Stap 3: Sollicitatiegesprekken organiseren

 

 

Dit artikel legt uit hoe je sollicitatiegesprekken met kandidaten kunt plannen en beheren. Om dit te doen, definieer je eerst alle verschillende soorten sollicitatiegesprekken die je in Personio wilt instellen. Vervolgens beslis je of agenda-uitnodigingen rechtstreeks vanuit je Personio-account naar alle interne gespreksdeelnemers moeten worden gestuurd. Met Personio kun je ook je bedrijfskalender aan je Personio-account koppelen. Je kunt deze functie gebruiken om meteen bij het plannen van een gesprek in Personio de beschikbaarheid van gespreksdeelnemers en vergaderzalen te controleren.

 

Soorten sollicitatiegesprekken instellen

Net als bij wervingsfases, kun je een onbeperkt aantal soorten sollicitatiegesprekken in Personio aanmaken, zoals telefonische sollicitatiegesprekken, persoonlijke sollicitatiegesprekken, assessmentcenters, enz. Volg deze stappen om soorten gesprekken in te stellen:

  1. Ga naar Instellingen > Werving & selectie > Werving & selectie > Sollicitatiegesprekken > Types sollicitatiegesprekken.
  2. Klik op het plusteken plus-icon.png en voeg alle soorten sollicitatiegesprekken toe die je met Personio wilt inplannen.
  3. Klik op Bewerken om de sorteervolgorde van de verschillende sollicitatiegesprekken te wijzigen. Meer informatie over het configureren van gesprekssoorten vind je hier.

settings-recruiting-interviews_nl.png

 

Agenda-uitnodigingen maken voor interviewers

Volg deze stappen om in te stellen of interviewers een agenda-uitnodiging via e-mail moeten ontvangen naast de afspraak die in Personio is gemaakt:

Let op: deze instelling is niet nodig als je een kalenderintegratie instelt met behulp van API. Als je echter met een extern wervingsbureau werkt (dat geen e-mailadres heeft dat bij het domein van je bedrijf hoort, zoals john@headhunter.com), moet het selectievakje geactiveerd blijven zodat iCal-uitnodigingen naar deze gebruikers kunnen worden verzonden.

  1. Eerst moet je sollicitatiegesprekken exporteren naar je agenda met behulp van iCal.
  2. Ga vervolgens naar Instellingen > Werving & selectie > Werving & selectie > Sollicitatiegesprekken > Instellingen sollicitatiegesprekken.
  3. Klik op Bewerken en stel in of werknemers die aan sollicitatiegesprekken zullen deelnemen, ook een agenda-uitnodiging via e-mail ontvangen. Deze uitnodiging zou via iCal worden verzonden.
  4. Klik vervolgens op Opslaan.

Tip: Omdat uitnodigingen voor sollicitatiegesprekken persoonlijke gegevens van de kandidaat bevatten, wordt de agenda-afspraak standaard op niet beschikbaar gezet en worden er geen nadere details getoond. Degene die het gesprek opzet moet de tijd en datum van het gesprek in het eigen e-mailaccount op openbaar zetten, zodat de interviewers het kunnen zien.

 

Een kalenderintegratie instellen

Voor betere workflows en minder fouten bij het opzetten van sollicitatiegesprekken, raden we je aan om je bedrijfskalender via API te integreren met je Personio-account, met behulp van onze partner Cronofy.

Zo kun je:

  • de beschikbaarheid van deelnemers en vergaderruimtes controleren wanneer je een gesprek inplant met behulp van de functie Zoek een tijdstip;
  • direct in Personio videoconferentielinks aanmaken voor Zoom, Google Meet, MS Teams en GoToMeeting;
  • kandidaten een selectie aan beschikbare datums en tijdstippen uit je kalender aanbieden met behulp van de functie Slimme planning van sollicitatiegesprekken.

Personio ondersteunt momenteel integratie met de kalenderapplicaties van Google Apps, Microsoft Office 365 en Microsoft Exchange. Lees hier meer over in ons artikel over het opzetten van de integratie van je bedrijfskalender.

Let op: het instellen van de kalenderintegratie kan alleen gedaan worden door medewerkers met beheerdersrechten voor jouw account. Je moet ook contact opnemen met de beheerder van je bedrijfskalender of met IT.

 

Een sollicitatiegesprek aanmaken

Als een geschikte kandidaat voor een vacature gesolliciteerd heeft, kun je direct in Personio sollicitatiegesprekken aanmaken en beheren. Volg deze stappen om dit te doen:

Create-Recruiting-Interview_en-us.gif

  1. Ga naar Werving & selectie > Sollicitaties.
  2. Open de sollicitatie van de kandidaat en klik op het tabblad Sollicitatiegesprekken.
  3. Klik op Nieuw sollicitatiegesprek en kies een gesprekssoort. Meer informatie over het configureren van types sollicitatiegesprekken vind je hier.
  4. Selecteer de deelnemers (interviewers en organisator). Als je als organisator ook het geplande gesprek in je kalender wilt zien, voeg dan jezelf toe als deelnemer.

    Tip: Hoewel de organisator niet per se bij het sollicitatiegesprek aanwezig hoeft te zijn, moet hij of zij wel al als verantwoordelijke voor de functie zijn aangewezen. Er moet aan elke deelnemer een wervingsrol worden toegewezen om te definiëren welke rechten aan hen worden toegekend wanneer je ze uitnodigt voor het gesprek. Lees hier meer over in ons artikel Stap 7: Wervingsrollen definiëren.

  5. Voeg nu de Duur, Datum en Starttijd van het gesprek toe en selecteer eventueel een Ruimte en Locatie waar het gesprek zal plaatsvindenLees meer over het plannen van sollicitatiegesprekken zonder kalenderintegratie.

    Opmerking: Als je een geïntegreerde kalender gebruikt, kun je:
    ▶︎ Op Zoek een tijdstip klikken en direct in de kalender de beschikbaarheid van de interviewers en de vergaderruimtes controleren. Lees meer over het plannen van sollicitatiegesprekken met de geïntegreerde kalender.
    ▶︎ Een link voor slimme planning aanmaken en naar de kandidaat sturen. Lees meer over de Slimme planning van sollicitatiegesprekken.

  6. Onder Methode sollicitatiegesprek kun je selecteren of het sollicitatiegesprek persoonlijk, telefonisch of via een geïntegreerde videoconferentieprovider (Google Meet, Zoom, MS Teams of GoToMeeting) plaatsvindt. Meer informatie over het opzetten van videoconferenties voor sollicitatiegesprekken vind je hier.
  7. Als je evaluatieformulieren hebt geconfigureerd, kun je er een kiezen uit het vervolgkeuzemenu en een herinnering instellen zodat interviewers automatisch e-mailnotificaties ontvangen om hen aan deze taak te herinneren. Ga voor meer informatie naar Stap 4: Evaluatieformulieren maken.

 

Een sollicitatiegesprek beheren

Een uitnodiging naar de kandidaat sturen

Zodra het sollicitatiegesprek is aangemaakt, kun je alle nodige informatie naar de kandidaat sturen door op Uitnodiging mailen naar kandidaat te klikken en gebruik te maken van een e-mailsjabloon of de functie Gegevens sollicitatiegesprek kopiëren. De uitnodiging maakt dan automatisch een item aan in de agenda van de kandidaat waarin de berichttekst wordt weergegeven. Ontdek hoe je wervingsberichten kunt versturen.

Let op: Afhankelijk van de instellingen van de e-mailprovider van de kandidaat wordt het antwoord van de kandidaat (uitnodiging geaccepteerd of geweigerd) naar Personio gestuurd en weergegeven in het overzicht van het sollicitatiegesprek.

 

Status en overzicht van het sollicitatiegesprek

Het geplande sollicitatiegesprek krijgt automatisch een status:

  • Gepland (de datum van het sollicitatiegesprek ligt in de toekomst): alle interne deelnemers ontvangen per e-mail een uitnodiging voor het sollicitatiegesprek, zolang de betreffende optie is geactiveerd zoals hierboven beschreven.
  • Afgesloten (de datum van het sollicitatiegesprek ligt in het verleden): alle sollicitatiegesprekken krijgen automatisch de status Afgesloten op de dag na de geplande gespreksdatum, tenzij de status voordien handmatig in Geweigerd wordt veranderd.
  • Geannuleerd: klik op Dit interview annuleren en de status wordt automatisch gewijzigd in Geannuleerd.

Een pictogram geeft de gespreksmethode aan. Het tijdstip van het sollicitatiegesprek is gebaseerd op de tijdzone van de organisator en de tijdzone wordt tussen haakjes naast het tijdstip aangegeven. Nadat een meeting is aangemaakt, kunnen de volgende statusreacties worden weergegeven in het geplande sollicitatiegesprek en in de bedrijfskalender:

  • Aanwezig
  • Geweigerd
  • Misschien
  • In afwachting van reactie

Recruiting-Video-Interview-Scheduled_en-us.png

 

Een sollicitatiegesprek annuleren

Om een sollicitatiegesprek te annuleren, klik je op Dit gesprek annuleren.

Let op: Alle interne deelnemers worden automatisch per e-mail op de hoogte gebracht van de annulering. De kandidaat ontvangt geen automatische e-mailnotificatie over de annulering en moet daarom apart per e-mail op de hoogte worden gebracht.

 

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel