzenden. Personio stuurt een testmail en controleert of het doorsturen van de e-mail van je e-mailserver naar het Personio-wervingadres goed werkt. Als het doorsturen goed is ingesteld (zie Stel doorsturen in om e-mails van kandidaten te ontvangen), zal de testmail (net als latere sollicitaties) automatisch terechtkomen in de Niet-toegewezen berichten

 

2. De verbinding met de SMTP-server instellen

Pas in de volgende stap de SMTP-instellingen voor het gekozen moederbedrijf of dochterbedrijf toe die nodig zijn om uitgaande berichten vanaf je bedrijfsadres rechtstreeks vanuit Personio te versturen.

Zonder de SMTP-instellingen worden je berichten verzonden via Personio's E-mailadres voor Werving & Selectie van het bedrijf (hier: accountnaam@m.personio.de). Als je SMTP-server het verzenden van e-mails alleen vanaf bepaalde geregistreerde IP-adressen toestaat, whitelist dan onze IP-adressen 3.121.59.239/32, 3.65.146.216/32 en 18.158.122.164/32 om er zeker van te zijn dat de verzending probleemloos verloopt.

Volg deze stappen om dit te doen:

settings-recruiting-smtp-settings_nl.png

  1. Ga naar Instellingen > WERVING & SELECTIE > Werving & selectie > Algemeen > E-mailinstellingen Werving & Selectie > Door gebruiker gedefinieerd e-mailadres gebruiken? Ja > Gebruiken voor het verzenden van e-mails? en klik op Ja om de SMTP-instellingen te openen.
  2. Voer de gegevens in voor Host, Poort, Encryptie, Account en Wachtwoord en klik op Opslaan.

    Zorg ervoor dat de gebruikersnaam die je invoert het e-mailadres is dat je eerder als je zelf gedefinieerd e-mailadres hebt ingesteld. De SMTP-instellingen zorgen ervoor dat e-mails die vanuit Personio verstuurd worden, via je interne server naar de kandidaat worden gestuurd. Klik hier voor meer gedetailleerde technische informatie over SMTP-instellingen voor verschillende providers.

  3. Klik op de knop Verbinding testen om te controleren of de SMTP-instellingen correct zijn geconfigureerd. Als het niet lukt een verbinding met je SMTP-server tot stand te brengen, verschijnt er een foutmelding die je vervolgens kunt doorsturen naar je interne ICT-afdeling om de fout in de instellingen op te sporen. 

Als je e-mailadressen voor dochterbedrijven hebt ingesteld, moet je in de functiegegevens aangeven bij welk dochterbedrijf een vacature hoort. Kandidaten die naar de vacature solliciteren, ontvangen dan alle berichten die je ze vanuit Personio stuurt via het e-mailadres dat je in de SMTP-instellingen voor het dochterbedrijf hebt opgeslagen. Hier vind je meer informatie over het instellen van e-mailadressen voor dochterbedrijven.

 

De puntjes op de i voor kandidatencommunicatie

Om de instellingen af te ronden en Personio's wervingsmodule voor te bereiden op kandidatencommunicatie, raden we aan e-mailsjablonen in te stellen om je kandidatencommunicatie efficiënter en meer gestandaardiseerd te maken.  Zorg er verder voor dat alle medewerkers die bij de communicatie met kandidaten betrokken zijn, in hun Personio-profiel een e-mailhandtekening hebben ingesteld. Als alles eenmaal ingesteld is, kun je beginnen met je communicatie met kandidaten. Lees meer over het beheren van wervingsberichten in Personio en ontdek waarom bepaalde berichten in je Niet-toegewezen berichten belanden.

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel