Dit is stap 6 van 9 van de implementatiemodule Werving & selectie.
In dit artikel wordt uitgelegd hoe je wervingsfases en -categorieën configureert om de specifieke wervingsprocessen van jouw bedrijf in Personio in kaart te brengen. Bedenk eerst welke stappen kandidaten gewoonlijk doorlopen en combineer deze vervolgens naar wens voor elke categorie.
Wat zijn de voordelen?
Het configureren van fases en categorieën in Personio heeft de volgende voordelen:
- Breng je sollicitatieproces in Personio in kaart: configureer verschillende fases die aansluiten bij je sollicitatieproces, zoals screening, telefonisch sollicitatiegesprek en persoonlijk sollicitatiegesprek.
- Versnel het sollicitatieproces: zorg ervoor dat elke sollicitatie altijd in de juiste fase van het sollicitatieproces zit, en ontvang een melding als een sollicitatie te lang in een bepaalde fase blijft hangen.
- Maak voor elke categorie een aangepast proces aan: hierdoor kan een stagiair bijvoorbeeld sneller worden aangenomen dan een fulltime medewerker, die je misschien liever uitnodigt voor meerdere sollicitatiegesprekken.
- Bekijk in één oogopslag hoeveel kandidaten zich momenteel in elke wervingsfase bevinden: Ga naar Werving & selectie > Functies en krijg een duidelijk overzicht van alle openstaande functies in je bedrijf.
Wat zijn vooraf gedefinieerde fasen?
Onder Instellingen > Werving & selectie > Werving & selectie > Fasenzijn de fasen Niet toegewezen, Afgewezen, Teruggetrokken, Aanbod en Aangesteld standaard vooraf gedefinieerd. Deze wervingsfasen kunnen niet worden bewerkt omdat ze verdere processen in Personio activeren.
| Vooraf gedefinieerde wervingsfase | Uitleg |
| Niet toegewezen | Alle kandidaten die niet zijn toegewezen aan een andere fase worden automatisch toegewezen aan deze fase. Als je bijvoorbeeld een fase verwijdert waarin kandidaten zitten, komen ze in deze categorie terecht. |
| Afgewezen | Alle kandidaten die je hebt afgewezen, bijvoorbeeld omdat ze niet geschikt waren voor de functie, worden in deze fase ingedeeld. |
| Teruggetrokken | Alle kandidaten die hun sollicitatie hebben ingetrokken, bijvoorbeeld omdat ze geen interesse meer hebben in de functie, komen in deze fase terecht. |
| Aanbod | Alle kandidaten voor wie je rechtstreeks vanuit Personio een aanbod aanmaakt (en al dan niet verstuurt), worden aan deze fase toegewezen. Lees meer over het aanbieden van functies in Personio. |
| Geaccepteerd | Alle kandidaten die je aanbod hebben geaccepteerd, worden aan deze fase toegewezen en als nieuwe medewerkers aan Personio toegevoegd. Alle informatie in het tabblad Aanbod, evenals alle documenten, worden automatisch overgezet naar het nieuwe medewerkersprofiel. Het medewerkersprofiel blijft gekoppeld aan het kandidaatprofiel. |
Let op
Volgens de AVG ben je wettelijk verplicht om persoonsgegevens te verwijderen zodra het doel waarvoor de gegevens verzameld werden, vervuld is. Ga hiervoor naar Instellingen > Werving & selectie > Werving & selectie > Algemeen en activeer de automatische anonimisering van kandidaatgegevens voor alle kandidaten die zijn toegewezen aan de fases Afgewezen of Teruggetrokken. We raden je aan om deze informatie toe te voegen aan je privacyverklaring via Instellingen > Werving & selectie > Carrièrepagina. Lees meer over het anonimiseren en verwijderen van kandidaatgegevens.
Stap 1: aangepaste fasen maken
Behalve de vooraf gedefinieerde fasen kun je ook een onbeperkt aantal andere fasen creëren die kandidaten moeten doorlopen tijdens de sollicitatieprocedure.
Volg deze stappen om aangepaste wervingsfasen aan te maken:
- Ga naar Instellingen > Werving & Selectie > Werving & Selectie > Fasen.
- Klik op Nieuwe wervingsfase toevoegen. Voer de naam van de fase in het tekstveld Naam van fase in en klik op Opslaan.
- Bepaal de duur van de fase.
▶︎ Onbeperkt: Er zit geen limiet op het aantal dagen dat kandidaten in deze fase kunnen doorbrengen.
▶︎ Beperkt: Geef het maximale aantal dagen op dat kandidaten in deze fase mogen blijven. Als een kandidaat dit aantal overschrijdt, wordt de naam van deze kandidaat gemarkeerd in de lijst met Sollicitaties. Je kunt deze lijst ook filteren op kandidaten die al te lang in een bepaalde fase zitten. Lees meer over de functionaliteiten van de sollicitatielijst. - Voor een beter onderscheid en een duidelijker structuur, kies je een kleur voor de fase en klik je op Wijzigingen toepassen.
Tip
Je kunt de fase verslepen naar een andere plek in de lijst van fasen.
Ontdek hoe je kandidaten van de ene naar de andere fase verplaatst.
Stap 2: wervingscategorieën maken
Je kunt wervingscategorieën gebruiken om verschillende sollicitatieprocedures in kaart te brengen, je openstaande vacatures te organiseren en duidelijk weer te geven. Je kunt bijvoorbeeld categorieën aanmaken volgens het type dienstverband (bijv. fulltime en parttime), de anciënniteit (bijv. junior of senior) of de afdeling (bijv. marketing of IT).
Volg deze stappen om een categorie aan te maken:
- Ga naar Instellingen > Werving & Selectie > Werving & Selectie > Categorieën.
- Klik op Nieuwe wervingscategorie toevoegen. Voer de naam van de categorie in het tekstveld Naam categorie in en klik op Opslaan.
- Selecteer in het keuzemenu de Wervingsfasen die je aan deze categorie wilt toevoegen. Je kunt de fases verslepen om hun volgorde aan te passen.
Let op: Als je geen fasen aan een categorie toewijst, worden standaard alle fasen toegepast.
- Geef bij Autoresponder aan of kandidaten een automatische ontvangstbevestiging moeten ontvangen als ze solliciteren via de sollicitatiemodule en/of als ze solliciteren via e-mail.
- Selecteer een e-mailsjabloon dat je eerder hebt aangemaakt als Autoresponder-sjabloon en kies de e-mailhandtekening van een medewerker als de Handtekening voor autoresponder. Meer informatie over het verzenden van autoresponders vind je in ons artikel Hoe stuur ik automatisch e-mailbevestigingen voor sollicitaties?.
- Klik op Wijzigingen toepassen om dit proces te voltooien.
Tip
Je kunt een extra categorie aanmaken met de naam Talentenpool.Zet alle kandidaten die je eventueel voor toekomstige functies in aanmerking wilt nemen in deze categorie.Lees meer over hoe je een talentenpool creëert.
Gefeliciteerd 🎉
Je bent klaar om verder te gaan met het instellen van types sollicitatiegesprekken en uitnodigingen.