Stap 1: Fases en categorieën configureren

 

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je wervingsfases en -categorieën configureert om de specifieke wervingsprocessen van jouw bedrijf in Personio in kaart te brengen.

Met fases en categorieën kun je voor elke functie het juiste, aangepaste proces creëren, dat alles omvat van de sollicitatie tot het in dienst nemen van een medewerker. Hierdoor kan een werkstudent bijvoorbeeld sneller worden aangenomen dan een fulltime medewerker, wie je misschien liever uitnodigt voor meerdere sollicitatiegesprekken. Bedenk eerst welke stappen kandidaten gewoonlijk doorlopen en combineer deze vervolgens naar wens voor elke categorie, zoals het type dienstverband.

 

Vooraf gedefinieerde fases

De fases Niet toegewezen, Afgewezen, Teruggetrokken, Aanbod en Geaccepteerd zijn vooraf gedefinieerd onder Instellingen > Werving & Selectie > Werving & Selectie > Fases. Deze wervingsfases kunnen niet worden bewerkt omdat ze andere processen in Personio activeren.

Vooraf gedefinieerde wervingsfase Uitleg
Niet toegewezen Alle kandidaten die niet zijn toegewezen aan een andere fase worden automatisch toegewezen aan deze fase. Als je bijvoorbeeld een fase verwijdert waarin kandidaten zitten, komen ze in deze categorie terecht.
Afgewezen Alle kandidaten die je hebt afgewezen, omdat ze bijvoorbeeld niet geschikt zijn voor de functie, worden in deze fase ingedeeld.
Teruggetrokken Alle kandidaten die hun sollicitatie hebben ingetrokken, bijvoorbeeld omdat ze geen interesse meer hebben in de geadverteerde functie, komen in deze fase terecht.
Aanbod Alle kandidaten voor wie je rechtstreeks vanuit Personio een aanbod aanmaakt (en al dan niet verstuurt), worden aan deze fase toegewezen. Lees meer over het aanbieden van functies in Personio.
Geaccepteerd Alle kandidaten die je aanbod hebben geaccepteerd, worden aan deze fase toegewezen en als nieuwe medewerkers aan Personio toegevoegd. Alle informatie in het tabblad Aanbod, evenals alle documenten, worden automatisch overgezet naar het nieuwe medewerkersprofiel. Het medewerkersprofiel blijft gekoppeld aan het kandidaatprofiel.

Let op: Volgens de AVG ben je wettelijk verplicht om persoonsgegevens te verwijderen zodra het doel waarvoor de gegevens verzameld werden, vervuld is. Ga hiervoor naar Instellingen > WERVING & SELECTIE > Werving & selectie > Algemeen en activeer de automatische anonimisering van kandidaatgegevens voor alle kandidaten die zijn toegewezen aan de fases Afgewezen of Teruggetrokken. Lees meer over het anonimiseren en verwijderen van kandidaatgegevens.

 

Aangepaste fases

Behalve de vooraf gedefinieerde fases kun je ook een onbeperkt aantal andere fases creëren die kandidaten moeten doorlopen tijdens de sollicitatieprocedure. Zo maak je wervingsfases aan:

  1. Ga naar Instellingen > Werving & Selectie > Werving & Selectie > Fases.
  2. Voer de naam van de fase in het tekstveld Nieuwe wervingsfase toevoegen in en klik op het plusteken plus-icon.png.
  3. Bepaal het maximale aantal dagen dat kandidaten in elke fase mogen blijven. Als een kandidaat dit aantal overschrijdt, wordt de naam van deze kandidaat gemarkeerd in de lijst met Sollicitaties. Je kunt deze lijst ook filteren op kandidaten die al te lang in een bepaalde fase zitten. Lees meer over de functionaliteiten van de sollicitatielijst.
  4. Versleep de fase naar de gewenste positie.
  5. Geef de fase een kleur om makkelijker onderscheid te maken tussen de verschillende fases.

Ontdek hoe je kandidaten van de ene naar de andere fase verplaatst.

 

Wervingscategorieën configureren

Je kunt wervingscategorieën gebruiken om verschillende sollicitatieprocedures in kaart te brengen, je openstaande vacatures te organiseren en duidelijk weer te geven, en automatische ontvangstbevestigingen te sturen. Volg de onderstaande stappen om een categorie aan te maken:

  1. Ga naar Instellingen > Werving & Selectie > Werving & Selectie > Categorieën.
  2. Voer de naam van de categorie in het tekstveld Nieuwe wervingscategorie toevoegen in en klik op het plusteken plus-icon.png. Je kunt bijvoorbeeld categorieën maken voor het type dienstverband (bijv. fulltime en parttime), het ervaringsniveau (bijv. junior of senior) of de afdeling (bijv. marketing of IT).
  3. Klik op Bewerken en voeg zoveel Wervingsfases toe als je nodig hebt voor een bepaalde categorie. Je kunt de fases verslepen om de volgorde aan te passen.

    Let op: Als je geen fases aan een categorie toewijst, worden standaard alle fases toegepast.

  4. Geef bij Autoresponder aan of kandidaten een automatische ontvangstbevestiging moeten ontvangen als ze solliciteren via de online tool en/of als ze solliciteren via e-mail. Selecteer een e-mailsjabloon dat je eerder hebt aangemaakt als Autoresponder-sjabloon en kies de e-mailhandtekening van een medewerker als de Handtekening voor autoresponder. Bekijk ons artikel Stap 2: E-mailcommunicatie met kandidaten instellen voor meer informatie over e-mailvoorkeuren in Personio.
  5. Klik op Opslaan om het proces te voltooien.

Het kan handig zijn om een extra categorie te maken met de naam talentenpool. Zet alle kandidaten die je eventueel voor toekomstige functies in aanmerking wilt nemen in deze categorie. 

 

De weergave van wervingsfases en -categorieën

Nadat je wervingsfases en -categorieën hebt ingesteld, kun je een duidelijk overzicht van alle openstaande vacatures in je bedrijf bekijken. Ga hiervoor naar Werving & selectie > Functies. De functies zijn gegroepeerd per categorie en je ziet in één oogopslag hoeveel kandidaten zich in elke wervingsfase bevinden.

Lees meer over het aanmaken van nieuwe functies.

recruiting-positions_nl.png

Opmerkingen

0 opmerkingen

Artikel is gesloten voor opmerkingen.

    Onderwerpen in dit artikel