In dit artikel wordt uitgelegd hoe je meerdere documenten tegelijk naar Personio uploadt en automatisch aan de accounts van de desbetreffende medewerkers toewijst.

Lees ons artikel Individuele documenten uploaden als je een enkel document naar een specifiek medewerkersprofiel wilt uploaden.

Het bestand een naam geven

Geef het documentbestand een naam op een van de volgende manieren: 

• • Voornaam_Achternaam_Categorie_ddmmjjjj 
  • Voornaam_Achternaam_Categorie_dd.mm.jjjj
  • Personeelsnummer_Voornaam_Achternaam_Categorie_ddmmjjjj
  • Personeelsnummer_Voornaam_Achternaam_Categorie_dd.mm.jjjj
  • Personeelsnummer___Categorie_ddmmjjjj 
  • Personeelsnummer___Categorie_dd.mm.jjjj
    
    

    Opmerking 
    In de laatste twee voorbeelden is de lange balk (Personeelsnummer___Categorie_ddmmjjjj) gelijk aan drie opeenvolgende underscores (Personeelsnummer_ _ _Categorie_ddmmjjjj).

    Als je het personeelsnummer in de benaming opneemt:
    Om ervoor te zorgen dat Personio elk document automatisch aan de overeenkomstige medewerker toewijst, moet het attribuut Personeelsnummer in het Engels of Duits zijn ingesteld in het Personio-account.Je kunt kiezen uit de volgende namen: Employee ID, Employee Number, Mitarbeiter ID en Personalnummer.

Indien medewerkers twee achternamen hebben, moeten deze van elkaar worden gescheiden door een spatie:

• Voornaam_EersteAchternaam TweedeAchternaam_Categorie_ddmmjjjj

Eventuele aanvullende informatie moet je na de datum toevoegen. Gebruik liggende streepjes om de informatie te scheiden:

• Personeelsnummer___Categorie_dd.mm.jjjj_aanvullende_informatie

Indien je noch de categorie, noch de datum in de naamgeving opneemt, zal het document nog steeds automatisch aan de desbetreffende medewerker worden toegewezen. De categorie en de datum van het document zullen dan handmatig moeten worden ingevoerd:

• Voornaam_Achternaam

Het bestand uploaden

Selecteer onder Importen het bestandstype Import van documenten. Upload alle gewenste documenten of sleep ze naar het veld Bestanden en klik op Volgende. Bij elke import kunnen maximaal honderd documenten tegelijk geüpload worden.

De kolommen configureren

Als je de automatische toewijzingsfunctie op basis van bestandsnamen niet gebruikt, kun je de gewenste documentcategorie aan de documenten toewijzen en indien van toepassing de documentdatum bewerken. Dan worden de documenten ook automatisch aan de betreffende medewerkers toegewezen via de bestandsnaam.

Je kunt documenten ook in bulk toewijzen met behulp van het pijlsymbool. Daarmee kun je bijvoorbeeld een specifieke medewerker, een categorie of een documentdatum aan alle documenten tegelijk toewijzen.

Documenten die niet correct geüpload zijn, kunnen weer worden verwijderd via de kolom Acties.

Klik op Volgende om een voorbeeld te zien van de import.

Een preview van de import bekijken

In de derde en laatste stap van het importproces kun je de geselecteerde documenten bekijken en controleren hoe ze toegewezen worden.

Virusscan

Personio voert een virusscan uit op alle documenten. Dat kan enkele minuten duren. Gedurende die tijd wordt het pictogram 🔄 weergegeven en verschijnt bij het document de status Virusscan. Als het document veilig is, kan het worden gedownload zodra de scan voltooid is.

Als het niet veilig bevonden wordt of als er een virus aangetroffen wordt, verschijnt het pictogram ⚠️ bij het bestand. Het enige wat jij en je medewerkers in dat geval kunnen doen, is het document verwijderen.

Documenten in het medewerkersprofiel

Na de import kunnen de geüploade documenten worden bekeken in het medewerkersprofiel onder het tabblad Documenten en de relevante categorieën:

Tip
Je IT-afdeling kan ook een API-integratie creëren die meerdere documenten automatisch uploadt naar de betreffende medewerkersprofielen. Alle technische documentatie is te vinden in onze Developer Hub.