Dit is stap 7 van 9 van de implementatiemodule Werving & selectie.

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je verschillende types sollicitatiegesprekken in Personio kunt instellen, hoe je kalenderuitnodigingen voor interne gespreksdeelnemers kunt activeren en hoe je de bedrijfskalender kunt koppelen aan je Personio-account.

Wat zijn de voordelen?

• Types sollicitatiegesprekken: types sollicitatiegesprekken worden gebruikt om beter weer te geven in welke fase de kandidaat zich bevindt, en om interviewers te informeren over welk type gesprek ze zullen hebben.
• Kalenderuitnodigingen voor interne deelnemers: als je kalenderuitnodigingen activeert, kun je instellen dat interne deelnemers een e-mail ontvangen met een iCal-kalenderuitnodiging voor het gesprek zodra dit is gepland, zodat ze het gesprek niet vergeten.
• Kalenderintegratie via API: als je de bedrijfskalender via API met Personio integreert, kun je direct de beschikbaarheid van gespreksdeelnemers en vergaderruimten controleren, en direct links naar videogesprekken aanmaken terwijl je een sollicitatiegesprek plant in Personio. Dit geeft je ook de mogelijkheid om slimme planningslinks naar kandidaten te sturen, zodat ze hun gewenste datum en tijd uit je kalender kunnen kiezen.

Stap 1: Types sollicitatiegesprekken instellen

Net als bij wervingsfases, kun je een onbeperkt aantal soorten sollicitatiegesprekken in Personio aanmaken, zoals telefonische sollicitatiegesprekken, persoonlijke sollicitatiegesprekken enzovoort. Volg deze stappen om types sollicitatiegesprekken in te stellen:

1. Ga naar Instellingen > Werving & Selectie > Werving & Selectie.
2. Selecteer het tabblad Sollicitatiegesprekken. Voer onder Types sollicitatiegesprekken de naam van je nieuwe gesprekstype in en klik op het plusteken om alle types aan te maken die je in Personio nodig hebt.
3. Als je de Sorteervolgorde van je gesprekstypes wilt wijzigen, selecteer je het type dat je naar een andere positie wilt verplaatsen.
4. Klik vervolgens op Bewerken naast dat gesprekstype en voer het gewenste volgordenummer in. Klik vervolgens op Opslaan.

Stap 2: Kalenderuitnodigingen instellen voor interviewers

Volg deze stappen om in te stellen of interviewers een agenda-uitnodiging via e-mail moeten ontvangen naast de afspraak die in Personio is gemaakt:

Opmerking
Deze instelling is niet nodig als je een kalenderintegratie instelt met behulp van API. Als je echter met een extern wervingsbureau werkt (dat geen e-mailadres heeft dat bij het domein van je bedrijf hoort, bijvoorbeeld john@headhunter.com), moet het vakje geselecteerd blijven zodat iCal-uitnodigingen naar deze gebruikers kunnen worden verzonden.

1. iCal-uitnodigingen activeren

1. Ga eerst naar Instellingen > Werving & Selectie > Werving & Selectie.
2. Selecteer het tabblad Sollicitatiegesprekken en klik naast Instellingen sollicitatiegesprekken op Bewerken.
3. Hier kun je instellen of medewerkers die aan sollicitatiegesprekken deelnemen, ook een kalenderuitnodiging via e-mail ontvangen. Deze uitnodiging wordt via iCal verzonden.
4. Klik vervolgens op Opslaan.

Tip
Omdat uitnodigingen voor sollicitatiegesprekken persoonlijke gegevens van de kandidaat bevatten, wordt de kalenderafspraak standaard op niet beschikbaar gezet en worden er geen nadere details getoond. Degene die het gesprek opzet moet de tijd en datum van het gesprek in het eigen e-mailaccount op openbaar zetten, zodat de interviewers het kunnen zien.

2. Je externe bedrijfskalender met Personio integreren via iCal

Opmerking
Deze stap moet door elke medewerker afzonderlijk worden uitgevoerd.

1. Ga naar Kalenders > Gebeurtenissenkalender en klik op Exporteren.
2. Selecteer vervolgens het Type kalender dat je wilt exporteren, en de Afdeling.
   Tip: Als je sollicitatiegesprekken aan je kalender wilt toevoegen, selecteer je Werving & Selectie als type kalender om alle sollicitatiegesprekken te exporteren of Mijn kalender om alleen gesprekken te exporteren waaraan je deelneemt.
3. Klik dan op Link aanmaken.
4. Klik op Kopiëren om de aangemaakte iCal-link te kopiëren die je dan kunt invoegen in je externe bedrijfskalender.

Meer informatie over het exporteren van sollicitatiegesprekken naar een externe kalender via iCal.

Stap 3 (optioneel): een kalenderintegratie instellen

Voor betere workflows en minder fouten bij het opzetten van sollicitatiegesprekken, raden we je aan om je bedrijfskalender via API te integreren met je Personio-account, met behulp van onze partner Cronofy.

Zo kun je:

• de beschikbaarheid van deelnemers en vergaderruimtes controleren wanneer je een gesprek inplant met behulp van de functie Zoek een tijdstip;
• direct in Personio videoconferentielinks aanmaken voor Zoom, Google Meet, Microsoft Teams en GoToMeeting;
• kandidaten een selectie aan beschikbare datums en tijdstippen uit je kalender aanbieden met behulp van de functie Slimme planning van sollicitatiegesprekken.

Personio ondersteunt momenteel integratie met de kalenderapplicaties van Google Apps, Microsoft Office 365 en Microsoft Exchange. Lees hier meer over in ons artikel De integratie van je bedrijfskalender opzetten.

Opmerking
Het instellen van de kalenderintegratie kan alleen gedaan worden door medewerkers met beheerdersrechten voor jouw account. Je moet ook contact opnemen met de beheerder van je bedrijfskalender of met IT.

Sollicitatiegesprekken beheren

Bekijk de volgende artikelen over de verschillende manieren waarop sollicitatiegesprekken kunnen worden aangemaakt en ingepland:

• Sollicitatiegesprekken plannen zonder kalenderintegratie
• Sollicitatiegesprekken plannen met de geïntegreerde kalender
• Slimme planning van sollicitatiegesprekken

Volgende stap

Gefeliciteerd🎉
Je bent klaar om verder te gaan met het aanmaken van evaluatieformulieren voor kandidaten  om de evaluatie van kandidaten na een sollicitatiegesprek te standaardiseren.